(1) За да бъде стартирана процедура по възстановяване на разходи за командировки и/или логистика, бенефициентът предоставя в ЦЗФД следните документи:
- 1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за: а) туининг проект (номер и наименование); б) дейност (номер и описание съгласно туининг договора), в изпълнение на която са извършени исканите за възстановяване разходи; в) период и място на провеждане на семинара/работната среща; г) искана сума за възстановяване; д) банкова информация - титуляр на банковата сметка, обслужваща банка, банков код (BIC) и банкова сметка (IBAN);
- 2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;
- 3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;
- 4. копие на вътрешната ведомствена заповед, удостоверяваща максималния лимит за нощувки, заверено от ръководителя на проекта (РП);
- 5. оригинални индивидуални командировъчни заповеди (ИКЗ) за всеки експерт, съдържащи: а) командировал (институция, командировала лицето); б) номер и дата на заповед; в) трите имена на командированото лице и длъжността му; г) до ... - дестинация; д) и обратно ... - населеното място, от което идва лицето; е) задача (например участие в семинар по дейност 6.5.4); ж) разписани размери на дневни и квартирни лимити; з) пътуването да се извърши с ... (вид превоз, който ще се използва); и) разходи за сметка на ...; й) срок на командировката (от ... до ...); к) подпис на командироващ ръководител и печат на командироваща институция; л) пристигнал ... отпътувал ... (дати, подписи и печати от мястото, където е проведен семинарът); м) написан и подписан доклад; н) попълнена и подписана финансова сметка, заверена от ръководителя на проекта. Дневни пари се изплащат само ако са вписани във финансовата сметка на ИКЗ.
(2) Необходими документи за възстановяване на ползван:
- 1. обществен транспорт - оригинални билети;
- 2. собствен транспорт (лично МПС): а) в командировъчната заповед се посочват данните за вида и марката на ЛМПС, за разхода, вида и цената на ползваното гориво, за разстоянията в километри по републиканската пътна мрежа; разходните норми следва да бъдат съобразени с тези на производителя на МПС за най-икономичен режим на движение - копие от книжката на автомобила или посочените в “Списък на основните норми за разход на гориво на личните МПС при пътуване в командировка”; б) касова бележка/фактура, удостоверяваща единичната цена на зареденото гориво;
- 3. ведомствен транспорт: а) копие на заповед от ръководителя на ведомството за утвърдена разходна норма на ползваното служебно превозно средство, заверено от ръководителя на проекта; б) копие на пътния лист или пътната книжка на превозното средство, заверено от ръководителя на проекта; отчетените разстояния в километри следва да са съобразени с тези по републиканската пътна мрежа; в) касова бележка/фактура, удостоверяваща единичната цена на зареденото гориво;
- 4. нает организиран транспорт - съгласно глава трета, раздел II.
(3) Необходими документи за възстановяване на нощувки - оригинални фактури, прикрепени към съответните индивидуални командировъчни заповеди, съдържащи информация за датите и броя на нощувките. При издадена обща фактура за повече от един участник тя следва да бъде заверена на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът - към нея трябва да бъде приложен издаден, подписан и подпечатан от хотела/почивната база и др. списък с имена на нощувалите, дати, брой нощувки и единична цена.
(4) Необходими документи за възстановяване на логистика (наем зала, наем оборудване, кафе-паузи, работни материали и др.) - оригинални фактури, заверени на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът. В текстовата част на фактурата следва да се включват подробности за фактурираните стоки и услуги, както и тяхното количество и единични цени. В случаите, когато тези фактури са предоставени самостоятелно за възстановяване, те следва да бъдат придружени от писмо-искане по чл. 6, ал. 1, т. 1, копие на страницата с бюджета от договора по чл. 6, ал. 1, т. 2 и копие на страницата от договора по чл. 6, ал. 1, т. 3. Кафе-паузата може да включва кафе, чай, мляко, сметана, безалкохолни напитки и минерална вода.