(1) Директорът на музея или търговецът определя служител, който извършва вписванията в регистрите. Информацията в регистрите се поддържа и съхранява на електронен и хартиен носител.
(2) Вписването в регистъра на отделна движима културна ценност, колекция или група от вещи, идентифицирани от музея или от търговеца, се извършва в поредност от едно до безкрайност. Всяка вписана културна ценност получава регистрационен номер.
(3) Регистрационният номер по ал. 2 съдържа в поредност:
- 1. поредния номер на вписването в регистъра и годината на вписване;
- 2. шифъра на музея или № на удостоверението по чл. 116 от ЗКН за търговец, извършил идентификация, и класификацията по чл. 52 и 53 от ЗКН с обозначения съгласно ал. 4 и 5.
(4) За посочване на историческия период по чл. 52 от ЗКН в регистрационния номер се включват историческите периоди чрез следните индекси:
- 1. за Праистория - индекс "П";
- 2. за Античност - индекс "А";
- 3. за Средновековие - индекс "С";
- 4. за Възраждане - индекс "В";
- 5. за Ново и Най-ново време - индекс "Н.Н".
(5) За посочване на класификацията по чл. 53 от ЗКН в регистрационния номер се включва съответната научна и културна област, обозначена с цифрата: 1 - за археологически: движими вещи, открити в земята, на повърхността и или под водата и свидетелстващи за епохи и цивилизации, които са обект на археологията; 2 - за етнографски: движими вещи, които са свидетелства за начина на живот и работа, традициите, обичаите, обредите, вярванията и занаятите и дават възможност да се проучат етническите характеристики и промените в материалната и нематериалната култура; 3 - за исторически: движими вещи, свързани с исторически събития и с живота и дейността на изтъкнати личности; 4 - за художествени: произведения на изобразителните изкуства във всичките им техники и разновидности, включително образци на филателията; 5 - за природни: образци от флората, фауната, палеонтоложки и минерални образувания; 6 - за технически: произведения на техническата култура; 7 - за архивни: документи с културно и научно значение, независимо от времето, мястото, носителя и техниката на създаването им; 8 - за книжовни: ръкописни културни ценности до края на 18 век, старопечатни редки и ценни издания, които притежават научна, културна, полиграфическа или библиографска стойност; 9 - за литературни: документални и веществени културни ценности, свързани с цялостната история на литературата.
(6) В регистъра се вписват трите имена и данни за контакт на собственика на културната ценност, съответно същите данни при промяна на собственика на културната ценност.
(7) В 7-дневен срок от настъпване на промяната на собствеността на регистрираната движима културна ценност нейният приобретател или упълномощено от него лице е длъжен да уведоми писмено Министерството на културата, музея или търговеца за отразяване на обстоятелството в регистъра. Уведомлението може да бъде подадено и по електронен път.