Органите на управление на лечебните заведения, притежаващи качеството на възложители по смисъла на чл. 5, ал. 2, т. 16 от Закона за обществените поръчки, следва да документират процесите по прогнозиране, планиране и провеждане на обществените поръчки така, че да могат да бъдат проследени отговорностите и задълженията на конкретни длъжностни лица, свързани със:
- 1. прогнозиране на потребностите от възлагане, включително за установяване на датите, към които трябва да са налице действащи договори за обществени поръчки;
- 2. планиране провеждането на процедурите;
- 3. извършване на пазарни проучвания или консултации;
- 4. определяне на служителите, отговорни за подготовката на процедурите, и реда за осъществяване на контрол върху тяхната работа;
- 5. получаване и съхраняване на заявления за участие и оферти и реда за определяне на състава и начина на работа на комисията;
- 6. сключване на договорите, проследяване на изпълнението им и приемане на резултатите от тях;
- 7. действия при обжалване на процедурите;
- 8. архивиране на документите, свързани с управлението на цикъла на обществените поръчки;
- 9. поддържане на профила на купувача.