Проектът на постановление за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции е изготвен в изпълнение на чл. 52 от Закона з

* Съгласно чл. 17 от Наредбата за обхвата и методологията за извършване на оценка на въздействието, изводите и относимата информация от извършената частична предварителна оценка на въздействието се включват във финансовата обосновка по чл. 35, ал. 1, т. 4 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация. ** При съгласуването по чл. 32 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация кръгът от въпроси, проблеми и решения, разгледани в оценката на въздействието се съпоставя с кръга от въпроси, засегнати в проекта на нормативен акт. *** На основание чл. 30б, ал. 4 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация е необходимо окончателната оценка на въздействието да бъде съобразена с препоръките от становището. **** На основание чл. 85, ал. 1 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация е необходимо това становище да бъде публикувано заедно с преработената оценка на въздействието и проекта на акт при обществените консултации, провеждани в изпълнение на Закона за нормативните актове. гр. София, бул. „Дондуков“ № 1, тел. централа: 02/ 940-29-99, факс: 02/ 981-81-70 Становище администрацията на Съгласуването се извършва на основание чл. на Министерския 21, ал. 5 от Закона за съвет нормативните актове Проект на акт: Вид оценка: Частична Проект на Наредба обработването, използването на за реда за организирането, експертизата, съхранението и документите в учрежденските Становище по ред: Единствено съгласуване архиви на държавните и общинските институции Номер и дата: 3 . 7 . 2 0 2 3 г . 0 5 .0 0 - 3 6 2 / 0 3 .0 7 .2 0 2 3 г . X S ig n e d b y : Ir in a M o n o v a G e o r g ie v a В отговор на №: 03-00-00-76/27.06.2023 г. Институция: ДА „Архиви“ Диспозитив: Съгласува с препоръки Основание: от Чл. 30б, ал.3, т. 2, б. „а“ неговата Устройствения правилник администрация на Министерския съвет и на 1. Относно Предлагаме промени, които както и да се съответните реализиране на средства, на други мерки (освен 2. Относно Предлагаме извършване на раздел 4 „Варианти на действие“: представянето на Вариант 2 да се предвиждат (включително: обхват посочи какви други действия и компетентни органи и на отделните промените, промените изискват ресурси и как ще бъдат осигурени приемането на нова наредба) – това също раздел 11 „Информационни в този раздел да се опишат оценката и да се включат хиперлинкове се допълни с описание и структура на новата мерки са необходими, групи заинтересовани ли осигуряването на и др. В случай, че предлагаме изрично източници“: източниците на за източниците, които на конкретните нормативни наредба, съдържание и т.н.), какви са ангажиментите на и засегнати страни за допълнителни финансови промените не включват други да се посочи. информация, използвани при са достъпни в интернет. ДИРЕКТОР НА ДИРЕКЦИЯ „МОДЕРНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАЦИЯТА“: 3.7.2023 г. X гр. София, бул. „Дондуков” № 1, тел. централа: 02/ 940-29-99, факс: 02/ 981-81-70 Страница 2 от 2 Signed by: Iskren Pavlov Ivanov (ИСКРЕН ИВАНОВ)

Частична предварителна оценка на въздействието Институция: Държавна агенция „Архиви“ Нормативен акт: Проект на нова Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции ……………………………………………… Лице за контакт: Наташа Бангьозова –Димчева главен секретар на Държавна агенция „Архиви“ Телефон и ел. поща: тел.: 02/9400 107 ел. поща: N.Dimcheva@archives.government.bg 1. Проблем за решаване 1: „Необходимост от Закона за Националния архивен фонд организиране, обработване, експертиза, документи в учрежденските архиви на 1.1. Кратко опишете проблема/проблемите По възможност посочете числови стойности. Към момента в нормативната уредба на страната организиране, обработване, експертиза, съхранение учрежденските архиви на държавните и общинските за определяне ценността на електронните тези процеси може да доведе до загуба на държавните архиви на непълни по състав и държавните и общинските институции след което не е в интерес на държавата и обществото. уредба зависи обогатяването на Националния първостепенно значение е да се подчертае прогнозира ценността на документите още при систематизиране и организиране в дела. Липсата съответния срок за съхранение в информационните създава риск ценните електронни документи да да се окаже силно затруднено тяхното търсене необходимо създаването на електронен архив част от учрежденския архив, в който да приключили електронни дела/документи и да архив. 1.2. Посочете възможно ли е проблемът законодателство чрез промяна в организацията технологични възможности (например съвместни Проблемът не може да се реши в рамките на съществена промяна в Наредбата по чл. 52 от поради липсата на ясно разписани правила за съхранение и използване на електронните държавните и общинските институции“ и причините за неговото/тяхното възникване. не съществуват ясно разписани правила за и използване на електронните документи в институции. Не са дефинирани критериите документи. Липсата на единни правила и методика за ценни електронни документи и приемане в съдържание архивни фондове и документи от изтичане на законоустановения 20-годишен срок, От стриктното спазване на нормативната архивен фонд (НАФ) с пълноценни фондове. От ролята на номенклатурата на делата, тъй като тя тяхното създаване и има за цел правилното им на индекса на делото по номенклатурата и системи за всеки електронен документ се изгубят в общия обем документи и след време и отделянето им за НАФ. В тази връзка е в държавната или общинската институция като се предават по номенклатура/списък всички се съхраняват до предаването им в държавен да се реши в рамките на съществуващото на работа и/или чрез въвеждане на нови инспекции между няколко органа и др.). съществуващото законодателство чрез промяна в 2 организацията на работа. С преминаването от хартиен документооборот към електронен и увеличаващия се брой електронни документи е необходимо да се гарантира тяхното организиране и съхранение в администрациите, както и предаването на ценните електронни документи в държавните архиви. Действащата Наредбата по чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд регламентира този ред само за документите на хартиен носител и аудио- визуалните документи. За да бъде съобразена наредбата с електронните документи, е необходима съществена промяна в нея. Посочете защо действащата нормативна рамка не позволява решаване на проблема/проблемите. Съгласно разпоредбата на чл. 6 от Наредбата по чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд: „Наредбата не се отнася за документи, създадени в електронен формат“, а чл. 54 регламентира: „Когато част от документите, определени за постоянно запазване, са в електронен формат, те се прехвърлят на хартиен носител със съответната заверка”. В действащата нормативна уредба не съществуват ясно разписани правила за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. 1.4. Посочете задължителните действия, произтичащи от нормативни актове от по-висока степен или актове от правото на ЕС. Проектът на Постановление на Министерския съвет не съдържа разпоредби и транспониращи актове на Европейския съюз. 1.5. Посочете дали са извършени последващи оценки на нормативния акт или анализи за изпълнението на политиката и какви са резултатите от тях? Последваща оценка на въздействието не е извършвана. 1.1. Кратко опишете проблема/проблемите и причините за неговото/тяхното възникване. По възможност посочете числови стойности. 1.2. Посочете възможно ли е проблемът да се реши в рамките на съществуващото законодателство чрез промяна в организацията на работа и/или чрез въвеждане на нови технологични възможности (например съвместни инспекции между няколко органа и др.). 1.3. Посочете защо действащата нормативна рамка не позволява решаване на проблема/проблемите. 1.4. Посочете задължителните действия, произтичащи от нормативни актове от по-висока степен или актове от правото на ЕС. 1.5. Посочете дали са извършени последващи оценки на нормативния акт или анализи за изпълнението на политиката и какви са резултатите от тях? 2. Цели: Цел 1 „Дефиниране на критериите за определяне ценността на електронните документи“; Цел 2 „Определяне на реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“; Цел 3 „Регламентиране на предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране“; Цел 4 „Включване и на електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции“. Посочете определените цели за решаване на проблема/проблемите, по възможно най-конкретен и измерим начин, включително индикативен график за тяхното постигане. Целите е необходимо да са насочени към решаването на проблема/проблемите и да съответстват на действащите стратегически документи. 3 3. Заинтересовани страни: Преки заинтересовани страни: 1. Държавна агенция „Архиви“; 2. Държавните и общинските институции. Косвени заинтересовани страни: 1. Физически и юридически лица – потребители на архивна информация. Посочете всички потенциални заинтересовани страни/групи заинтересовани страни (в рамките на процеса по извършване на частичната предварителна частична оценка на въздействието и/или при обществените консултации по чл. 26 от Закона за нормативните актове), върху които предложенията ще окажат пряко или косвено въздействие (бизнес в дадена област/всички предприемачи, неправителствени организации, граждани/техни представители, държавни органи/общини и др.). 4. Варианти на действие. Анализ на въздействията: 4.1. По проблем 1: „Необходимост от съществена промяна в Наредбата по чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд поради липсата на ясно разписани правила за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ Вариант 1 „Без действие“: Описание: Не е възможно да бъдат формулирани варианти, различни от вариант „Без действие“ и предложения вариант „Приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции”. Всеки друг вариант би бил в несъответствие със Закона за Националния архивен фонд – нормативен акт от по-висока степен. По своята същност Наредбата доразвива и изяснява подзаконово разпоредби на Закона за Националния архивен фонд (чл. 4, ал. 1, т. 1 регламентира, че Националният архивен фонд се попълва с определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост). Положителни (икономически/социални/екологични) въздействия: Не се идентифицират положителни въздействия. Запазването на съществуващото състояние и непредприемането на необходимите нормативни промени няма да определи реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Няма да са дефинирани критериите за определяне ценността на електронните документи. Няма да е регламентирано предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране. Отрицателни (икономически/социални/екологични) въздействия: При този вариант не се постигат посочените по-горе цели на проекта на Постановление – не се преодолява съществуващата липса на подзаконово регулиране на организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на електронните документи в администрациите, както и предаването на ценните електронни документи в държавните архиви. Не се дефинират критериите за определяне ценността на електронните документи. Не се определя редът за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на 4 документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Не се регламентира предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране. Специфични въздействия: Не са идентифицирани очаквани специфични въздействия. Въздействия върху малките и средните предприятия: Неприложимо Административна тежест: Неприложимо 1.1. Опишете качествено (при възможност – и количествено) всички значителни потенциални икономически, социални и екологични въздействия, включително върху всяка заинтересована страна/група заинтересовани страни. Пояснете кои въздействия се очаква да бъдат значителни и кои второстепенни. 1.2. Опишете специфичните въздействия с акцент върху малките и средните предприятия и административната тежест (задължения за информиране, такси, регулаторни режими, административни услуги и др.) Вариант 2 „Приемане на ПМС за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“: Описание: Този вариант включва приемане на проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на нормативен акт, който регламентира реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите (на хартиен носител, електронни и аудио-визуални документи) в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Държавна агенция „Архиви” разработва и внедрява система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която предоставя възможност за предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви, което също следва да бъде нормативно уредено. Проектът на нова Наредба по реда на чл. 52 от Закона за НАФ е със следната структура: Глава първа. Общи положения Глава втора. Постоянно действаща експертна комисия Глава трета. Учрежденски архив Глава четвърта. Методическо ръководство и контрол от държавните архиви В обхвата на Наредбата са включени и електронните документи, с което изцяло са изпълнени разпоредбите на чл. 4, ал. 1 от Закона за НАФ. Определя се редът за: 1. организирането, съхранението и използването на документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за НАФ, наричани по-нататък „институциите”; 2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи – обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 от Закона за НАФ; 3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция „Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2. Предвидено е внедряването на номенклатурата на делата със срокове за съхранение в деловодството, структурните звена и в административните информационни системи (АИС), както и предаването на документите от деловодството, структурните звена и АИС в 5 учрежденския архив. В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив. Регламентирани са необходимите метаданни и характеристики към всеки електронен документи в електронния архив. Опредeлени са оптималните изисквания за помещенията, определени за съхранение на електронните документи. Изготвени са образци на форми за регистрация, отчетност, съхранение, използване на приетите електронни документи в електронния архив на институцията, както и за унищожаване на неценни документи. Разработени са критериите за определяне ценността на електронните документи и образци на описи (инвентарен опис на електронни документи за постоянно запазване; опис на електронни документи с дългосрочно справочно значение; опис на електронни документи, определени като неценни; инвентарни описи за научно-техническите електронни документи – проекти на изделия, отчети по теми, проекти на обекти, технологични разработки). С цел постигане на по-голяма яснота при прилагането на част от предлаганите промени, в § 1 от Допълнителните разпоредби на Наредбата са дефинирани понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”, както следва: 1. „Електронен архив” е съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им. 2. „Електронно архивиране на документи” включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни документи в държавните архиви. В § 3 от Преходни и Заключителни разпоредби е предвидено в тримесечен срок от влизане в сила на Наредбата, ръководителите на държавните и общинските институции да актуализират вътрешните си правила за дейността на учрежденския архив в съответствие с разпоредбите й. Вариант 2 е единственият вариант за действие, който може да доведе до разрешаване на посочения в т. 1 проблем и до изпълнението на целите по т. 2 и в този смисъл е препоръчително да бъде избран и приложен именно този вариант. Положителни (икономически/социални/екологични) въздействия: При този вариант могат да бъдат наблюдавани само положителни въздействия: Ще бъдат постигнати посочените по-горе цели на проекта на ПМС. Ще се дефинират критериите за определяне ценността на електронните документи. Ще се определи редът за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Ще се регламентира предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране. Посочените резултати и въздействия водят до организиране и проследяване на целия жизнен цикъл на електронните документи (създаване, управление, съхранение, предаване или унищожаване) с цел гарантиране на тяхната автентичност, надеждност и използваемост както от страна на държавните и общинските институции, така и от страна на държавните архиви. Създава се електронен архив, част от учрежденския архив, като се регламентират процесите по регистрация, отчетност, съхранение и използване на приетите в учрежденския архив документи, както и експертизата на тяхната ценност (текуща, междинна и окончателна), обработката и предаването на ценните документи в държавен архив. Ще се включат и електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност на държавните архиви в държавните и общинските институции. 