(1) След постъпване на сигнала в регистъра се вписват най-малко обстоятелствата, посочени във формуляра, както следва:
- 1. лицето, което е приело сигнала;
- 2. датата на подаване на сигнала;
- 3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
- 4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
- 5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;
- 6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето и;
- 7. предприетите последващи действия;
- 8. резултатите от проверката по сигнала;
- 9. периодът на съхраняване на сигнала;
- 10. собственият входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер;
- 11. уникалният идентификационен номер.
(2) Вписването в регистъра на данните по ал. 1, т. 10 и 11 и на други обстоятелства по ал. 1, известни от съдържанието на подадения сигнал, се извършва незабавно.
(3) В случай че в сигнала липсва информация по някой от реквизитите на формуляра, служителят по чл. 3 писмено уведомява сигнализиращото лице за необходимостта в 7-дневен срок да предостави допълнителни сведения с цел попълване на липсващата информация, като дава указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. В този случай допълването в регистъра се извършва незабавно след постъпване на допълнително предоставената информация.
(4) Вписването на обстоятелствата по ал. 1, които не са известни към датата на подаване на сигнала, и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания по преценка на задължения субект по чл. 12, ал. 1 от закона се извършва поетапно съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала.
(5) При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала.
(6) Служителят по чл. 3 поддържа актуални данни в регистъра на български език независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
(7) Правилата и критериите за разглеждане на сигнали, включително за определяне на актуален статус на сигнал, се уреждат с указания на Комисията.