(1) За осигуряване на транспорт до друга страна - членка на ЕС, ЦЗФД стартира процедура по реда на Закона за обществените поръчки след представяне от бенефициента на следните документи:
- 1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за: а) туининг проект (номер и наименование); б) дейност (номер и описание на дейността, в изпълнение на която е запланувано пътуването); в) период (дата на отпътуване и дата на връщане); г) място на провеждане на командировката; д) дестинация на пътуването (държава и град); е) брой на участниците; ж) вид на транспорта, който трябва да бъде осигурен (самолет/влак/автобус); з) лице за контакт, отговорно за изпълнението на дейността, по която е запланувано пътуването;
- 2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;
- 3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;
- 4. оригинална заповед за командироване по образец на ЦЗФД, подписана и от ръководителя на проекта, съгласно приложение № 2;
- 5. списък на командированите лица, съдържащ: а) трите имена на латиница (по паспорт); б) номер на паспорт/лична карта1 ; 1 За всички пътници, пътуващи до Кралство Испания след 18 юни 2007 г., са необходими още: дата на издаване, държава-издател и срок на валидност на личния документ, с който пътникът пътува. в) единен граждански номер.
(2) Изискваните документи за организиране на пътуване в страна - членка на ЕС, следва да бъдат предоставени в ЦЗФД най-малко три седмици преди датата на заминаване.
(3) При получаването на самолетните билети представител на бенефициента попълва декларация по образец на ЦЗФД съгласно приложение № 3 за получаване на билетите и издадените към тях медицински застраховки.
(4) Оригиналните самолетни билети заедно с всички бордови карти и медицински застраховки следва да бъдат предоставени в ЦЗФД в тридневен срок след завръщането на експертите в България заедно с придружително писмо от ръководителя на проекта, в което трябва да са описани:
- 1. броят на върнатите билети, бордови карти и медицински застраховки;
- 2. туининг проект (номер и наименование), във връзка с който е извършено пътуването;
- 3. дестинация и период на пътуването.