6 Не Не С Отрицателни се Специфични са Въздействия Проектът Административна приемането Националния съхранението общинските 1.1. въздействия, 1.2. Опишете (икономически/социални/екологични) идентифицират негативни въздействия. въздействия: идентифицирани очаквани специфични върху малките и средните предприятия: на нормативния акт не засяга пряко МСП. тежест: на Наредбата ще се изяснят и архивен фонд във връзка с и използването на документите институции. Опишете качествено (при възможност – и количествено) всички включително върху всяка заинтересована страна/група значителни и кои специфичните въздействия с акцент върху малките и средните информиране, такси, регулаторни режими, въздействия: въздействия. конкретизират организирането, в учрежденските значителни потенциални заинтересовани страни. Пояснете второстепенни. предприятия и административни услуги и разпоредбите на Закона обработването, експертизата, архиви на държавните икономически, социални и екологични кои въздействия се очаква да бъдат административната тежест (задължения за др.) за и 5. за Сравняване Степени 5.1. По Националния обработване, учрежденските на вариантите: на изпълнение по критерии: 1) висока; проблем 1: „Необходимост от съществена архивен фонд поради липсата експертиза, съхранение и архиви на държавните и общинските 2) средна; 3) ниска. промяна в Наредбата на ясно разписани използване на институции“ по чл. 52 от Закона правила за организиране, електронните документи в Вариант „Без действие“ Вариант „Приемане на ПМС за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ т с о н в и Цел 1: „Дефиниране на критериите за определяне ценността на електронните документи“ ниска висока т к е ф Е Цел 2: „Определяне на реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на ниска висока 7 документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ Цел 3: Цел 3 „Регламентиране на предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране“ ниска висока Цел 4: „Включване и на електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общински институции“ ниска висока Цел 1: „Дефиниране на критериите за определяне ценността на електронните документи“ ниска висока т с о н Цел 2: „Определяне на реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ ниска висока с а к и ф Е Цел 3: Цел 3 „Регламентиране на предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране“ ниска висока Цел 4: „Включване и на електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общински институции“ ниска висока Цел 1: „Дефиниране на критериите за определяне ценността на електронните документи“ ниска висока т с о н а Цел 2: „Определяне на реда за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ ниска висока в у с а л г ъ С Цел 3: Цел 3 „Регламентиране на предаването на ценните електронни документи в държавен архив чрез системата за е-архивиране“ ниска висока Цел 4: „Включване и на електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общински институции“ ниска висока 1.2. Посочете 1.1. Сравнете вариантите чрез сравняване на ключовите степента, в която вариантите ще изпълнят определените ефективност, чрез която се измерва степента, до която им положителни и отрицателни цели, съгласно основните вариантите постигат целите въздействия. критерии за сравняване на вариантите: на предложението; 8 ефикасност, която отразява степента, до която целите могат да бъдат постигнати при определено ниво на ресурсите или при най-малко разходи; съгласуваност, която показва степента, до която вариантите съответстват на действащите стратегически документи. 6. Избор на препоръчителен вариант: По проблем 1: Вариант 2 „Приемане на ПМС за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“ С предложения вариант се решава проблемът, разгледан в оценката. Вариантът предвижда решение, основано на действащата законова рамка. Предложението е аргументирано и експертно обосновано, което е предпоставка за ефективно решаване на проблема и за постигане на определените цели. Посочете препоръчителните варианти за решаване на поставения проблем/проблеми. 6.1. Промяна в административната тежест за физическите и юридическите лица от прилагането на препоръчителния вариант (включително по отделните проблеми): Проектът на акт няма пряко отношение към административната тежест за физическите и юридическите лица. 1.1. Изборът следва да е съотносим с посочените специфични въздействия на препоръчителния вариант за решаване на всеки проблем. 1.2. Ако се предвижда въвеждането на такса, представете образуването на нейния размер съгласно Методиката по чл. 7а от Закона за ограничаване на административното регулиране и административния контрол върху стопанската дейност. 6.2. Създават ли се нови/засягат ли се съществуващи регулаторни режими и услуги от прилагането на препоръчителния вариант (включително по отделните проблеми)? Не се създават нови регулаторни режими, не се засягат съществуващи режими и услуги. 1.1. Изборът следва да е съотносим с посочените специфични въздействия на избрания вариант. 1.2. В случай че се предвижда създаване нов регулаторен режим, посочете неговия вид (за стопанска дейност: лицензионен, регистрационен; за отделна стелка или действие: разрешителен, уведомителен; удостоверителен и по какъв начин това съответства с постигането на целите). 1.3. Мотивирайте създаването на новия регулаторен режим съгласно изискванията на чл. 3, ал. 4 от Закона за ограничаване на административното регулиране и административния контрол върху стопанската дейност. 1.4. Посочете предложените нови регулаторни режими отговарят ли на изискванията на чл. 10 – 12 от Закона за дейностите по предоставяне на услуги. 1.5. Посочете изпълнено ли е изискването на § 2 от Допълнителните разпоредби на Закона за дейностите по предоставяне на услуги. 1.6. В случай че се изменят регулаторни режими или административни услуги, посочете промяната. 6.3. Създават ли се нови регистри от прилагането на препоръчителния вариант (включително по отделните проблеми)? 9 Когато отговорът е „Да“, посочете регистрите, които се създават и по какъв начин те ще бъдат интегрирани в общата регистрова инфраструктура. 6.4. По какъв начин препоръчителният вариант въздейства върху микро-, малките и средните предприятия (МСП) (включително по отделните проблеми)? Изборът следва да е съотносим с посочените специфични въздействия на препоръчителния вариант. 6.5. Потенциални рискове от прилагането на препоръчителния вариант (включително по отделните проблеми): В процеса по извършване на оценката на въздействието не са идентифицирани рискове, които могат да възникнат при прилагане на избрания вариант на действие. Посочете възможните рискове от прилагането на препоръчителния вариант, различни от отрицателните въздействия, напр. възникване на съдебни спорове и др. 7. Консултации: Посочете основните заинтересовани страни, с които са проведени консултации. Посочете резултатите от консултациите, включително на ниво ЕС: спорни въпроси, многократно поставяни въпроси и др. В съответствие с чл. 26 от Закона за нормативните актове, проектът на Наредба за условията и реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, заедно с доклада и предварителната оценка на въздействието, ще бъде публикуван за обществено обсъждане на административната интернет страница на Държавна агенция „Архиви”, както и на Портала за обществени консултации на Министерския съвет за срок от 30 дни. Справката за отразените становища ще бъде публикувана на Портала за обществени консултации след приключване на обществените консултации . Обобщете най-важните въпроси за обществени консултации. Посочете индикативен график за тяхното провеждане и видовете консултационни процедури. 8. Приемането на нормативния акт произтича ли от правото на Европейския съюз? 1.1. Посочете изискванията на правото на Европейския съюз, включително информацията по т. 6.2 и 6.3, дали е извършена оценка на въздействието на ниво Европейски съюз, и я приложете (или посочете връзка към източник). 1.2. Изборът трябва да съответства на посоченото в раздел 1, съгласно неговата т. 1.5. 10 9. Изисква ли се извършване на цялостна предварителна оценка на въздействието поради очаквани значителни последици? (преценка съгласно чл. 20, ал. 3, т. 2 от Закона за нормативните актове) 10. Приложения: Неприложимо Приложете необходимата допълнителна информация и документи. 11. Информационни източници: - Закон за Националния архивен фонд – в сила от 13.07.2007 г. (обн. ДВ, бр. 57 от 13 юли 2007 г., изм. ДВ, бр. 19 от 13 март 2009 г., изм. ДВ, бр. 42 от 5 юни 2009 г., изм. ДВ, бр. 78 от 2 октомври 2009 г., изм. ДВ, бр. 92 от 20 ноември 2009 г., изм. ДВ, бр. 93 от 24 ноември 2009 г., изм. ДВ, бр. 103 от 29 декември 2009 г., изм. ДВ, бр. 43 от 8 юни 2010 г., изм. ДВ, бр. 59 от 31 юли 2010 г., изм. ДВ, бр. 101 от 28 декември 2010 г., изм. ДВ, бр. 38 от 18 май 2012 г., изм. ДВ, бр. 15 от 15 февруари 2013 г., изм. ДВ, бр. 50 от 1 юли 2016 г., изм. ДВ, бр. 97 от 5 декември 2017 г., доп. ДВ, бр. 77 от 18 септември 2018 г., доп. ДВ, бр. 17 от 26 февруари 2019 г., изм. ДВ, бр. 15 от 22 февруари 2022 г.) – https://www.archives.government.bg/448-%D0%97%D0%B0%D0%BA%D0%BE%D0%BD-LM; - Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (обн. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г.) - https://www.archives.government.bg/573- %D0%9D%D0%B0%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B1%D0%B8-LM; - Методически кодекс, 2013 г. – https://www.archives.government.bg/465- %D0%94%D1%80%D1%83%D0%B3%D0%B8-LM Посочете изчерпателен списък на информационните източници, които са послужили за оценка на въздействията на отделните варианти и при избора на вариант за действие: регистри, бази данни, аналитични материали и др. 12. Име, длъжност, дата и подпис на директора на дирекцията, отговорна за извършването на частичната предварителна оценка на въздействието: Име и длъжност: Наташа Бангьозова –Димчева – главен секретар на Държавна агенция „Архиви“ Дата: 06.06.2023 г. 06/07/2023 X Наташа Бангьозова-Димч... Подпис: 11

Проект! ДО МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ Д О К Л А Д от Мария Габриел заместник министър-председател и министър на външните работи ОТНОСНО: Проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ, УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ И ГОСПОДА МИНИСТРИ, На основание чл. 31, ал. 1 и ал. 2 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация представям на Вашето внимание проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (проект на Наредба). Проектът на Наредба и изработен от Държавна агенция „Архиви” (ДА „Архиви”) и представен на Вашето внимание на основание чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд (НАФ). С Наредбата се регламентира организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, дефинират се критерии за определяне ценността на документите, както и се регляментира процесът по предаване на ценните документи, включително електронните, в държавен архив. С проекта на Наредба се разширява обхватът на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции с включването на електронните документи и се предлага легална дефиниция на термините „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Документът е разработен в изпълнение на Дейност 1 по проект „Разработка и внедряване на система за е-архивиране”, в изпълнение на договор № BG05SFOP001-1.015- 0001-C01/10.02.2021 г. по Оперативна програма „Добро управление“ (ОПДУ), приоритетна 1 ос № 1 „Административно обслужване и е-управление”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. В рамките на проекта е анализирана действащата нормативната уредба, като са идентифицирани проблеми за развитието на електронното управление в областта на електронния архив и електронното архивиране на документи. На основание чл. 52 от Закона за НАФ през 2009 г. с Постановление на Министерския съвет № 41 от 18.02.2009 г. е приета Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (ПМС № № 41 от 18.02.2009 г., обн. ДВ. бр. 17 от 6 март 2009 г., изм. ДВ. бр. 8 от 27 януари 2012 г.). Приетата с № № 41 от 18.02.2009 г. Наредба регламентира: (1) състава и задачите на Постоянно действащата експертна комисия (ПДЕК); (2) създаването и функциите на учрежденските архиви на държавните и общинските институции; (3) критериите за определяне ценността на документите; (4) етапите на експертиза на ценността. Обект на Наредбата са също така методическото ръководство и контрол, осъществявани от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции. В процеса на анализ е констатирано несъответствие между Закона за НАФ и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, като същото се изразява в следното: (1) в Закона за НАФ е посочено, че критериите за експертиза на ценността на електронните документи се определят от ДА „Архиви”, а определените за постоянно запазване електронни документи, т.