Чл. 9

Дирекция „Подготовка и провеждане на Председателството“:

1. 1. изпълнява задачите и мерките от Плана за подготовка по отношение на възложените на Центъра функции и изготвя тримесечни отчети за изпълнението им;
2. 2. при необходимост изготвя предложения за промени в Плана за подготовка, с изключение на мерките от раздел 5 „Приоритети и програма на Председателството“;
3. 3. предлага на Щаба мерки, свързани с по-добрата техническо-логистична организация на подготовката и провеждането на Председателството;
4. 4. в рамките на годишната бюджетна процедура и координирано с Министерството на финансите следи и при необходимост прави промени в предложенията на администрацията на Министерския съвет, министерствата и ведомствата за необходимите средства за Председателството по години и с оглед включването им в средносрочната бюджетна прогноза;
5. 5. подпомага заместник министър-председателя по координация на европейските политики и институционалните въпроси и министър на образованието и науката при упражняването на функциите му съгласно чл. 76, ал. 2 от Закона за държавния бюджет на Република България за 2016 г.;
6. 6. изготвя предложения, подготвя документация и провежда процедури за обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки и при спазване на плана за обществени поръчки за нуждите на Председателството;
7. 7. следи за изпълнението на всички обществени поръчки, свързани с подготовката и провеждането на Председателството; осъществява мониторинг, координира дейностите на отделните ведомства и изготвя доклади за актуалното състояние;
8. 8. следи за изпълнението на програмата за обучение на екипа на Председателството, разработена от Института по публична администрация и Дипломатическия институт към министъра на външните работи, както и на други обучения, необходими във връзка с Председателството; за целта може да изисква от отговорните институции актуална информация за напредъка и да предлага организирането на координационни срещи при установени несъответствия или нередности;
9. 9. следи за подаваната от контактните точки в съответните институции информация в електронния портал „Екип на Българското председателство“ за актуализиране на състава на екипа на Председателството, като при установени несъответствия с изискванията за професионални качества, умения и знания може да отправя до съответната администрация предложения за извършване на промени;
10. 10. следи за навременното подаване на обобщена информация от Министерството на външните работи за изпълнението на плана за поетапно увеличаване на персонала на Постоянното представителство на Република България към Европейския съюз;
11. 11. в координация с министерствата и ведомствата изготвя критерии и предложения за увеличаване на административния капацитет с оглед осигуряване ръководството на различните формати на Съвета на Европейския съюз и неговите подготвителни органи; обобщената информация се предоставя на Щаба за обсъждане и одобряване;
12. 12. организира обмяна на опит и добри практики, свързани с подготовката на Председателството по отделните теми от негова компетентност, като за целта кани представители на институциите на Европейския съюз или на другите държави членки;
13. 13. в координация с дирекция „Държавен протокол“ на Министерството на външните работи отговаря за логистичната подготовка и протоколното обслужване по отношение на неформалните заседания на различните формати на Съвета на Европейския съюз и за официалните церемонии по откриването и закриването на Председателството;
14. 14. координира и подпомага логистичното и протоколното обслужване за всички останали събития, включени в календара на Българското председателство на Съвета на Европейския съюз;
15. 15. координира и съгласува всички етапи по подготовката на сградите, в които е предвидено да се провеждат събития, свързани с Председателството; отговаря за нормалното функциониране на сградите съобразно нуждите и при спазване изискванията на Съвета на Европейския съюз;
16. 16. в координация с компетентните органи отговаря за правилното планиране и реализиране на мерки за сигурност в сградите, където ще се провеждат събития по повод Председателството;
17. 17. отговаря за осигуряването на информационните системи за нуждите на Председателството, в това число в система за акредитация, регистрация и настаняване, система за управление на събития, електронния портал „Екип на Българското председателство“ и др.;
18. 18. отговаря за ангажирането на доброволци за осъществяване на дейности по повод Председателството, в това число изпълняващи ролята на лица за свръзка с делегациите, като поддържа връзки с университетите и организациите на гражданското общество;
19. 19. отговаря за изработването на комуникационната стратегия на Председателството и подпомага изпълнениетоù в национален и международен план;
20. 20. подпомага Министерството на външните работи при изпълнението на Комуникационната стратегия в международен план, при мероприятия и събития, организирани от дипломатическите и консулските представителства на Република България, като следи за спазването на единен подход и представяне на съгласувана визия и послания;
21. 21. следи за спазването на единен подход и представяне на съгласувана визия и послания на Българското председателство, като подпомага Министерството на културата, което има водеща роля по съдържателната част, и Министерството на външните работи, което има водеща роля по координацията с дипломатическите представителства при изработването и изпълнението на културната програма за Председателството;
22. 22. организира пресцентъра на Председателството в София;
23. 23. съдейства за осигуряването на спонсори на Председателството;
24. 24. осъществява и други дейности, необходими за обезпечаване на подготовката и провеждането на Председателството.