(1) Регистърът се води от длъжностни лица, определени със заповед на директора на НИНКН.
(2) Регистърът се води на хартия – в томове (регистрационни книги), разделени на териториален принцип – по области, и в електронна база данни.
(3) Документите се подреждат по хронология, като страниците на томовете се номерират. На корицата на всеки том се отбелязват наименованието на регистъра, номерът на тома, а след неговото прошнуроване на последната страница се записва общият брой на страниците.