е. ценните електронни документи, са съставна част от НАФ; (2) разпоредбата на чл. 54 от действащата Наредба предвижда прехвърлянето на хартиен носител със съответната заверка на документите, определени за постоянно запазване, които са в електронен формат; (3) чл. 6 от сега действащата Наредба изрично изключва документите в електронен формат от обхвата й. По този начин процесите, свързани с електронен архив и електронно архивиране, остават нормативно нерегламентирани. Липсата на единни правила и методика за тези процеси е предпоставка за загуба на ценни електронни документи и приемане в държавните архиви на непълни по състав и съдържание архивни фондове и документи от държавните и общинските институции след изтичане на законоустановения 20-годишен срок. От правилното формулиране на нормативната уредба зависи обогатяването на НАФ с пълноценни фондове. От първостепенно значение е да се подчертае ролята на номенклатурата на делата, тъй като тя прогнозира ценността на документите още при тяхното създаване и има за цел прецизното им систематизиране и организиране в дела. Липсата на индекса на делото по номенклатурата и съответния срок за съхранение в информационните системи за всеки електронен документ създава риск ценните електронни документи да се изгубят в общия обем документи и тяхното търсене и отделяне за НАФ да бъде затруднено. В тази връзка е необходимо създаването на електронен архив в държавните и общинските институции, като част от учрежденския архив, в който да се предават по номенклатура/списък всички приключили дела/документи и да се съхраняват до предаването им в държавен архив. По този начин електронният архив ще е ефективен механизъм за организиране, съхранение, използване, експертиза и обработване на електронните документи до предаването им държавен архив или тяхното унищожаване. В действащата към момента нормативна уредба не се съдържа правна дефиниция на понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Липсва и нормативно установен ред, който, подобно на документите на хартиен носител, 2 да регламентира унищожаването на неценни електронни документи с изтекли срокове на съхранение, определени в номенклатурата на делата или в списъка на видовете документи. Изложеното по-горе мотивира разработването на единна нормативна и методическа база в областта на електронен архив и електронното архивиране на документи. ДА „Архиви” разработи и внедри по проекта по ОПДУ система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която предоставя възможност за предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви, което също следва да бъде нормативно уредено. В обхвата на Наредбата са включени и електронните документи, с което изцяло са изпълнени разпоредбите на чл. 4, ал. 1 от Закона за НАФ. Това ще доведе до организиране и проследяване на целия жизнен цикъл на електронните документи (създаване, управление, съхранение, предаване или унищожаване) с цел гарантиране на тяхната автентичност, надеждност и използваемост както от страна на държавните и общинските институции, така и от страна на държавните архиви. С проекта на Постановление на Министерския съвет не се въвеждат норми на европейското законодателство, поради което не се налага изготвянето на справка за съответствие с европейското право по чл. 35, ал. 2, т. 5 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация (УПМСНА). По проекта на акт е извършена частична предварителна оценка на въздействието. Предложеният проект на акт не води до въздействие върху държавния бюджет, поради което е приложена финансова обосновка по Приложение № 2.2 към чл. 35, ал. 1, т. 4, буква „б“ от УПМСНА. Документите относно проекта на Постановление на Министерския съвет са съгласувани по реда на чл. 32 от УПМСНА, като получените бележки и предложения са обсъдени и отразени в приложената справка. В съответствие с чл. 26 от Закона за нормативните актове, проектът на Наредба за условията и реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, заедно с доклада и предварителната оценка на въздействието, е публикуван за обществено обсъждане на административната интернет страница на ДА „Архиви”, както и на Портала за обществени консултации на Министерския съвет за срок от 30 дни. Справката за отразените становища е публикувана на Портала за обществени консултации. Предложеният проект на акт не е в изпълнение на Програмата за управление на Република България. УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ, УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ И ГОСПОДА МИНИСТРИ, Предвид гореизложеното и на основание чл. 8, ал. 1 и ал. 3 от УПМСНА, предлагам Министерският съвет да разгледа и приеме предложения проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. 3 Приложения: 1. Доклад от доц. д-р Михаил Груев – председател на Държавна агенция „Архиви“ до Мария Габриел – заместник министър-председател и министър на външните работи; 2. Проект на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции; 3. Проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции; 4. Одобрена от министъра на финансите финансова обосновка по приложение № 2.2 към чл. 35, ал. 1, т. 4, буква „б“ от УПМСНА; 5. Проект на съобщение за средствата за масово осведомяване; 6. Справка за отразяване на становищата, получени при съгласуването по чл. 32 от УПМСНА; 7. Становища, постъпили от съгласувателната процедура; 8. Частична предварителна оценка на въздействието, съгласувана от дирекция „Модернизация на администрацията” в Министерски съвет. С уважение, МАРИЯ ГАБРИЕЛ ЗАМЕСТНИК МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ И МИНИСТЪР НА ВЪНШНИТЕ РАБОТИ Съгласували: доц. д-р Михаил Груев, председател на ДА „Архиви” ……………/………… Румен Борисов, зам.-председател на ДА „Архиви” ……………/………… Ивайло Спиридонов, зам.-председател на ДА „Архиви” ……………/………… Наташа Бангьозова – Димчева, главен секретар на ДА „Архиви” ……………/………… Нина Стоянова – директор на дирекция АПФСО, ДА „Архиви” ……………/………… Лиана Битракова – началник на отдел „Правен”, дирекция АПФСО, ДА „Архиви” ……………/………… Изготвил: Илияна Паскова, главен директор на Главна дирекция „Архивна политика”, ДА „Архиви” ……………/………… 4

Проект НАРЕДБА ЗА РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕТО, ОБРАБОТВАНЕТО, ЕКСПЕРТИЗАТА, СЪХРАНЕНИЕТО И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ В УЧРЕЖДЕНСКИТЕ АРХИВИ НА ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ ИНСТИТУЦИИ Глава първа. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ Чл. 1. С наредбата се определя редът за: 1. организирането, съхранението и използването на документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд, наричани по-нататък „институциите”; 2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи – обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 от Закона за Националния архивен фонд; 3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция „Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2. Чл. 2. Ръководителите на институциите отговарят за изпълнението на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2. Чл. 3. За осъществяване на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2 ръководителите на институциите създават учрежденски архиви и постоянно действащи експертни комисии. Чл. 4. За подпомагане дейността на учрежденските архиви и постоянно действащите експертни комисии Държавна агенция „Архиви” издава методически указания и инструкции. Чл. 5. Наредбата не се отнася за документи, съдържащи класифицирана информация. Глава втора. ПОСТОЯННО ДЕЙСТВАЩА ЕКСПЕРТНА КОМИСИЯ Чл. 6. Постоянно действащата експертна комисия е помощен орган към ръководителя на институцията за осъществяване на работата с документите в съответствие със Закона за Националния архивен фонд. Чл. 7. (1) Съставът на Постоянно действащата експертна комисия се определя със заповед на ръководителя на институцията. (2) За председател на Постоянно действащата експертна комисия се определя заместник- ръководителят на институцията, главният секретар или друго лице на ръководна длъжност, 1 отговарящо за работата с документите. (3) Съставът на Постоянно действащата експертна комисия не може да бъде по-малък от трима души. (4) В Постоянно действащата експертна комисия се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят. (5) Решенията на Постоянно действащата експертна комисия се вземат с обикновено мнозинство от присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се подписват от членовете на комисията и се одобряват от ръководителя на институцията. (6) За институциите, за които създаването, съхранението и използването на научно- технически документи (НТД) е основна дейност, се създава отделна Постоянно действаща експертна комисия. Чл. 8. Постоянно действащата експертна комисия изпълнява следните задачи: 1. изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с ръководителя на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на институцията; 2. съставя номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализирането им; 3. организира внедряването на номенклатурата на делата в деловодството, структурните звена и в административните информационни системи (АИС); 4. контролира предаването на документите от деловодството, структурните звена и АИС в учрежденския архив; 5. ежегодно проверява условията на съхранение и опазване на документите в институцията, наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак „ЕК” в учрежденския архив. Резултатите се отразяват в протокол по образец съгласно приложение № 1, който се изпраща за сведение в съответния държавен архив; 6. организира и участва в експертизата по ценността на документите; 7. организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив; 8. изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение и работни описи към тях на заделени ценни документи. Чл. 9. Постоянно действащата експертна комисия осъществява своята дейност под методическото ръководство и контрола на съответния държавен архив. Глава трета. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ Раздел I. Общи положения Чл. 10. (1) Ръководителят на институцията създава учрежденски архив и назначава лице, което изпълнява функциите на завеждащ учрежденския архив. (2) За завеждащ учрежденския архив се назначават архивист, друг специалист от професионално направление 2.2. „История и археология” или лице с необходимия за заемане на длъжността професионален опит. Чл. 11. В учрежденския архив се извършват следните дейности: 1. приемане на документи; 2 2. регистриране и съхранение на приетите документи; 3. създаване на справочен апарат към документите; 4. предоставяне на документите за използване; 5. извършване на експертиза по ценността на документите; 6. предаване на ценните документи в съответния държавен архив. Чл. 12. При преобразуване на институции или на техни структури, ръководителите им уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхранение и опазване на документите в тях. Чл. 13. При наличие на документи на друга институция се уведомява съответният държавен архив. Раздел II. Приемане на документите в учрежденския архив Чл. 14. В учрежденския архив се приемат: 1. приключилите до 31 декември на текущата година технически оформени дела от деловодството и другите структурни звена – не по-късно от 30 юни на следващата календарна година, с приемателно-предавателен протокол по образец съгласно приложение № 2. 2. аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол. Чл. 15. (1) В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив. (2) В електронния архив се приемат приключилите до 31 декември на текущата година електронни дела от АИС след извършена проверка на техническото им състояние – не по-късно от 30 юни на следващата календарна година, с приемателно-предавателен протокол по образец съгласно приложение № 2а. Чл. 16. (1) В институциите, които създават, съхраняват и използват научно-технически документи, се създава технически архив, който е част от учрежденския архив. (2) Научно-техническите документи се приемат в техническия архив след окончателното им съставяне и оформяне и след приемане от техническия съвет на институцията. (3) Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация. Раздел III. Регистрация, отчетност, съхранение, използване на приетите документи Чл. 17. (1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложения № 3 и № 3а и приемателно- предавателните протоколи по чл. 14, т. 1 и чл. 15, ал. 2. (2) Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив. (3) Приемателно-предавателните протоколи се изготвят от предаващите структурни звена. Чл. 18. За учрежденски архив ръководителят на институцията осигурява подходящи помещения, материална и технологична база за приемане, съхранение, обработване и използване на документите. 3 Чл. 19. (1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания: 1. да са пожарообезопасени; 2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи; 3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища; 4. електрическата инсталация да е закрита и с непрекъснато електрическо захранване; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди; 5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи; 6. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп; (2) В архивохранилищата на учрежденските архиви се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител: 1. за документи на хартиен носител и позитиви: температура от 16 до 18°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто; 2. филмови ленти: температура от 6 до 12°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто; 3. магнитни носители: температура от 18°С до 22°С и относителна влажност 40 на сто; 4. сървъри: температура от 18°С до 22°С и относителна влажност от 40 ± 15 на сто. (3) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник. (4) Архивохранилищата на учрежденските архиви за документите на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи се оборудват с метални стелажи или метални шкафове. (5) Помещенията, определени за съхранение на електронните документи, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания: 1. да са самостоятелни, затворени без прозорци; 2. да са пожарообезопасени; 3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища; 4. да са с ефективно токоразпределение и непрекъснато електрическо захранване; 5. да са с антистатични настилки; 6. да са със заземителна инсталация (различна от гръмоотводната) под 4 Ω; 7. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи, видеонаблюдение, охранителна система и със средства за авариен достъп. Чл. 20. Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилищата, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация. Чл. 21. В общия план на институцията за управление при кризи се включва раздел за действията и по отношение на учрежденския архив. Чл. 22. (1) Подреждането на документите на хартиен носител в архивохранилищата се извършва по схема, изготвена по структурно-хронологичен принцип. (2) Делата с общоадминистративни документи се поставят и съхраняват в твърди папки или в кутии. Твърдите папки и подвързаните томове се съхраняват във вертикално положение. Чл. 23. (1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения. (2) Оригиналните конструкторски документи се съхраняват: 1. по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекс на изделието или 4 индекс на институцията; 2. по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати. (3) Оригиналните технологични документи се съхраняват: 1. по вид технологични документи; 2. по видове работи; 3. комплексно – за всяка разработвана технология за изделие. (4) Оригиналните проектни документи се съхраняват: 1. по части на проекта; 2. по подобекти със съответните части на проекта. (5) Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив. (6) Оригинали, изпълнени на формат, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид или на рула. (7) Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи. (8) Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 150 листа с формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома. (9) Допуска се и полистно съхранение на копия на научно-технически документи. Чл. 24. Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като: 1. снимките се съхраняват в индивидуални пликове; 2. отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори; 3. микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират; 4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета. Чл. 25. (1) Електронните документи се съхраняват в електронния архив. (2) За всеки електронен документ се поддържат следните данни: 1. номер – уникален регистрационен идентификатор (УРИ); 2. индекс на делото от номенклатурата на делата, в което е класиран документът; 3. заглавие – вид на документа, автор, адресат, тема; 4. приложени файлове – списък (наименование, съдържание); 5. срок за съхранение по номенклатурата на делата/списъка на видовете документи; 6. дата на регистриране на документа; 7. вид на файловия формат за съответния документ; 8. подпис на документа, включително подписите на служителите, изготвили и съгласували документа; 9. вид на създаващия софтуер; 10. обем на документа и приложенията към него. (3) Всеки електронен документ трябва да притежава следните характеристики: 1. да представя цялата информация и връзки, съществуващи в оригиналния електронен документ; 2. да е определен от международен, национален или публично разпространен формат; 3. да е с дълготрайна годност и широко разпространение; 4. да позволява директно използване и лесно трансформиране в други формати, които са годни за използване от съществуващата софтуерна или хардуерна среда; 5. да е максимално независим от конкретна софтуерна или хардуерна среда. (4) Дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи се осъществява чрез: 5 1. осигуряване на материална и технологична база; 2. осигуряване на подходящи условия за съхранение на различни географски места в съответствие с Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност; 3. