(1) За всяко подлежащо на вписване лице в електронната база от данни се открива партида с уникален индекс, в която се извършват предвидените в наредбата вписвания.
(2) Всяка партида се състои от полета, съответстващи на подлежащите на вписване обстоятелства. Всеки тип поле има уникален индекс, който е еднакъв за всички партиди.
(3) Всяко поле съдържа графи за вписване на следните обстоятелства:
- 1. номера и датата на заповедта на изпълнителния директор на агенцията, с която е разпоредено вписването;
- 2. датата на вписването;
- 3. подлежащото на вписване обстоятелство;
- 4. вида на вписването;
- 5. името на длъжностното лице, извършило вписването;
- 6. номера и датата на заповедта на изпълнителния директор на агенцията, с която е разпоредено заличаване;
- 7. датата на заличаването;
- 8. името на длъжностното лице, извършило заличаването.
(4) Последващите вписвания се извършват така, че да не бъде засегната информацията, съдържаща се в предходни вписвания.
(5) Когато се заличава вписване, в съответното поле се записва, че вписването е заличено. Заличаването не може да води до унищожаване или повреждане на информацията за вписването, което се заличава.
(6) Грешките, допуснати при вписването, се поправят въз основа на писмено разпореждане на изпълнителния директор на агенцията, като в съответното поле се отбелязва поправката. Поправката не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно обстоятелството, което се поправя.
(7) Агенцията изгражда и поддържа автоматизирана информационна система за предаване, получаване, преглеждане и разпространяване по електронен път на информация относно подлежащите на вписване в регистрите обстоятелства.