(1) Инвестиционното дружество е длъжно да съхранява цялата документация и информация, свързани с дейността му, включително:
- 1. устава на дружеството и другите учредителни и устройствени актове, измененията и допълненията в тях, съдебните решения за регистрация и за промени по партидата на дружеството;
- 2. протоколите от общото събрание на акционерите на дружеството, номерирани и подредени в хронологичен ред, във форма, която изключва заличаване или подмяна на страници или на отделни части от тях;
- 3. протоколите от заседанията на управителните и на контролните органи на дружеството във форма, която изключва заличаване или подмяна на страници или отделни части от тях;
- 4. проспекта за публично предлагане на акции на дружеството, както и всички негови актуализации за инвестиционно дружество от отворен тип;
- 5. счетоводните документи;
- 6. входящата и изходящата кореспонденция, подредена по начин, който изключва заличаване или подмяна на страници или на отделни части от тях;
- 7. актуализиран към последното число на всеки месец списък на лицата, свързани по смисъла на § 1, т. 12 от допълнителната разпоредба на ЗППЦК със: а) инвестиционното дружество и членовете на неговия управителен или контролен орган; б) управляващото дружество и членовете на неговия управителен или контролен орган, както и основанията за свързаност;
- 8. договорите с управляващото дружество или с лицето по чл. 61 ЗППЦК, с банката депозитар и с инвестиционния посредник по чл. 5, ал. 1, т. 3 ЗППЦК, ако има такъв;
- 9. договорите с инвестиционните посредници, чрез които се сключват и изпълняват инвестиционните сделки;
- 10. правилата за оценка на активите, правилата за личните сделки и правилата за вътрешната организация;
- 11. информация и документи, подписани от лицата, упълномощени съгласно договора с управляващото дружество и/или договора с банката депозитар да определят нетната стойност на активите на една акция, емисионната стойност и цената на обратно изкупуване на акциите на инвестиционно дружество от отворен тип;
- 12. месечните счетоводни баланси;
- 13. отчетите от управляващото дружество и от банката депозитар.
- 14. рекламните материали и публикациите, свързани с издаването (продажбата) на акции на инвестиционното дружество.
(2) Управляващото дружество, което управлява договорен фонд, е длъжно да съхранява цялата документация и информация, свързани с дейността на фонда, включително:
- 1. правилата на договорния фонд;
- 2. протоколите от заседанията на управителните и контролните органи на управляващото дружество с взети решения, касаещи дейността на фонда, във форма, която изключва заличаване или подмяна на страници или отделни части от тях;
- 3. съответните документи и информация по ал. 1, т. 4 - 14.
(3) Документите се съхраняват по реда за съхраняване на държавния архивен фонд, като счетоводната информация и документация се съхраняват в сроковете по чл. 42 ЗС, а останалите документи и информация - за срок 5 години.
(4) Документацията по ал. 1 може да се съхранява и от управляващото дружество или от банката депозитар, а документацията по ал. 2 и от банката депозитар съгласно сключения с тях договор.
(5) В случаите, когато инвестиционното дружество съхранява документацията по ал. 1, то предоставя на управляващото дружество и на банката депозитар копия от документите по ал. 1, т. 1, 4, 7 - 11. Когато документацията по ал. 2 се съхранява от управляващото дружество, то предоставя на банката депозитар копия от документите по ал. 2, т. 1 и съответните документи по ал. 1, т. 4, 7 - 11.
(6) Управляващото дружество предава на инвестиционното дружество документите по ал. 1, т. 5 и 11 след изтичането на финансовата година и изготвянето и заверяването на годишния финансов отчет на инвестиционното дружество.
(7) Управляващото дружество, членовете на управителния и на контролния орган на инвестиционното дружество и на управляващото дружество са длъжни да уведомят инвестиционното дружество за наличието на свързаност по смисъла на § 1, т. 12 от допълнителната разпоредба на ЗППЦК в 3-дневен срок от настъпване на съответното основание.