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията на Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност; 4. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка. (5) С цел опазване и съхранение на електронните документи в институциите, се използват отделно или комбинирано методи, запазващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация. Чл. 26. В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само документи. Чл. 27. Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхранението и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие – лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхранението на документите. Чл. 28. (1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила. (2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на институциите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация. (3) Изнасянето на документи извън институциите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на институцията. (4) За всяко изнасяне и връщане на документи извън институциите се изготвя предавателно- приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив. (5) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на институцията, а за документите – обект на Националния архивен фонд – съответният държавен архив. Чл. 29. (1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води дневник по образец съгласно приложение № 4. (2) На мястото на извадените за използване документи на хартиен носител и аналоговите аудио-визуални документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 5. (3) Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване. Раздел IV. Експертиза на ценността на документите и обработка на документите Общи положения Чл. 30. Експертиза на ценността на документите е процес на определяне на ценността им въз основа на критерии, определени в чл. 45. Чл. 31. На експертиза подлежат всички документи, създадени в институцията или постъпили отвън. 6 Чл. 32. При закриване, заличаване, приватизация, ликвидация или обявяване в несъстоятелност на институции ръководителите, ликвидаторите или синдиците са длъжни в 6-месечен срок да организират извършването на експертиза на ценността на документите и съгласувано със съответния държавен архив да предприемат мерки по съхранението на документите и да предадат определените за постоянно запазване документи в държавен архив, при спазване разпоредбите на чл. 51 от Закона за Националния архивен фонд. Чл. 33. Експертизата включва следните етапи: 1. текуща експертиза; 2. междинна експертиза; 3. окончателна експертиза. Текуща експертиза Чл. 34. Текущата експертиза включва: 1. определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата или списък на видовете документи; 2. формиране на делата по номенклатурата, включително и в АИС, и подготовката им за предаване от структурните звена в учрежденския архив. Чл. 35. (1) Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на институцията, с посочени срокове за съхранение и обхваща всички документи. (2) Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив. (3) Утвърдената номенклатура се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година. (4) При разкриване на дела в деловодството, структурните звена и в АИС на всяко дело се поставя съответният индекс от номенклатурата, наименование на делото и срок за съхранение. (5) При извършване на структурни промени, промяна в предмета на дейност или при необходимост от добавяне и/или отпадане на дела, номенклатурата на делата със срокове за съхранение се актуализира. Чл. 36. (1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането й и списък на съкращенията. (2) Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип. (3) В указанието за прилагане номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата. Чл. 37. В номенклатурата се посочват сроковете за съхранение на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи: 1. за постоянно запазване („П”) – с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхранение в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд и извършване на експертиза; 2. със срок на съхранение „П“ и забележка „В институцията“ – с дългосрочно практическо 7 значение, които са постоянно необходими за специфичната дейност на институцията и остават за съхранение на място; 3. с определен срок за съхранение и знак „ЕК” – в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от Постоянно действащата експертна комисия с цел окончателно определяне на историческото им значение; 4. за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) – които имат дългосрочно справочно значение за функциите на институцията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на определените срокове за съхранение, делата подлежат на унищожаване по реда на чл. 49 от Закона за Националния архивен фонд. 5. с кратък срок за съхранение – с временно-оперативно справочно значение (1, 3, 5, 10, 20 години). Чл. 38. Номенклатурата на делата се оформя по образец съгласно приложение № 6. Чл. 39. (1) Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена институцията и е по образец съгласно приложение № 7. (2) Списъкът се съставя и подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив. (3) Утвърденият списък се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година. (4) При необходимост от добавяне и/или отпадане на документи, списъкът се актуализира. (5) Към списъка на видовете документи се изготвя указание за прилагането му и списък на съкращенията. (6) В списъка се посочват сроковете за съхранение на документите в зависимост от ценността им по чл. 37, т. 1–5. Междинна експертиза Чл. 40. Междинна експертиза се извършва в учрежденския архив при необходимост и в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове. Чл. 41. Междинната експертиза включва: 1. заделяне на неценни документи с изтекли срокове на съхранение; 2. заделяне на документи за постоянно запазване. Чл. 42. (1) Неподлежащите на запазване документи се описват в: 1. акт за унищожаване на неценни документи по образец съгласно приложение № 8 след изтичане на определените срокове на съхранение, поотделно за документите на хартиен носител и за електронните документи; 2. акт за унищожаване на научно-технически документи по образец съгласно приложение № 8а след изтичане на практическото им приложение, поотделно за документите на хартиен носител и за електронните документи; (2) Актът за унищожаване се подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия и се утвърждава от ръководителя на институцията. (3) Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за съгласуване със съответния държавен архив. (4) Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция. 8 (5) В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи. (6) При наличие в акта на ценни документи по смисъла на Закона за Националния архивен фонд съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол. (7) В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на Закона за Националния архивен фонд, съответният държавен архив приема акта и уведомява писмено институцията. Чл. 43. Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 9 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 10. Окончателна експертиза и обработка на документите Чл. 44. (1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, чийто фондообразувател е институцията. (2) Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция „Архиви”. Чл. 45. Критерии за определяне ценността на документите са: 1. за общоадминистративните документи: а) съдържание (значимост на информацията, повторяемост на информацията, цялост и завършеност на текста, интензивност на документиране на събитието); б) вид и разновидност на документа; в) оригиналност и оформление (бележки и резолюции върху документите на хартиен носител, външни особености при оформяне на документа, включително палеографски, художествени и др.; удостоверяване на авторство чрез електронен подпис или електронен времеви печат за електронните документи); г) значимост на институцията, автора и събитието; д) време и място на създаване на документа; е) физическо състояние (включително технически характеристики на физическите носители на електронните документи); ж) комплектност и пълнота; з) автентичност, надеждност, интегритет, използваемост и читаемост – за електронните документи. 2. за научно-техническите документи: а) съдържание (степен на информативност; принципна новост; значение за развитието на науката, икономиката и промишлеността; удостоени с национални и международни награди); б) уникалност; в) значимост на институцията, автора; г) физическо състояние (включително технически характеристики на физическите носители на електронните документи); д) комплектност и пълнота. е) автентичност, надеждност, интегритет, използваемост и читаемост – за електронните документи. Чл. 46. Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка. 9 Чл. 47. Окончателната експертиза включва: 1. преглед на документите в делата със знак „П”; 2. преглед на документите в делата със знак „ЕК”; 3. определяне на делата, неподлежащи на запазване; 4. преглед на документите с дългосрочно справочно значение; 5. определяне на научно-техническите разработки, чиято документация подлежи на предаване в държавен архив. Чл. 48. В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи: 1. документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в държавен архив, които образуват архивния фонд на институцията; 2. документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли и остават в институцията; 3. документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване. Чл. 49. (1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия. (2) Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености. (3) Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (обекта, изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език. (4) Когато делото се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том. Чл. 50. На архивните единици с документи на хартиен носител, оформени в обем не повече от 150 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 11 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 12. Чл. 51. Резултатите от експертизата се оформят в следните документи: 1. за общоадминистративните документи: а) инвентарен опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 13 (за документи на хартиен носител) и приложение № 13а (за електронните документи), включително и импортен файл за импортиране на данни в информационните системи на държавните архиви; б) опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 14 (за документи на хартиен носител) и приложение № 14а (за електронните документи); в) опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 15 (за документи на хартиен носител) и приложение № 15а (за електронните документи); 2. за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 16, 17, 18 и 19 (за документи на хартиен носител) и приложения № 16а, 17а, 18а и 19а (за електронните документи), включително и импортни файлове за импортиране на данни в информационните системи на държавните архиви; 3. историческа справка; 4. протокол на Постоянно действащата експертна комисия; 5. протокол на ликвидационна комисия или обяснителна записка от ликвидатор/синдик при закриване или заличаване на институцията. 10 Чл. 52. (1) Инвентарният опис на документите за постоянно запазване включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема. (2) Класификационната схема е план, определящ реда на групиране на архивните единици в описа, и е неразделна част от него. Чл. 53. Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, описателна част с рекапитулация. Чл. 54. Заглавният лист съдържа: 1. наименованието на съответния държавен архив; 2. наименованието на фонда – пълното и съкратеното наименование на институцията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив; 3. в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях; 4. фонд № .... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив); 5. пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив); 6. начална и крайна дата на включените в описа документи; 7. брой на листовете на описателната част – за документите на хартиен носител. Чл. 55. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица с документи на хартиен носител се включва: 1. за общоадминистративни документи: а) пореден номер на архивната единица; б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; в) заглавие на архивната единица; г) начална и крайна дата на документите; д) брой на листовете; е) забележка; 2. за научно-техническите документи: а) пореден номер на архивната единица; б) означение, шифър; в) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; г) заглавие на архивната единица; д) стадий, фаза, част; е) година на създаване; ж) брой листове (текстови и графични); з) институция – автор; автор на разработката (при отчети по теми); и) забележка. Чл. 56. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица с електронни документи се включва: 1. за общоадминистративни документи: а) пореден номер на архивната единица; б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; в) заглавие на архивната единица; г) начална и крайна дата на документите; д) брой електронни документи (файлове); е) забележка. 11 2. за научно-техническите документи: а) пореден номер на архивната единица; б) означение, шифър; в) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; г) заглавие на архивната единица; д) стадий, фаза, част; е) година на създаване; ж) брой електронни документи (файлове) – текстови и графични; з) институция – автор; автор на разработката (при отчети по теми); и) забележка. Чл. 57. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписани с цифри и думи. Чл. 58. (1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и история на фонда. (2) В историята на фондообразувателя до момента на окончателната експертиза се посочват: 1. дата на създаване на институцията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност; 2. структура и функции на институцията; 3. промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на институцията с посочване на съответните нормативни актове; 4. обстоятелства и дата на закриване/заличаване на институцията с посочване на съответните нормативни актове. (3) В историята на фонда се посочват: 1. сведения за историята на архивния фонд (начинът на формирането му); 2. поредността на експертизата, крайните дати и физическото състояние на документите в него; 3. сведения и причини за липсващи ценни документи. Чл. 59. Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта „История на фондообразувателя” се отразяват само промените, настъпили в периода от последното предаване до момента на окончателната експертиза. Чл. 60. (1) Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия, в който последователно се отбелязват: 1. съставът на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете й; 2. заповед за назначаване на комисията; 3. използваните нормативни актове по време на експертизата; 4. периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем; 5. