Наредба № н-32 от 3 декември 2010 г. за условията и реда за събиране, съхраняване, обработване и предоставяне на лични данни и за достъп до регистъра на военнослужещите

НАРЕДБА № Н-32 ОТ 3 ДЕКЕМВРИ 2010 Г. ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА СЪБИРАНЕ, СЪХРАНЯВАНЕ, ОБРАБОТВАНЕ И ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ И ЗА ДОСТЪП ДО РЕГИСТЪРА НА ВОЕННОСЛУЖЕЩИТЕ Обн. ДВ. бр.100 от 21 Декември 2010г., изм. ДВ. бр.67 от 13 Август 2021г., изм. ДВ. бр.81 от 28 Септември 2021г. Чл. 1. (1) С тази наредба се уреждат условията и редът за събиране, съхраняване, обработване и предоставяне на лични данни и за достъп до Регистъра на военнослужещите от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия. (2) При обработка на лични данни, които представляват класифицирана информация, се спазват разпоредбите на Закона за защита на класифицираната информация. Чл. 2. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Ръководителите на съответната административна структура, командирите/началниците на командването (щабовете), самостоятелните военни формированията от Българската армия и структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната организират обработването на личните данни в Регистъра на военнослужещите. Чл. 3. Обработката и съхранението на личните данни и поддържането на Регистъра на военнослужещите се осъществява от определените длъжностни лица от структурите по управление на човешките ресурси (по личния състав). Чл. 4. Личните данни в Регистъра на военнослужещите се създават, обработват, предоставят, съхраняват и унищожават съгласно изискванията на Закона за защита на личните данни и на тази наредба. Чл. 5. В Регистъра на военнослужещите се обработват данните, предоставени от военнослужещите при приемането им и по време на военната служба. Чл. 6. Личните данни в Регистъра на военнослужещите се въвеждат ръчно и се обработват автоматизирано. Чл. 7. Личните данни за всеки военнослужещ се събират чрез: 1. вътрешноведомствени документи; 2. външни източници (държавни органи и други институции). Чл. 8. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Личните данни се предоставят от военнослужещите до ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната. Чл. 9. (1) При автоматизираната обработка личните данни за военнослужещите се набират на базата на съхраняваните на хартиен носител. (2) Личните данни на военнослужещите се обработват и съхраняват в Регистър на военнослужещите, поддържан от подсистема "Витоша" на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси. Чл. 10. Определените длъжностни лица по чл. 3 при работата си в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси спазват изискванията, регламентирани в Инструкция № И-1 от 17.01.2003 г. за защита на информацията в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси. Чл. 11. (1) Отразяване на данните в Регистъра на военнослужещите се извършва, когато е налице едно от следните условия: 1. съвкупността от лични данни, идентифициращи военнослужещия; 2. в Регистъра на военнослужещите се въвежда несъществуваща до този момент съвкупност от лични данни. (2) Съвкупността от лични данни се отразява, като се извършва проверка за нововъведените данни. Чл. 12. (1) Актуализация на лични данни се извършва: 1. по искане на военнослужещия, за когото се отнасят личните данни, когато той е установил, че е налице грешка или непълнота в тях и удостовери това с документ; 2. по инициатива на обработващия лични данни - при наличие на документ, даващ основание за актуализация; 3. при установена грешка при обработката на личните данни от страна на обработващия лични данни. (2) В случаите на ал. 1 при актуализацията се допуска заличаване на част от обработваните лични данни по реда на раздел IV. (3) При актуализация на лични данни в Регистъра на военнослужещите се отразяват регистрационният номер и датата на документа, източник на данните за актуализацията. Чл. 13. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) При настъпила промяна в личните данни военнослужещите представят необходимите документи в 14-дневен срок от издаването им на ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната за актуализирането им в Регистъра на военнослужещите. Чл. 14. Заличаване на информация, съдържаща лични данни, се извършва въз основа на: 1. предписание на Комисията за защита на личните данни; 2. акт на съда или прокуратурата; 3. установено по служебен път несъответствие между оригиналния документ и извършената обработка на данни в Регистъра на военнослужещите; 4. искане на лицето, когато има законово основание за това; 5. отпадане на необходимостта от съхранение на личните данни. Чл. 15. (1) Заличаване на информация, съдържаща лични данни, отразена в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, се извършва: 1. чрез програмно заличаване на съответната съвкупност от лични данни от базата данни на системата посредством съществуваща функционалност на автоматизираната система; не се допуска заличаване с използването на други програмни средства, част от базов или приложен софтуер; 2. по начин, непозволяващ възстановяване на заличената информация, съдържаща лични данни. (2) В случай на заличаване, при което от даден запис е останала незаличена само идентификационната част, записът се изтрива заедно с референтните връзки, ако има създадени такива към други записи в същата база. Чл. 16. При заличаване на информация, съдържаща лични данни в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, определеното длъжностно лице организира заличаване на данните в базата данни. Чл. 17. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Мерките за съхраняване на личните данни се определят с вътрешни правила на ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната при спазване на нормативно установените минимални изисквания. Чл. 18. Личните данни могат да бъдат съхранявани и след приключване на обработването им до отпадане на причината за тяхното запазване. Чл. 19. (1) (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Военнослужещите имат право на достъп до личните си данни в Регистъра на военнослужещите, за което подават писмено заявление/рапорт до ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната лично или чрез упълномощено лице. (2) Рапортът съдържа: 1. име, адрес и други данни за лицето, които го идентифицират - ЕГН, длъжност, месторабота; 2. описание на искането; 3. предпочитана форма за предоставяне на информацията; 4. подпис, дата и адрес за кореспонденция. (3) При подаване на заявление/рапорт от упълномощено лице към него се прилага и нотариално заверено пълномощно. (4) Рапортът се завежда в регистратурата на съответната структура, на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната. Чл. 20. Достъп до данните на военнослужещия се осигурява под формата на: 1. устна справка; 2. писмена справка; 3. преглед на данните от самото лице или упълномощено от него такова; 4. предоставяне на копие от исканата информация. Чл. 21. