(1) За всяко подлежащо на регистрация лице в картотеката се открива дело, в което в хронологичен на постъпването ред се класират всички отнасящи се до него разпореждания за вписване, както и подлежащата на вписване информация, документирана на хартиен носител.
(2) Всяко дело има уникален номер, съвпадащ с номера на партидата на регистрираното лице.
(3) Всички класирани в делото документи се придружават от опис, на който се поставя датата на постъпване на описаните документи. Описът се заверява от длъжностно лице, което води картотеката на регистрираните лица.