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях; 6. основания за унищожаване на документите; 7. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване; 8. липсващи ценни документи и причините за това; 9. окончателните решения на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия. 12 (2) При закриване на държавна или общинска институция, резултатите от експертизата се отразяват в обяснителна записка, в която последователно се отбелязват: 1. трите имена на ликвидатора/синдика; 2. акт за назначаване; 3. основания за извършване на окончателна експертиза и предаване на документи в държавен архив; 4. използваните нормативни актове по време на експертизата; 5. периодът на документите, включени в съответните описи, брой архивни единици/брой дела; 6. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях; 7. основания за унищожаване на документите; 8. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване; 9. липсващи ценни документи и причините за това. Чл. 61. Подготвените от Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия протокол/ обяснителна записка, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за методически контрол от Експертно-проверочната комисия. Раздел V, Предаване в държавен архив Чл. 62. В едномесечен срок Експертно-проверочната комисия разглежда заключенията на Постоянно действащата експертна комисия в институцията по експертизата за ценността на документите. Чл. 63. (1) След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на Експертно-проверочната комисия, протоколът на Постоянно действащата експертна комисия, историческата справка и описите за документите на хартиен носител, изготвени в три екземпляра, се подписват от членовете на Постоянно действащата експертна комисия и се одобряват от ръководителя на институцията. (2) След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на Експертно-проверочната комисия, протоколът на Постоянно действащата експертна комисия, историческата справка и описите за електронните документи се подписват от членовете на Постоянно действащата експертна комисия и се одобряват от ръководителя на институцията. Чл. 64. (1) Описите се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив. (2) Два екземпляра от изготвените по чл. 63, ал. 1 документи се съхраняват в съответния държавен архив, приемащ документите за постоянно запазване, а един екземпляр се връща на институцията. (3) Утвърдените от ръководителя на съответния държавен архив описи на електронни документи се съхраняват в система за електронно архивиране на ценни електронни документи (СЕА), един екземпляр се предоставя по електронен път на институцията. Чл. 65. (1) Определените за постоянно запазване документи на хартиен носител се предават в съответния държавен архив с разписка за приемане/предаване по образец съгласно приложение № 20 в два екземпляра. (2) Подготовката на документите на хартиен носител, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на съответния държавен архив се извършват от институцията за нейна сметка. 13 (3) Определените за постоянно запазване електронни документи се предават в съответния държавен архив чрез СЕА, администрирана от Държавна агенция „Архиви”. Глава четвърта. МЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ ОТ ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ Чл. 66. Държавните архиви осъществяват контрол и методическо ръководство по организирането, съхранението и опазването на документите в държавните и общинските институции, по експертизата на ценността на документите в учрежденските архиви и подготовката за предаването им за постоянно запазване. Чл. 67. Разпорежданията и указанията на държавните архиви по отношение на документите – обект на Националния архивен фонд, са задължителни за всички държавни и общински институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд. Чл. 68. (1) Превантивният, текущият и последващият контрол се осъществява от държавните архиви чрез планови (основни и контролни) и инцидентни/извънредни проверки. (2) При основните проверки се осъществява контрол по изпълнението на задълженията, произтичащи от Закона за Националния архивен фонд и от наредбата, и при необходимост се дават предписания със срокове за тяхното изпълнение. (3) При контролните проверки се извършва контрол по изпълнението на предписанията от основните проверки. Допуска се извършването на втора контролна проверка в рамките на същата година за контрол по изпълнение на предписанията. (4) Извънредни проверки се извършват при структурни промени, при възникнали условия за изгубване, унищожаване или увреждане на документи в дадена институцията. (5) Инцидентните проверки се извършват при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за установяване на унищожаване или увреждане на документи в дадена организация. Чл. 69. Ръководителят на институцията може да поиска проверка от страна на съответния държавен архив. Чл. 70. Резултатите от проверките се отразяват в протоколи, които се подписват от представители на институцията и на съответния държавен архив. Чл. 71. Методическото ръководство се осъществява чрез: 1. инструктажи на членовете на Постоянно действащата експертна комисия; 2. консултации при разработването на вътрешни правила за организацията и дейността на учрежденския архив; 3. консултации при създаването и организирането на учрежденски архив; 4. консултации при разработването и внедряването на номенклатури на делата и списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхранение; 5. експертна помощ при експертизата на ценността на документите, съставянето и оформянето на описите и актовете за унищожаване на документи. Чл. 72. Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на Постоянно действащата експертна комисия. 14 Допълнителни разпоредби § 1. По смисъла на тази наредба: 1. „Електронен архив” е съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им. 2. „Електронно архивиране на документи” включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни документи в държавните архиви. Преходни и Заключителни разпоредби § 1. Наредбата се приема на основание чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд. § 2. Отменя се Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (Обн. ДВ. бр. 17 от 6 март 2009 г., изм. ДВ. бр. 8 от 27 януари 2012 г.). § 3. В тримесечен срок от влизане в сила на Наредбата, ръководителите на държавните и общинските институции актуализират вътрешните си правила за дейността на учрежденския архив в съответствие с разпоредбите на Наредбата. § 4. Указания по прилагането на Наредбата се дават от председателя на Държавна агенция „Архиви”. § 5. Постановлението влиза в сила от деня на обнародването му в „Държавен вестник”. 15 Приложение № 1 към чл. 8, т. 5 ………………………….…………………………………………………………………………. (наименование на институцията) ОДОБРЯВАМ: Ръководител на институцията: ………………… (име и фамилия) Дата: ….………….. г. ПРОТОКОЛ от извършена годишна проверка по чл. 42, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд Днес, ……………. г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: .................................................................................... - .............................................................. (име и фамилия) (длъжност) Членове: 1. ...................................................................................................... - ............................................................... (име и фамилия) (длъжност) 2. ...................................................................................................... - ............................................................... (име и фамилия) (длъжност) назначена със Заповед № ............. от ............... г. на ръководителя на ........................................................, на основание чл. 42, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд, чл. 8, т. 5 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ) и в съответствие със сроковете за съхранение в Номенклатурата на делата/Списъка на видовете документи от ..................... г., извърши проверка на условията на съхранение и опазване на документите в институцията, наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване „П” и тези със знак „ЕК” в учрежденския архив за периода ........................ г. Комисията направи следните констатации: 1. Няма липсващи документи със срок на съхранение „П” и със знак „ЕК” за периода ................. г. 16 № по ред Индекс по номенклатура Наименование на делото/документа Брой дела/ папки Крайни дати Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 7 2. Документите в учрежденския архив са подредени по хронология в дела, съгласно изискванията на НРООЕСИДУАДОИ. 3. Помещенията, определени за архивохранилища, отговарят на оптималните изисквания съгласно НРООЕСИДУАДОИ. 4. Водят се съответните регистри – Регистър на постъпленията (Приложение № 3 и Приложение № 3а) и Дневник за ползване на документите в учрежденския архив (Приложение № 4) от НРООЕСИДУАДОИ. Екземпляр от протокола да се изпрати на съответния държавен архив за сведение. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 17 Приложение № 2 към чл. 14, т. 1 ПРИЕМАТЕЛНО-ПРЕДАВАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № ….* …………………………………………………………….. (дирекция) ………………..…………………………………………… (отдел, сектор, звено) ВСИЧКО:…………… (…………………………..) брой папки. (цифром) (словом) Дата:…………… Предал: ……………………. (име, фамилия и длъжност) Дата:…………… Приел: ……………………. (име, фамилия и длъжност) *За всяка година номерата на приемателно-предавателните протоколи започват от № 1. 18 № по ред Индекс по номенклатурата Наименование на делото Година Срок за съхранение Брой папки Забележка 1 2 3 4 5 6 7 Приложение № 2а към чл. 15, ал. 2 ПРИЕМАТЕЛНО-ПРЕДАВАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № …. Е* ………….………………………………………………………….. (дирекция) …………………………..…………………………………………… (отдел, сектор, звено) *За всяка година номерата на приемателно-предавателните протоколи започват от № 1. 19 № по ред Индекс по номенклатурата Наименование на електронното дело/електронния документ Година Срок за съхранение Брой електронни дела Брой електронни документи Обем в МВ Файлов формат 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ВСИЧКО: Общ (отбелязва брой електронни се цифра) дела: Общ (отбелязва брой електронни се цифра) документи: Дата: (дд/мм/гггг) Предал: (отбелязват се име, фамилия и длъжност на лицето, предаващо пакета от данни) и електронен подпис Приел: (отбелязват се име, фамилия и длъжност на лицето, приело пакета от данни) и електронен подпис Приложение № 3 към чл. 17, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ПОСТЪПЛЕНИЯТА Приложение № 3а към чл. 17, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ЕЛЕКТРОННИТЕ ПОСТЪПЛЕНИЯ 20 № по ред Дата на завеждане Приемателно- предавателен протокол № ..…, година Брой дела/ папки Дирекция, отдел, сектор, звено Брой дела/папки със срок знак „П”/ „ЕК” Подпис на завеждащия 1 2 3 4 5 6 7 № по ред Дата на завеждане Приемателно- предавателен протокол № ..…, година Брой електронни дела Брой електронни документи Дирекция, сектор, отдел, звено Брой срок електронни дела/електронни документи със „П”/знак „ЕК” 1 2 3 4 5 6 7 Приложение № 4 към чл. 29, ал. 1 ДНЕВНИК ЗА ПОЛЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ на …………………………………………………………………… (наименование на институцията) 21 № по ред Индекс по номенкла- турата Наименование на делото/документа Брой дела/ документи Дата на вземане Име и длъжност на лицето, ползващо документите Подпис Дата на връщане Име на завеждащ учрежденския архив Подпис 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 5 към чл. 29, ал. 2 ЗАМЕСТИТЕЛ 22 Индекс на делото по номенклатурата Наименование на делото/документа Име на получателя: Дата на получаване: Подпис на получателя: Приложение № 6 към чл. 38 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на държавния институцията: ………………….. архив: …….……………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …….…….….. г. Дата: ….….……….. г. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ………..……..…….….………………………. (наименование на институцията) 20…. г. 23 КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА 24 Индекс Наименование на раздела/ подраздела по номенклатурата Страница НАИМЕНОВАНИЕ НА РАЗДЕЛА Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 25 Индекс Наименование на делото Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 Наименование на подраздела Приложение № 7 към чл. 39, ал. 1 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на държавния институцията: ………………….. архив: …….………………. (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …….……….. г. Дата: ……….…….. г. СПИСЪК НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ………………………………………..……… (наименование на институцията) 20... г. 26 Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 27 № по ред Наименование на вида документ Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 Приложение № 8 към чл. 42, ал. 1, т. 1 ……………………………..…………………………………………………………………….. (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на институцията: ………………… (име и фамилия) Дата: …………….. г. АКТ за унищожаване на неценни документи на хартиен носител/електронни документи с изтекъл срок на съхранение Днес, ………………… г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: …………………………………………... на длъжност …………………………….………… Членове: 1……………………………………………… на длъжност ………………………………….…… 2……………………………………………… на длъжност …………………………………….… назначена със Заповед № …… от ………… г. на ръководителя на …………………………………...….. ………………………………………………………………………………………………………..….…….., на основание чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд, чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи (посочва се конкретно използваната номенклатура/списък), прегледа и отдели за унищожаване следните документи с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: ВСИЧКО: ………………. (……………………………………….) броя дела/папки. (цифром) (словом) Описаните в акта документи не са обект на Националния архивен фонд. 28 № по ред Индекс по номенклатура Наименование на делото/документа Крайни дати Б р ой дела/папки Забележка 1 2 3 4 5 6 Унищожаването на неценните документи ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 29 Приложение № 8а към чл. 42, ал. 1, т. 2 ………….…………………..…………………………………………………………………….. (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на институцията: ………………… (име и фамилия) Дата: …………….. г. АКТ за унищожаване на научно-технически документи на хартиен носител/електронни документи с изтекло практическо приложение Днес, ………………… г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: …………………………………………… на длъжност …………………………….……..… Членове: 1………………………………………………. на длъжност ……………………………………… 2………………………………………………. на длъжност ……………………………………… назначена със Заповед № …… от ………… г. на ръководителя на …………………………………..…... ………………………………………………………………………………………………………..………..., на основание чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, прегледа и отдели за унищожаване следните научно-технически документи с изтекло практическо приложение: ВСИЧКО: ………………. (……………………………………….) броя папки/чертежи. (цифром) (словом) 30 № по ред Наименование (на обекта, изделието, технологията, темата) Крайни дати Брой папки/чертежи Забележка 1 2 3 4 5 Унищожаването на описаните в акта научно-технически документи ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 31 Приложение № 9 към чл. 43 РАБОТЕН ОПИС № …..* на ценните общоадминистративни документи за периода …………… г. Изготвил: ……….……………………. (име, фамилия и длъжност) Дата: ………………… (*) Последователна номерация през годините. (**) Отбелязва се датата на предаване в държавния архив. 