(1) Документите с фабрична номерация се отчитат ежегодно след приключване на януарската поправителна сесия.
(2) Със заповед на директора на институцията се определя комисия за отчитане на документите с фабрична номерация, която съставя отчет за получените и разходваните документи с фабрична номерация, съгласно образец (приложение № 5) и протокол за унищожените документи с фабрична номерация. 1. Отчетът съдържа следните реквизити: наименование на отчета; дата на съставяне; номенклатурен номер на документа; наименование на документа; заявено количество (брой); получени от институцията документи с фабрична номерация: серия; от номер до номер (брой); брой на издадените по регистрационни книги документи по видове; брой документи, които следва да се унищожат с протокол (анулирани документи и годни-остатък на неизползвани бланки); общ брой унищожени документи, остатък дубликати; в отчета се описват и наличните бланки за различните видове дубликати по серии и номера; Отчетът за получените и разходваните документи се изготвя и подписва от комисията в два еднообразни екземпляра - един за училището и един за РИО. Отчетът се заверява с името, фамилията и подписа на директора на институцията и се подпечатва с печата на институцията.
(3) Задължение на институцията е да представи единия от екземплярите на отчета на РИО в срок до 31 март заедно с копие на протокола за унищожаване на документи с фабрична номерация.
(4) Със заповеди на директора на институцията и началника на РИО се определя мястото на съхранение на отчета на документи с фабрична номерация. Срокът на съхранение е постоянен.