(1) Преди подаване на заявка за плащане получателят на финансовата помощ е длъжен да представи искане за одобрение на разходите и доклад по образец, като броят и размерът на плащанията са описани в договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Образецът на искане за одобрение на разходите и образецът на доклад са приложения към договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.
(2) Докладите трябва да съдържат пълна информация за всички дейности по проекта, които са били изпълнени в периода, за който се иска възстановяване на разходите, и да са придружени със заверени от получателя копия на документи, доказващи реалното им извършване.
(3)(Нова - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) Към доклада по ал. 2 получателите на финансовата помощ - юридически лица с нестопанска цел, прилагат:
- 1. декларация относно обстоятелства по чл. 93, параграф 1, чл. 94 и чл. 96, параграф 2, буква "а" от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности, съгласно приложение № 6а;
- 2. свидетелство за съдимост на представляващия и членовете на управителния орган на получателя на помощта, както и временно изпълняващ такава длъжност, а в случай че членове са юридически лица - от техните представители в съответния управителен орган; свидетелството за съдимост да е издадено не по-рано от 1 месец преди предоставянето му.
(4)(Изм. - ДВ, бр. 48 от 2009 г., предишна ал. 3 - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) Министерството на земеделието и храните преглежда и одобрява доклада за изпълнение на дейностите в съответствие с условията на договора за финансиране.
(5)(Изм. - ДВ, бр. 48 от 2009 г., предишна ал. 4, изм. - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) В срок 30 работни дни от получаване на доклада МЗХ извършва проверка и одобрява изцяло или частично направеното искане за одобрение на разходи, за което издава на получателя уведомително писмо. МЗХ одобрява частично направеното искане в случаите, когато направените разходи са недопустими или не са доказани документално съгласно ал. 1 и 2.
(6)(Изм. - ДВ, бр. 48 от 2009 г., предишна ал. 5 - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) При установяване на непълноти и неточности в представения доклад и приложените документи МЗХ може да изиска от получателя допълнителна информация и/или представяне на допълнителни документи, които следва да бъдат представени в срок до 14 работни дни от датата на уведомяването.
(7)(Предишна ал. 6 - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) Срокът по ал. 4 спира през времето за предоставяне на допълнителна информация и/или документи.
(8)(Изм. - ДВ, бр. 48 от 2009 г., предишна ал. 7 - ДВ, бр. 64 от 2011 г.) Когато има неодобрение на разходи от МЗХ, получателят няма право да подаде друго искане за одобрение на същия разход.