32 № по ред Индекс по номенклатурата Заглавие на делото Дата (на създаване на документа) Срок за предаване в НАФ Забележка** 1 2 3 4 5 6 Приложение № 10 към чл. 43 РАБОТЕН ОПИС № …..* на ценните ……………………….……….. (посочва се видът на НТД) за периода ………………. г. Изготвил: …………………...….……… (име, фамилия и длъжност) Дата: ………………… (*) Последователна номерация през годините (**) Отбелязва се датата на предаване в държавния архив 33 № по ред Означение Наименование (на обекта, изделието, технологията, темата) Година на създаване Брой папки Брой чертежи Мотиви за НАФ (от ПДЕК) Забележка** 1 2 3 4 5 6 7 8 Приложение № 11 към чл. 50 а.е. № …………………………………………………… (наименование на институцията) …………………………………………………………….. (заглавие на архивната единица по инвентарния опис) …………………………………. (крайни дати на документите) ………….................... (брой листове в а.е.) 34 Приложение № 12 към чл. 50 35 ЗАВЕРИТЕЛЕН НАДПИС Държавен архив ……………..………………………. фонд № …….... опис № ….…. а.е. № ….… съдържа ……………. (……………….…….……….…………) номерирани листове. (цифром) (словом) Лист № Отметки по физическото състояние на листовете, поправки в номерацията и др. Дата: ..………...... г. Съставил: …………………………… (име, фамилия и подпис) Приложение № 13 към чл. 51, т. 1, буква „а” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: …….………….. (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………… г. …………………….………………………………………….. (наименование на държавния архив) ……….…………….……..…………………………………………….. (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № …… ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …... НА ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от …………. г. до …………. г. Съдържа ..… листа 36 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ………...... (…….………….………….....….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.........................….... (…...…………) Дата: ………………… * Разделите и подразделите се изписват задължително. 37 № на а.е. Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Крайни дати Брой листове Забележка 1 2 3 4 5 6 * Приложение № 13а към чл. 51, т. 1, буква „а” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: …….………….. (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………… г. ……………………………………………………………….. (наименование на държавния архив) ………...………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. …………………………………………………………………………………………………………..... 3. ……………………………………………………………………………………………………............. 4. ……………………………………………………………………………………………………............. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № …… ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …...E НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва електронни документи от …………. г. до …………. г. 38 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …….….... (……………….……….…...….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1……………….....… (……………..) 2……………….....… (…...…………) 39 № на а.е. Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Крайни дати Брой електронни документи Забележка 1 2 3 4 5 6 Приложение № 14 към чл. 51, т. 1, буква „б” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: …….………….. (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………… г. ……………………………………………………………….. (наименование на държавния архив) ………….…..………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ОПИС №……. НА ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва документи от ………….. г. до ………….. г. Съдържа …..… листа 40 ВСИЧКО: ..….........… (……..…………………….……….) дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1……………….....… (……………..) 2.........................….... (…...…………) Дата: ……….……… 41 № по ред Заглавие на делото Крайни дати Брой дела Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 Приложение № 14а към чл. 51, т. 1, буква „б” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………... (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………... г. ……………………………………..………………………….. (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. …………………………………………………………………………………………............................. 4. …………………………………………………………………………………………............................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ОПИС № …….Е НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва електронни документи от …………. г. до ………….. г. 42 ВСИЧКО: ..…........… (………………………….……….) електронни дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1……………….....… (……………..) 2……………….....… (…...…………) 43 № по ред Заглавие на електронното дело Крайни дати Брой електронни дела Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 Приложение № 15 към чл. 51, т. 1, буква „в” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: …….…………... (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………… г. ……………………………………………………………….. (наименование на държавния архив) ………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………...................... 2. ………………………………………………………………………………………………………….. 3. ………………………………………………………………………………………………………….. 4. ………………………………………………………………………………………………………….. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ОПИС № ...... НА ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва документи от ….…..….. г. до ………….. г. Съдържа ........ листа 44 ВСИЧКО: …….….... (………………..………………………) дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1……………….....… (……………..) 2.........................….... (…...…………) Дата: ………..……… 45 № по ред Заглавие на делото Крайни дати Брой дела Забележка 1 2 3 4 5 Приложение № 15а към чл. 51, т. 1, буква „в” ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………... г. …………………………………….…….……………………….. (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ОПИС № ......Е НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва електронни документи от ……..….. г. до ………….. г. 46 ВСИЧКО: …..…….... (…………….……..……….…………) електронни дела/електронни документи. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1……………….....… (……………..) 2……………….....… (…...…………) 47 № по ред Заглавие на електронното дело/електронния документ Крайни дати Брой електронни дела/електронни документи Забележка 1 2 3 4 5 Приложение № 16 към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………... г. …………………………………….…….……………………….. (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..К НА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ……..….. г. до ..……..… г. Съдържа ……… листа 48 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ….………. (……………………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2……………….....… (…...…………) 49 № на Озна- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Стадий Година на Брой листове Институция- Забележка а.е. чение ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 16а към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………... г. …………………………………….…….……………………….. (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..КЕ НА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва електронни документи от ….…..….. г. до ……….… г. 50 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ……….…. (……….………….…………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 51 № на Озна- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Стадий Година на Брой електронни документи Институция- Забележка а.е. чение ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 17 към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: ………………... г. Дата: ………………... г. …………………………………….…….……………………….. (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………….. (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..Н НА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ……..….. г. до ………… г. Съдържа ……… листа 52 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …….……. (………………….…………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 53 № Шифър Индекс по класификацион- Заглавие Автор на Година на Брой листове Институция- Забележка на а.е. ната схема на архивната единица разработ- ката създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 17а към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …………………… г. Дата: ………………….. г. ………………………………..……………….……………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..НЕ НА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва eлектронни документи от ….….…... г. до ..….….… г. 54 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …….……. (………..……………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 55 № на Шифър Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Автор на Година на Брой електронни документи Институция- Забележка а.е. ната схема разработ- ката създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 18 към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …………………… г. Дата: ………………….. г. ………………………………..……………….……………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..П НА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ……..….. г. до ..….….… г. Съдържа ……… листа 56 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ….………. (……….…..…………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 57 № на Шифър/ Означе- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Фаза Част Година на Брой листове Институция- Забележка а.е. ние ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Приложение № 18а към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …………………… г. Дата: ………………….. г. ………………………………..……………….……………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..ПЕ НА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва eлектронни документи от ……..….. г. до ..……..… г. 58 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ……….…. (………..……………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 59 № на Шифър/ Означе- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Фаза Част Година на Брой електронни документи Институция- Забележка а.е. ние ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Приложение № 19 към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …………………… г. Дата: ………………….. г. …………………………….……….….……………………… (наименование на държавния архив) ………………………………….……………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..Т НА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ………….. г. до …….…… г. Съдържа ……… листа 60 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …….……. (……..………………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 61 № на Озна- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Стадий Година на Брой листове Институция- Забележка а.е. чение ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 19а към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ: УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител на Ръководител на институцията: ………………… държавния архив: ………………… (име и фамилия) (име и фамилия) Дата: …………………… г. Дата: ………………….. г. …………………………….……….….……………………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………………………………………. 4. ……………………………………………………………………………………………………………. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ….. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № …..ТЕ НА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва eлектронни документи от ……..….. г. до …....…… г. 62 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ……….…. (………..……………………….) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………..……..... (…………….) Членове: 1.……………….....… (……………..) 2.……………….....… (…...…………) 63 № на Озна- Индекс по класификацион- Заглавие на архивната единица Стадий Година на Брой електронни документи Институция- Забележка а.е. чение ната схема създаване текстови графични автор 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 20 към чл. 65, ал. 1 64 ………………………………………………………………………………………………………………… наименование на държавния архив Р А З П И С К А за приемане и предаване на архивни документи Днес, ………………… подписаният ………………………………………………………………………... (дата) (име и фамилия) на длъжност ………………………………………..……… приех от ……………………………………… …………………………………………………………… на длъжност …………………………………….. (име и фамилия) в …………………………………………………...……………………………….... архивни документи на (наименование и местонахождение на институцията) …………………………………………………………………………………………………………………. (наименование на фонда) състоящи се от ….……… (………..…….…………………….…..) броя архивни единици/папки, пакети (цифром) (словом) по фонд № ……………….., опис № ………………, ………….. л.м. ………………………………… ………………………………… (подпис на лицето, приело (подпис на лицето, предало архивни документи, печат) архивни документи, печат)

Приложение № 2.2 към чл. 35, ал. 1, т. 4, буква "б" (Ново - ДВ, бр. 102 от 2013 г., изм., бр. 3 от 2019 г., в сила от 8.01.2019 г.) ОДОБРИЛ, МИНИСТЪР НА ФИНАНСИТЕ: АСЕН ВАСИЛЕВ ФИНАНСОВА ОБОСНОВКА ОТНОСНО: Проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции 1. Мотиви и цел за внасяне за разглеждане от Министерския съвет на проекта на акт Проектът на Наредба по реда на чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд (НАФ) цели създаване на единна нормативна регламентация за организиране, обработване, експертиза, съхранение и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, дефиниране на критериите за определяне ценността им, както и предаването на ценните документи, включително електронните, в държавен архив. Разширен е обхватът на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции с включването на електронните документи. Предложена е правна дефиниция на понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Направеният анализ на действащата нормативната база очертава съществуващите ресурси на Държавна агенция „Архиви” (ДА „Архиви”), постигнатото досега и идентифицира проблемите за развитието на електронното управление в областта на електронния архив и електронното архивиране на документи. През 2009 г. е приета, а през 2012 г. изменена, Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ – Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Тя регламентира състава и задачите на Постоянно действащата експертна комисия (ПДЕК); създаване и функции на учрежденските архиви на държавните и общинските институции; дефиниране на критериите за определяне ценността на документите; етапите на експертиза на ценността, като детайлно са разписани съставянето на: номенклатура на делата със срокове за съхранение или списък на видовете документи със срокове за съхранение; акт за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение; инвентарен опис на документи за постоянно запазване; опис на документи с дългосрочно справочно значение; опис на документи, определени като неценни; историческа справка и протокол за работата на ПДЕК, както и реда за предаване в държавен архив на определените за постоянно запазване документи. Обект на Наредбата са също така методическото ръководство и контрол, осъществявани от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции. В процеса на анализ беше констатирано несъответствие между Закона за НАФ и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. В Закона категорично е посочено, че критериите за експертиза на ценността на електронните документи се определят от ДА „Архиви”, а определените за постоянно запазване електронни документи, т.