(1) Отчетните обозначения трябва да бъдат написани грижливо, четливо и трайно. Препоръчва се всеки музей да избере определен цвят боя или туш за обозначаване и да се придържа към него при всички записвания. В случай че цветът на боята съвпада с цвета на музейния предмет, на последния предварително се поставя фон от друг цвят, върху който се написват приетият шифър и номер. Обозначението с туш да се покрива с лак.
(2) Използуването на химически молив и мастило не се допуска.