(1) Лични данни се записват в информационен фонд в изпълнение на изискване на нормативен акт, правен акт на ЕС или международен договор, по койтоРепублика България е страна.
(2) При записването на личните данни се спазват следните изисквания:
- 1. съвкупността от данни да идентифицира субекта на данни;
- 2. във фонда се въвежда несъществуваща до този момент съвкупност от данни;
- 3. съвкупността от данни да съдържа източника им.
(3) Съвкупността от данни се записва, като се извършва проверка за наличност и избягване на дублирането на данните.
(4) В документа, въз основа на който се записват лични данни, се посочва източникът на лични данни, а самият документ се регистрира в съответната структура, освен в случаите, когато записването е в хода на автоматизирано административно обслужване, извършване на полицейски или гранични проверки на лица, ползваните от тях документи и превозни средства.
(5) Правните основания по ал. 1 се посочват в организационно-технологичните правила за работа със съответния информационен фонд, в който се обработват лични данни.