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) При подаване на заявление/рапорт за осигуряване на достъп до лични данни ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната разглеждат рапорта/заявлението за достъп и разпореждат на обработващия лични данни да осигури искания от лицето достъп в предпочитаната от заявителя форма. Чл. 22. (1) Срокът за разглеждане на рапорта/заявлението и произнасяне по него е 14 дни считано от датата на завеждането му в регистъра. (2) Решението се съобщава писмено на заявителя, лично срещу подпис или по пощата с обратна разписка. Липсата на уведомление се смята за мълчалив отказ. Чл. 23. (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната отказват пълно или частично предоставяне на данни на лицето, за което те се отнасят, когато от това би възникнала опасност за отбраната и националната сигурност или за защитата на класифицираната информация. Отказът не се мотивира, като се посочва само правното основание. Чл. 24. (1) (Изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) Освен ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и обработващите достъп до личните данни в Регистъра на военнослужещите имат: 1. лицата, пряко ангажирани с оформяне и/или проверка законосъобразността на документите; 2. лицата, осъществяващи технически счетоводни операции по обработка документите, свързани с възнагражденията на личния състав; 3. непосредственият командир/началник или ръководителят на административната структура на военнослужещия. (2) Обработващият е длъжен да осигури достъп на лицата по ал. 1 до личните данни в касаещия ги обем. Чл. 25. (1) Никое длъжностно или трето лице няма право на достъп до личните данни на военнослужещите, освен ако достъпът е изискван по надлежен път от органите на съдебната власт и други държавни органи. (2) Органите по ал. 1 изискват справки за лични данни на военнослужещите и цивилните служители писмено, с изрично искане, отправено до командира/началника на поделението. Чл. 26. Решението за предоставяне или отказване достъп до лични данни за съответното лице се съобщава на третите лица в 14-дневен срок считано от датата на завеждане на заявлението или искането в регистратурата на военното формирование. Чл. 27. Длъжностните лица, обработващи Регистъра на военнослужещите, отговарят за: 1. законосъобразността при обработката на личните данни; 2. правилното съхранение, верността и пълнотата на личните данни; 3. предоставянето на личните данни от Регистъра на военнослужещите; 4. контрола на достъпа; 5. заличаването на личните данни. Чл. 28. (1) За работа с подсистема "Витоша" на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се предоставят персонално потребителско име и парола за достъп, които осигуряват достъп до мрежата. (2) Потребителското име и паролата се предоставят персонално на всеки служител въз основа на утвърдено мотивирано искане, изготвено от ръководителя на съответната структура. Чл. 29. При назначаване на друга длъжност или прекратяване на служебно/трудово правоотношение на служител или договора за военна служба на военнослужещия, получил достъп до данни в подсистема "Витоша" на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, ръководителят на съответното структурно звено в 7-дневен срок писмено уведомява за заличаването му от системата длъжностното лице, предоставило достъпа. Чл. 30. (1) Воденето на Регистъра на военнослужещите регламентира технически мерки, които: 1. отхвърлят достъпа на неоторизирани лица до оборудването за обработка на данни - контрол на достъпа до оборудване; 2. предотвратяват неоторизираното четене, копиране, промяна или унищожаване на информационни носители - контрол на информационните носители; 3. предотвратяват неоторизираното добавяне, въвеждане, преглеждане, промяна или заличаване на съхранени лични данни - контрол по съхраняването; 4. предотвратяват използването му от неоторизирани лица, използващи комуникационно оборудване за данни - контрол на потребителите; 5. гарантират, че лицата, които са оторизирани да ползват система за автоматизирана обработка на данни, имат достъп само до данните, включени в обхвата на техния достъп - контрол на достъпа до данни; 6. осигуряват възможността за проверка и установяване до кои органи са били или могат да бъдат изпратени или предоставени личните данни чрез използване на комуникационно оборудване за данни - контрол на комуникациите; 7. предотвратяват неоторизирано четене, копиране, промяна или изтриване на лични данни при трансфер на лични данни или превозване на носители на данни - контрол при транспортиране; 8. осигуряват правилното функциониране на системата, докладване на появата на грешки във функциите (надеждност) и гарантират, че съхранените данни не могат да бъдат повредени чрез неправилно функциониране на системата. (2) Обработващият лични данни взема мерки за гарантиране на надеждност при обработването, като осъществява технически и организационни мерки за защита на личните данни. Чл. 31. (1) Контролът върху дейностите по обработка на лични данни се осъществява от: 1. министъра на отбраната или оправомощено от него лице; 2. (изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г., в сила от 01.09.2021 г.) ръководителите на съответната структура, командирите/началниците на командването (щабовете), на самостоятелните военни формирования и на структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната. (2) Органите по ал. 1 извършват планови и внезапни проверки за установяване на спазването на необходимите технически и организационни мерки по защита на личните данни, както и периодични проверки на качеството на обработваните лични данни. (3) При констатирани несъответствия или нарушения контролните органи представят на министъра на отбраната или оправомощените лица за утвърждаване предписания и срок за отстраняване на несъответствията или нарушенията.