(1) Компетентното длъжностно лице, приело заявлението за издаване на виза, се подписва върху формуляра и в деня на неговото приемане го регистрира с пореден номер в НВИС, а в дипломатическите и консулските представителства и на граничните контролно-пропускателни пунктове, в които системата не функционира, се регистрира с пореден номер от Дневника на заявленията за издаване на визи за текущата календарна година.
(2)(Доп. - ДВ, бр. 4 от 2025 г., в сила от 14.01.2025 г.) Компетентното длъжностно лице въвежда в НВИС данните относно кандидата, снимката и пръстовите му отпечатъци, и връзките към други заявления за виза от същия кандидат. При създаването на досие за заявлението компетентното длъжностно лице проверява в съответствие с чл. 15 от Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 година относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави членки относно визите за краткосрочно пребиваване (Регламент за ВИС) (ОВ, L 218, 13.8.2008 г., стр. 60) дали някоя от държавите членки вече е въвела във ВИС предишно заявление за виза, което е подал съответният кандидат.
(3)(Нова - ДВ, бр. 4 от 2025 г., в сила от 14.01.2025 г.) Ако съществува предишно въведено заявление, компетентното длъжностно лице свързва всяко ново заявление за издаване на виза към предишното досие на заявление за издаване на виза на съответния кандидат.
(4)(Нова - ДВ, бр. 4 от 2025 г., в сила от 14.01.2025 г.) В случай че кандидатът пътува в група със съпруг/съпруга и/или деца, компетентното длъжностно лице създава отделно досие за всеки кандидат и свързва заявленията на пътуващите заедно лица.
(5)(Предишна ал. 3 - ДВ, бр. 4 от 2025 г., в сила от 14.01.2025 г.) Решението за издаване или отказ за издаване на виза, лицето, което е взело решението, личното явяване на кандидата, проведеното с него интервю, длъжностните лица, участвали в разглеждането на заявлението, както и всички останали релевантни бележки следва да бъдат ясно обозначени върху заявлението за виза в предназначените за служебни бележки полета.