(1) За всяко подлежащо на регистрация лице в компютърната база данни се открива партида с уникален индекс, в която се извършват предвидените в наредбата вписвания.
(2)(Изм. - ДВ, бр. 35 от 2007 г.) Всяка партида се състои от полета, съответстващи на подлежащите на вписване обстоятелства.
(3) Всяко поле съдържа графи за вписване на следните обстоятелства:
- 1. номера и датата на решението на комисията, с което е постановено вписването;
- 2. датата на вписването;
- 3. съответното подлежащо на вписване обстоятелство;
- 4. вида на вписването;
- 5. името на длъжностното лице, извършило вписването;
- 6. забележки.
(4) Последващите вписвания на нови обстоятелства се извършват така, че да не бъде засегната информацията, съдържаща се в предходни вписвания.
(5) Когато се заличава вписано обстоятелство, в съответното поле се записва, че вписването е заличено. Заличаването не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно вписването, което се заличава.
(6) Грешките, допуснати при вписването, се поправят въз основа на решение на комисията, като в съответното поле се отбелязва поправката. Поправката не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно обстоятелството, което се поправя.