е. ценните електронни документи, са съставна част от НАФ. От друга страна, разпоредбата на чл. 54 от действащата Наредба предвижда прехвърлянето на хартиен носител със съответната заверка на документите, определени за постоянно запазване, които са в електронен формат. Съществен момент по отношение на електронните документи е, че в чл. 6 от споменатата Наредба изрично е подчертано, че тя не се отнася за документи, създадени в електронен формат. По този начин процесите, свързани с електронен архив и електронно архивиране, остават на практика нормативно нерегламентирани. Липсата на единни правила и методика за тези процеси ще доведе до загуба на ценни електронни документи и приемане в държавните архиви на непълни по състав и съдържание архивни фондове и документи от държавните и общинските институции след изтичане на законоустановения 20-годишен срок, което не е в интерес на държавата и обществото. От правилното формулиране на нормативната уредба зависи обогатяването на НАФ с пълноценни фондове. От първостепенно значение е да се подчертае ролята на номенклатурата на делата, тъй като тя прогнозира ценността на документите още при тяхното създаване и има за цел прецизното им систематизиране и организиране в дела. Липсата на индекса на делото по номенклатурата и съответния срок за запазване в информационните системи за всеки електронен документ създава риск ценните електронни документи да се изгубят в общия обем документи и след време тяхното търсене и отделянето им за НАФ да бъде силно затруднено. В тази връзка е необходимо създаването на електронен архив в държавните и общински институции като част от учрежденския архив, в който да се предават по номенклатура/списък всички приключили дела/документи и да се съхраняват до предаването им в държавен архив. По този начин електронният архив ще е ефективен механизъм за организиране, съхранение, използване, експертиза и обработване на електронните документи до предаването им държавен архив или тяхното унищожаване. В действащите към момента нормативни и подзаконови нормативни актове не се съдържа правна дефиниция на понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Липсват и нормативни разпоредби, които, подобно на документите на хартиен носител, да позволяват унищожаването на неценни електронни документи с изтекли срокове на съхранение, определени в номенклатурата на делата или в списъка на видовете документи. От обзора на действащата към момента нормативна база е очевидна необходимостта от създаване на единна нормативна и методическа база в областта на електронен архив и електронното архивиране на документи. 2. Очаквани резултати от предлагането на проекта на акт С приемане на проекта на Постановление на Министерския съвет за приемане на предложения нормативен акт се регламентира редът за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите (на хартиен носител, електронни и аудио-визуални документи) в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. ДА „Архиви” разработи и внедри по проекта по ОПДУ система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която предоставя възможност за предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви, което също следва да бъде нормативно уредено. В обхвата на Наредбата са включени и електронните документи, с което изцяло са изпълнени разпоредбите на чл. 4, ал. 1 от Закона за НАФ. Определя се редът за: 1. организирането, съхранението и използването на документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за НАФ, наричани по-нататък „институциите”; 2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи – обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 от Закона за НАФ; 3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на ДА „Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2. Предвидено е внедряването на номенклатурата на делата със срокове за съхранение в деловодството, структурните звена и в административните информационни системи (АИС), както и предаването на документите от деловодството, структурните звена и АИС в учрежденския архив. В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив. Регламентирани са необходимите метаданни и характеристики към всеки електронен документ в електронния архив. Опредeлени са оптималните изисквания за помещенията, определени за съхранение на електронните документи. Изготвени са образци на форми за регистрация, отчетност, съхранение, използване на приетите електронни документи в електронния архив на институцията, както и за унищожаване на неценни документи. Разработени са критериите за определяне ценността на електронните документи и образци на описи (инвентарен опис на електронни документи за постоянно запазване; опис на електронни документи с дългосрочно справочно значение; опис на електронни документи, определени като неценни; инвентарни описи за научно-техническите електронни документи – проекти на изделия, отчети по теми, проекти на обекти, технологични разработки). С цел постигане на по-голяма яснота при прилагането на част от предлаганите промени, в § 1 от Допълнителните разпоредби на Наредбата са дефинирани понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”, както следва: 1. „Електронен архив” е съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им. 2. „Електронно архивиране на документи” включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни ПРЕДЛОЖИЛ: ГЛАВЕН СЕКРЕТАР НА МИНИСТЕРСКИ СЪВЕТ (ВАНЯ СТОЙНЕВА) документи в държавните архиви. С приемането на акта ще се изяснят и конкретизират НАФ във връзка с организирането, обработването, експертизата, използването на документите в учрежденските архиви на държавните институции. Това ще доведе до организиране и проследяване на електронните документи (създаване, управление, съхранение, унищожаване) с цел гарантиране на тяхната автентичност, надеждност както от страна на държавните и общинските институции, така и от архиви. Създава се електронен архив, част от учрежденския архив, процесите по регистрация, отчетност, съхранение и използване учрежденския архив документи, както и експертизата на тяхната междинна и окончателна), обработката и предаването на ценните архив. Ще се включат и електронните документи в обхвата на дейност на държавните архиви в държавните и общинските институции. 3. Мотивирана оценка за размера на необходимите разходи/трансфери/други плащания, които се предлага да бъдат първостепенния разпоредител с бюджет или по сметка за средства за сметка на бюджети по държавния бюджет. Не са необходими допълнителни разходи/трансфери/други Предложеният проект на акт не води до въздействие върху от разпоредбите на Закона за съхранението и и общинските целия жизнен цикъл на предаване или и използваемост страна на държавните като се регламентират на приетите в ценност (текуща, документи в държавен методическата и контролна допълнителни одобрени по бюджета на Европейския съюз, плащания. държавния бюджет. Съгласували: Михаил Груев председател на ДА „Архиви” ……………/………… Наташа Бангьозова – Димчева главен секретар на ДА „Архиви” ……………/………… Нина Стоянова директор на дирекция АПФСО, ДА „Архиви” ……………/…………

1 СПРАВКА за отразяване на становищата, получени при обществена консултация в Портала за обществени консултации на проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по чл. 26, ал. 5 от Закона за нормативните актове № Организация/ потребител (вкл. начина на получаване на предложението) Бележки и предложения Приети/ неприети Мотиви 1. Национално сдружение на общините в Република България (Писмо, рег. № 03-00-00- 76 #5/20.11.2023 г.) I. Принципни бележки: 1. С предложения проект на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИД) се въвеждат нови изисквания към организацията на дейността на общинските администрации, пряко свързана със създаването на електронни архиви и въвеждането на изрични изисквания за тяхното опазване и съхранение, както и такива, касаещи помещенията, в които те ще се съхраняват. В тази връзка бихме искали да обърнем внимание, че и към момента в общините управлението на деловодния процес се реализира през внедрената от всяка от тях конкретна електронна деловодна система (ДС). Независимо от разработчика на ДС в нея са заложени следните основни функции: • За всеки входящ, вътрешно създаден и изходящ документ системата поддържа в създадения си вътрешен архив данните за него, посочени в чл. 25, ал. 2 от проектана НРООЕСИД. • Всеки от документите в ДС притежава 2 характеристиките по чл. 25, ал. 3, т. 1 и т. 2. Задължително условие е вътре в архива на системата документите да са записани в кодиран формат съгласно изискванията за информационна сигурност, като ДС позволява тяхното отваряне и евентуален запис във форматите DOC, XLS и PDF. В някои институции, по подобие на библиотеките се създават електронни архиви на книги. Създаването и ползването на тези е-архиви става с помощта на специализирани за целта информационни системи (ИС), различни по своята функционалност от деловодните системи. При тях са валидни изискванията на чл. 25, ал. 3, т. 3-5 от проекта на НРООЕСИД. ДС и ИС от типа на ползваните в библиотечните архиви следва да отговарят на изискванията посочени в чл. 25, ал. 4 от проекта на НРООЕСИД. Обръщаме внимание, че въведените изисвания относно осигуряването на подходящи условия за съхранение на различни географски места в съответствие с Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност, същите следва да отговарят и на изискванията на чл. 42 и чл. 43 от Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги. В тази връзка предлагаме в проекта на НРООЕСИД да се въведе и алтернативна възможност за институциите, съхранението на електронния им архив да става на Държавния хибриден частен облак (ДХЧО). По този начин всички институции ще имат възможност да изпълнят посочените изисквания за дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи. Въведеното изискване за обособяването на помещения за съхранение на електронните документи и тяхното Не се приема ДХЧО отговаря на посочените в проекта на Наредба изисквания за помещения. 3 оборудване (чл. 19, ал. 5) изисква време и допълнителен финансов ресурс, който не е предвиден в бюджетите на общините. В тези от тях, в които няма подходящо такова ще се наложи да изготвят проектно предложение със съответните строителни книжа за реконструкция, което изисква допълнително технологично време. За необходимото оборудване следва да се обяви обществена поръчка, която е обвързана с подгоговката на документация и съобразяването с регламентираните срокове в Закона за обществените поръчки. Едновременно с това е неподходящо през зимния период да се извършват строително-ремонтни дейности, с цел осигуряване на подходящо помещение, отговарящо на изискванията в чл. 19, ал. 5 от проекта на НРООЕСИД. В тази връзка предлагаме да се въведе „гратисен период“ от минимум една година, в който администрациите да имат възможност да отговорят на въведените регламенти. Такъв подход бе възприет през 2020 година от Администрацията на Министерския съвет, когато бяха приети задължителните стандарти за административно обслужване. За стандарта за осигуряване на подходящи условия и достъпност до и във служебните помещения, в които се осъществява административно обслужване бе въведен отлагателен период, предвид специфичните изисквания, които бяха въведени с него за помещения и оборудване. Целта на предложението ни е да успеят всички администрации, не само общинските да организират дейността си в съответствие с поставените регламенти. 2. В предложения проект на НРООЕСИД се въвежда изискването за назначаване на лице, което изпълнява функциите на завеждащ учрежденския архив от професионално направление 2.2. „История и археология” или лице с необходимия за заемане на длъжността Приема се частично Приема се частично. Извършена е редакция на чл. 10, ал. 2 Приема се предложението за гратисен период в т. 5, мотивирано в края на становището. Чл. 10, ал. 2 се изменя, както следва: „(2) За завеждащ учрежденския архив се назначава архивист или лице с необходимия за длъжността професионален опит.“ 4 професионален опит. Считаме, че лицето следва да се определя от ръководителят на институцията със съответната заповед, без да е необходимо изискване за професионално направление. Практиката ни показва, че такива „специфични“ изисквания водят до незаети с години щатни бройки в администрациите, което налага изпълнението на функциите от определени лица, така че съответната дейност да се изпълнява. За да се гарантира правилното изпълнение на функциите от лицата, определени да ги изпълняват, е подходящо Държавна агенция „Архиви” да организира тяхното обучение, така както е предвидено и в проекта на НРООЕСИД. 3. Не на последно място, считаме че предложения проект Приема се Предстои съгласуване по реда на чл. на НРООЕСИД следва да е съгласуван с 32 от Устройствения правилник на Министерство на електронното управление. Съгласно Министерския съвет и на неговата чл. 7в, ал. 2, т. 7 от Закона за електронното управление, министърът на електронното управление осъществява методическо ръководство, координация и контрол върху дейностите за прилагане на изискванията за обмена на електронни документи между административните органи и с гражданите и организациите и вътрешния оборот на електронни документи и тяхното последващо архивиране. Съгласно чл. 43, ал. 2 от Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги, министърът на електронното управление изготвя насоки за дългосрочно съхранение на електронни документи. Видно от публикуваните документи на страницата за обществено обсъждане няма приложено становище от компетентния орган. 4. В т. 3 от приложената Финансова обосновка към проекта на НРООЕСИД не е посочено, че ще бъдат необходими допълнителни средства за институциите, предвид осигуряването на оптималните изисквания за Не се приема администрация Ръководителите на администартивни органи по смисъла на §1, т. 1 от Допълнителните разпоредби на ЗЕУ следва да изготвят в срок до 5 помещенията, определени за съхранение на електронните документи, както и за тяхното дългосрочно съхранение. II. Във връзка с гореизложеното и с цел прецизиране на текстове са и конкретните ни предложения: 1. В чл. 7, ал. 2 да се добави „секретарят на общината/района след думите „главният секретар“. Мотиви: Предложението ни е с цел прецизиране на текста и в съответствие с чл. 43 от Закона за местното самоуправление и местната администрация, съгласно който в общините се назначава секретар, като изрично е посочено, че отговаря за деловодното обслужване, документооборота и общинския архив. 2. Чл. 10 да придобие следния текст: Приема се. Извършена е редакция на чл. 7, ал. 2 Приема се 31.03.2020 г. Вътрешни правила за дългосрочно съхранение на електронни документи при спазване изискванията на Закона за електронното управление, Закона за Националния архивен фонд, Наредбата за обмена на документи в администрациите, Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните услуги и утвърдените със Заповед № 15948/15.11.2019 от председателя на ДАЕУ „Практически насоки за дългосрочно съхранение на електронни документи в администрациите“. Редът за дългосрочно съхранение на електронни документи в администрациите е регламентиран в Практическите насоки. Чл. 7, ал. 2 се изменя както следва: „(2) За председател на Постоянно действащата експертна комисия се определя заместник-ръководителят на институцията, главният секретар, секретарят на общината/района или друго лице на ръководна длъжност, отговарящо за работата с документите.” Чл. 10, ал. 2 се изменя, както следва: 6 „чл. 10. Ръководителят на институцията създава учрежденски архив и определя със заповед лице, изпълняващо функциите на завеждащ учрежденския архив и преминало обучение през Държавен архив.“ Мотиви: Виж т. I.2. 3. В чл. 16, ал. 3 да се измени, както следва: „(3) Документацията за строителен обект, ведно с изискуемите строителни книжа по ЗУТ се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация.“ Мотиви: Специалният Закон за устройство на територията не въвежда изискване за създаване на досие за строителните обекти. Документацията е за съответния строителен обект ведно с изискуемите строителни книжа по ЗУТ. 4. В § 1. от Допълнителните разпоредби се добавят нови точки: - „технически оформени дела“; - „ефективно токоразпределение“ . Мотиви: С цел практическото прилагане на регламентите е необходимо да се дададат определения за използваните специфични термини. частично. Извършена е редакция на чл. 10, ал. 2 Не се приема Не се приема „(2) За завеждащ учрежденския архив се назначава архивист или лице с необходимия за длъжността професионален опит.“ Досиетата на обектите по капитално строителство включват всички видове документи за съответния строителен обект В Допълнителните разпоредби на проекта на Наредба са включени нови термини. Предложените за добавяне термини са посочени в други документи.Изискванията за оформление на делата са разписани в Методическия кодекс, свитък II (www.archives.government.bg); Изискванията за ефективно токоразпределение са отразени в Единните държавни изисквания към изграждането и сертифицирането на центрове за съхранение на особено чувствителна информация за нуждите на централна държавна администрация в съответствие с изискванията на БДС 7 5. Текста в § 5. от Преходни и заключителни разпоредби се изменя и допълва, както следва: „§ 5. Постановлението влиза в сила от деня на обнародването му в „Държавен вестник”, с изключение на чл. 19, ал. 5, който влиза в сила от 01.07.2024 година.“ Мотиви: Предложението ни за по-късното влизане в сила на предложения регламент е обвързано с мотивите, подробно изложени в т.I.1. Конкретната дата за влизане в сила на изискванията към помещенията и оборудването на архив за съхранение на електронни документи е обвързана с крайния срок за предаване на приключилите дела, който е 30 юни на следваща календарна година. Приема се ISO/IEC 27001:2005 § 5. от Преходни и заключителни разпоредби се изменя както следва: „§ 5. Постановлението влиза в сила от деня на обнародването му в „Държавен вестник”, с изключение на чл. 19, ал. 5, който влиза в сила от 01.07.2024 година.“

