(1) За всяко подлежащо на вписване лице в електронната база данни се открива партида с уникален индекс, в която се извършват предвидените в наредбата вписвания. Към всяка партида има партидно дело, към което се съхраняват приложените за вписване документи.
(2) Всяка партида се състои от полета, съответстващи на подлежащите на вписване обстоятелства. Всеки тип поле има уникален индекс, еднакъв за всички партиди.
(3) Вписването на обстоятелствата по делото на съответното лице се извършва въз основа на данните, съдържащи се в представените документи, или на данните, които са събрани служебно.
(4) Последващите вписвания се извършват така, че да не бъде засегната информацията, съдържаща се в предходни вписвания.
(5) Когато се заличава вписване, в съответното поле се записва, че вписването е заличено, и се посочва датата на заличаването и лицето, извършило вписването, както и причината за това заличаване. Заличаването не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно заличеното вписване.