(1) формуляр-заявката е предназначена за заявяване на задължителната документация от институциите. формуляр-заявката съдържа две страници със следните реквизити: 1. първа страница — наименование на министерството; местонахождението на РИО; наименование на документа: „заявка за задължителната документация за институциите, за които са предназначени документите за началото (края) на учебната / година"; трите имена на директора, пълно наименование на институцията, телефони, факс и адрес на институцията; антетка с три колони със следните наименования: номенклатурен номер; наименование на документа; заявено количество в брой; 2.втора страница — антетка с три колони със следните наименования: номенклатурен номер; наименование на документа; заявено количество в брой; под антетката—пълното наименование на платеца на задължителната документация (ЗД), данъчен номер и БУЛСТАТ на платеца, име и фамилия на директора, подпис на директора и печат, име и фамилия и длъжност на лицето от общинската администрация (когато общината е платец на ЗД), подпис на лицето и печат на общината, тел., име и фамилия, подпис на проверилия заявката експерт в РИО, телефон, име, фамилия и подпис на началника на РИО и печат на РИО.
(2) Заявяването на документите се извършва от директора на институцията. формуляр-заявката се попълва в четири еднообразни екземпляра, предназначени, както следва: един за институцията, която заявява, един за платеца, един за РИО и един за МОН. Екземплярът, който се предава в МОН, е предназначен за изпълнителя по договор за възлагане на обществена поръчка за отпечатване и разпространение на задължителната училищна документация за училищата, детските градини и обслужващите звена за началото или края на учебната година.
(3) Доставката се извършва до институци-ята—платец. При приемане на заявената документация се изготвя двустранно подписан приемателно-предавателен протокол за доставка в съответствие със заявеното от потребителя количество. Протоколът се съставя в три еднообразни екземпляра, предназначени, както следва: един за институцията, приела документите, един екземпляр за предаващия, един екземпляр за контролиращата институция — МОН.
(4) Приемателно-предавателният протокол за доставка на документация за институциите съдържа следните реквизити: наименование на платеца, адрес и телефон на платеца, наименование на доставчика, адрес и телефон на доставчика, наименование на протокола, номер, дата на съставяне на протокола, текст: „Извършена е доставка на документация по описаните номенклатури", таблица с антетка с колони със следните наименования: номер по ред; номенклатурен номер, наименование на документа; доставено количество (броя); единична цена с ДДС в левове; обща стойност в левове; всичко лева по протокола. Под антетката има текст-„При доставката са констатирани следните отклонения от качеството, количеството на доставената документация." Оставят се празни редове за попълване на отклоненията от качеството, количеството. Данни за приемащата и предаващата страна: име, подпис на представляващите приемащата и предаващата страна, печати на двете институции; дата на приемане на доставката.
(5) Приемателно-предавателният протокол за доставка се съхранява в сроковете по Закона за обществените поръчки — три години след приключване на договора за отпечатване и разпространение на документи в системата на народната просвета.