Проект! ДО Г-ЖА МАРИЯ ГАБРИЕЛ ЗАМЕСТНИК МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ И МИНИСТЪР НА ВЪНШНИТЕ РАБОТИ Д О К Л А Д от доц. д-р Михаил Груев председател на Държавна агенция „Архиви” ОТНОСНО: Проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции УВАЖАЕМА ГОСПОЖО ЗАМЕСТНИК МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ И МИНИСТЪР НА ВЪНШНИТЕ РАБОТИ, На основание чл. 31, ал. 1 и ал. 2 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация представям на Вашето внимание проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (проект на Наредба). Проектът на Наредба и изработен от Държавна агенция „Архиви” (ДА „Архиви”) и представен на Вашето внимание на основание чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд (НАФ). С Наредбата се регламентира организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, дефинират се критерии за определяне ценността на документите, както и се регляментира процесът по предаване на ценните документи, включително електронните, в държавен архив. С проекта на Наредба се разширява обхватът на методическата и контролна дейност от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции с включването на електронните документи и се предлага легална дефиниция на термините „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Документът е разработен в изпълнение на Дейност 1 по проект „Разработка и внедряване на система за е-архивиране”, в изпълнение на договор № BG05SFOP001-1.015- 0001-C01/10.02.2021 г. по Оперативна програма „Добро управление“ (ОПДУ), приоритетна 1 ос № 1 „Административно обслужване и е-управление”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. В рамките на проекта е анализирана действащата нормативната уредба, като са идентифицирани проблеми за развитието на електронното управление в областта на електронния архив и електронното архивиране на документи. На основание чл. 52 от Закона за НАФ през 2009 г. с Постановление на Министерския съвет № 41 от 18.02.2009 г. е приета Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (ПМС № № 41 от 18.02.2009 г., обн. ДВ. бр. 17 от 6 март 2009 г., изм. ДВ. бр. 8 от 27 януари 2012 г.). Приетата с № № 41 от 18.02.2009 г. Наредба регламентира: (1) състава и задачите на Постоянно действащата експертна комисия (ПДЕК); (2) създаването и функциите на учрежденските архиви на държавните и общинските институции; (3) критериите за определяне ценността на документите; (4) етапите на експертиза на ценността. Обект на Наредбата са също така методическото ръководство и контрол, осъществявани от страна на държавните архиви в държавните и общинските институции. В процеса на анализ е констатирано несъответствие между Закона за НАФ и Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, като същото се изразява в следното: (1) в Закона за НАФ е посочено, че критериите за експертиза на ценността на електронните документи се определят от ДА „Архиви”, а определените за постоянно запазване електронни документи, т.е. ценните електронни документи, са съставна част от НАФ; (2) разпоредбата на чл. 54 от действащата Наредба предвижда прехвърлянето на хартиен носител със съответната заверка на документите, определени за постоянно запазване, които са в електронен формат; (3) чл. 6 от сега действащата Наредба изрично изключва документите в електронен формат от обхвата й. По този начин процесите, свързани с електронен архив и електронно архивиране, остават нормативно нерегламентирани. Липсата на единни правила и методика за тези процеси е предпоставка за загуба на ценни електронни документи и приемане в държавните архиви на непълни по състав и съдържание архивни фондове и документи от държавните и общинските институции след изтичане на законоустановения 20-годишен срок. От правилното формулиране на нормативната уредба зависи обогатяването на НАФ с пълноценни фондове. От първостепенно значение е да се подчертае ролята на номенклатурата на делата, тъй като тя прогнозира ценността на документите още при тяхното създаване и има за цел прецизното им систематизиране и организиране в дела. Липсата на индекса на делото по номенклатурата и съответния срок за съхранение в информационните системи за всеки електронен документ създава риск ценните електронни документи да се изгубят в общия обем документи и тяхното търсене и отделяне за НАФ да бъде затруднено. В тази връзка е необходимо създаването на електронен архив в държавните и общинските институции, като част от учрежденския архив, в който да се предават по номенклатура/списък всички приключили дела/документи и да се съхраняват до предаването им в държавен архив. По този начин електронният архив ще е ефективен механизъм за организиране, съхранение, използване, експертиза и обработване на електронните документи до предаването им държавен архив или тяхното унищожаване. В действащата към момента нормативна уредба не се съдържа правна дефиниция на понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”. Липсва и нормативно установен ред, който, подобно на документите на хартиен носител, 2 да регламентира унищожаването на неценни електронни документи с изтекли срокове на съхранение, определени в номенклатурата на делата или в списъка на видовете документи. Изложеното по-горе мотивира разработването на единна нормативна и методическа база в областта на електронен архив и електронното архивиране на документи. Взети са под внимание и препоръките на Международния съвет на архивите (International Council on Archives (ICA) относно принципите, които архивите следва да прилагат по отношение на електронните документи: ✓ Архивите да са включени в целия жизнен цикъл на електронните документи (създаване, управление, съхранение, предаване или унищожаване), с цел гарантиране на тяхната автентичност, надеждност и използваемост; ✓ Архивите да управляват процесите по определяне на ценността на електронните документи; ✓ Архивите да определят изисквания за съхранение и използване с цел електронните документи да останат през годините достъпни, използваеми и разбираеми; ✓ Архивите да участват при създаването на политики, процедури, стандарти, практики и системи, които да подпомагат институциите да генерират и запазват автентични, надеждни и годни за съхранение електронни документи. Опазването и обогатяването на документите от НАФ са необходимо условие за съхранението и достъпността на документалното наследство на нацията. Те са обвързани с една от основните, законодателно определени функции на ДА „Архиви” – осъществяването на контролно-методическа дейност в държавните и общинските институции – фондообразуватели на държавните архиви. Научно-методическо ръководство и контрол от страна на държавните архиви по отношение спазването на изискванията на Закона за НАФ, организацията на работата с документите, тяхното съхранение и опазване в държавните и общинските институции и комплектуването им е предпоставка за попълване и обогатяване на НАФ. С приемане на проекта на Постановление на Министерския съвет за приемане на предложения нормативен акт се регламентира редът за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите (на хартиен носител, електронни и аудио-визуални документи) в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Проектът на Наредба по реда на чл. 52 от Закона за НАФ е със следната структура: Глава първа. Общи положения Глава втора. Постоянно действаща експертна комисия Глава трета. Учрежденски архив Глава четвърта. Методическо ръководство и контрол от държавните архиви. В обхвата на Наредбата са включени и електронните документи, с което изцяло са изпълнени разпоредбите на чл. 4, ал. 1 от Закона за НАФ. Определя се редът за: 1. организирането, съхранението и използването на документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за НАФ, наричани по-нататък „институциите”; 2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи – обект на НАФ, след изтичане на сроковете по чл. 46 от Закона за НАФ; 3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на ДА „Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2. 3 ДА „Архиви” разработи и внедри по проекта по ОПДУ система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която предоставя възможност за предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви, което също следва да бъде нормативно уредено. В обхвата на Наредбата са включени и електронните документи, с което изцяло са изпълнени разпоредбите на чл. 4, ал. 1 от Закона за НАФ. Предвидено е внедряването на номенклатурата на делата със срокове за съхранение в деловодството, структурните звена и в административните информационни системи (АИС), както и предаването на документите от деловодството, структурните звена и АИС в учрежденския архив. В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив. Регламентирани са необходимите метаданни и характеристики към всеки електронен документ в електронния архив. Опредeлени са оптималните изисквания за помещенията, определени за съхранение на електронните документи. Изготвени са образци на форми за регистрация, отчетност, съхранение, използване на приетите електронни документи в електронния архив на институцията, както и за унищожаване на неценни документи. Разработени са критериите за определяне ценността на електронните документи и образци на описи (инвентарен опис на електронни документи за постоянно запазване; опис на електронни документи с дългосрочно справочно значение; опис на електронни документи, определени като неценни; инвентарни описи за научно-техническите електронни документи – проекти на изделия, отчети по теми, проекти на обекти, технологични разработки). С цел постигане на по-голяма яснота при прилагането на част от предлаганите промени, в § 1 от Допълнителните разпоредби на Наредбата са дефинирани понятията „електронен архив” и „електронно архивиране на документи”, както следва: 1. „Електронен архив” е съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им. 2. „Електронно архивиране на документи” включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни документи в държавните архиви. С приемането на Наредбата ще се изяснят и конкретизират разпоредбите на Закона за НАФ във връзка с организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Това ще доведе до организиране и проследяване на целия жизнен цикъл на електронните документи (създаване, управление, съхранение, предаване или унищожаване) с цел гарантиране на тяхната автентичност, надеждност и използваемост както от страна на държавните и общинските институции, така и от страна на държавните архиви. Създава се електронен архив, част от учрежденския архив, като се регламентират процесите по регистрация, отчетност, съхранение и използване на приетите в учрежденския архив документи, както и експертизата на тяхната ценност (текуща, междинна и окончателна), обработката и предаването на ценните документи в държавен архив. Ще се включат и електронните документи в обхвата на методическата и контролна дейност на държавните архиви в държавните и общинските институции. 4 С проекта на Постановление на Министерския съвет не се въвеждат норми на европейското законодателство, поради което не се налага изготвянето на справка за съответствие с европейското право по чл. 35, ал. 2, т. 5 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация (УПМСНА). По проекта на акт е извършена частична предварителна оценка на въздействието. Предложеният проект на акт не води до въздействие върху държавния бюджет, поради което е приложена финансова обосновка по Приложение № 2.2 към чл. 35, ал. 1, т. 4, буква „б“ от УПМСНА. Документите относно проекта на Постановление на Министерския съвет са съгласувани по реда на чл. 32 от УПМСНА, като получените бележки и предложения са обсъдени и отразени в приложената справка. В съответствие с чл. 26 от Закона за нормативните актове, проектът на Наредба за условията и реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, заедно с доклада и предварителната оценка на въздействието, е публикуван за обществено обсъждане на административната интернет страница на ДА „Архиви”, както и на Портала за обществени консултации на Министерския съвет за срок от 30 дни. Справката за отразените становища е публикувана на Портала за обществени консултации. Предложеният проект на акт не е в изпълнение на Програмата за управление на Република България. УВАЖАЕМА ГОСПОЖО ЗАМЕСТНИК МИНИСТЪР-ПРЕДСЕДАТЕЛ И МИНИСТЪР НА ВЪНШНИТЕ РАБОТИ, Предвид гореизложеното и на основание чл. 8, ал. 1 и ал. 3 от УПМСНА, предлагам Министерският съвет да разгледа и приеме предложения проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Приложения: 1. Проект на доклад от Мария Габриел – заместник министър-председател и министър на външните работи, до Министерския съвет на Република България; 2. Проект на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции; 3. Проект на Постановление на Министерския съвет за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции; 4. Одобрена от министъра на финансите финансова обосновка по приложение № 2.2 към чл. 35, ал. 1, т. 4, буква „б“ от УПМСНА; 5. Проект на съобщение за средствата за масово осведомяване; 6. Справка за отразяване на становищата, получени при съгласуването по чл. 32 от УПМСНА; 7. Становища, постъпили от съгласувателната процедура; 5 8. Частична предварителна оценка на въздействието, съгласувана от дирекция „Модернизация на администрацията” в Министерски съвет. С уважение, ДОЦ. Д-Р МИХАИЛ ГРУЕВ ПРЕДСЕДАТЕЛ НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „АРХИВИ” Съгласували: Румен Борисов, зам.-председател на ДА „Архиви” ……………/………… Ивайло Спиридонов, зам.-председател на ДА „Архиви” ……………/………… Наташа Бангьозова – Димчева, главен секретар на ДА „Архиви” ……………/………… Нина Стоянова – директор на дирекция АПФСО, ДА „Архиви” ……………/………… Лиана Битракова – началник на отдел „Правен”, дирекция АПФСО, ДА „Архиви” ……………/………… Изготвил: Илияна Паскова, главен директор на Главна дирекция „Архивна политика”, ДА „Архиви” ……………/………… 6