(1) Към регистрите се водят следните книги:
- 1. книга, образувана от подреждането по входящ номер на копия на хартиен носител от заявленията „Образец 1“ и приложенията към тях;
- 2. книга, образувана от подреждането по входящ номер на копия на хартиен носител от заявленията „Образец 2“ и приложенията към тях;
- 3. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по реда на приемането им от Министерския съвет на решения относно одобряване на членството или отказ за членство в ЕОТС на Република България, министерство, административна област и община или сдружение, съставено от такива субекти;
- 4. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на становища на министъра на финансите във връзка с чл. 5, ал. 4 от Постановление № 199 на Министерския съвет от 2007 г. за приемане на Национални правила относно Европейските обединения за териториално сътрудничество (ДВ, бр. 72 от 2007 г.);
- 5. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на Министерството на регионалното развитие и благоустройството копия на писма (приложение № 3) от министъра на регионалното развитие и благоустройството до заявители – публичноправни организации, различни от визираните в т.3, относно одобряване на членството или отказ за членство в ЕОТС;
- 6. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на Министерството на регионалното развитие и благоустройството копия на становища на министъра на регионалното развитие и благоустройството по изготвен от компетентните министри и/или областни управители проект на решение на Министерския съвет относно одобряване на членството или отказ за членство в ЕОТС на Република България, министерство, административна област и община или сдружение, съставено от такива субекти;
- 7. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на отдел „Хоризонтални мерки“ становища до министъра на регионалното развитие и благоустройството по подадени заявления „Образец 1“ и „Образец 2“;
- 8. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на отдел „Хоризонтални мерки“ издадени удостоверения за вписване в регистъра по чл. 1, т.1;
- 9. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по изходящ номер на отдел „Хоризонтални мерки“ издадени удостоверения за вписване в регистъра по чл. 1, т.2;
- 10. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по входящ номер на отдел „Хоризонтални мерки“ на исканите и на изготвените справки по регистъра по чл. 1, т.1;
- 11. книга на хартиен и на електронен носител, образувана от подредени по входящ номер на отдел „Хоризонтални мерки“ на исканите и на изготвените справки по регистъра по чл. 1, т. 2.
(2) Книгите по ал. 1, т.1 и 2 се водят също и в електронен вид в отделни папки, образувани от подреждането по входящ номер на сканираните хартиени копия на заявленията „Образец 1“, съответно „Образец 2“, и приложенията към тях, преобразувани във формат Portable Document Format (PDF) на Adobe Acrobat, на същия компютър, на който се съхранява и компютърната база данни на регистрите по чл. 1.
(3) Когато приложенията към заявленията „Образец 1“ и „Образец 2“ са изготвени от заявителя и в електронен вид в Portable Document Format или като Microsoft Office документи (Word и Excel), те се преобразуват във формат (PDF) и се записват в електронните книги по ал. 1, т.1 и 2 след проверка за идентичност с хартиените копия на приложенията, които не се сканират, ако съвпадат с тези в електронен вид.