т. 12

описание на всички останали документи, изисквани от системата за управление на качеството. 3.5 Контрол на документите 3.5.1 Документите, които са необходими за системата за управление на качеството, трябва да бъдат контролирани. Осигуряването на контрол върху документите трябва да се прилага към всички видове документи, включително, но без ограничение: електронни среди и ИТ приложения, когато електронните среди могат да повлияят върху надеждността на услугата или записваните данни. 3.5.2 Следва да бъде въведена документирана процедура за определяне на контролите, необходими за:

1. 1. одобряване на документи по отношение на тяхната уместност преди издаването;
2. 2. преглед и актуализация, както е необходимо и препотвърждаване на одобрението;
3. 3. гарантиране, че промените и текущото състояние на редакцията на документите са идентифицирани;
4. 4. гарантиране, че съответните версии на приложимите документи са на разположение за ползване в определените точки;
5. 5. гарантиране, че документите остават четливи и леснооткриваеми;
6. 6. гарантиране, че документите с външен произход са определени от ПО като необходими за планирането и действието на системата за управление на качеството, че те са идентифицирани и тяхното разпространение е контролирано; и 7. предотвратяване на неумишлено използване на остарели документи и внасянето на подходящи опознавателни знаци, ако същите бъдат запазени поради някаква причина. 3.6 Контрол на записите 3.6.1 Трябва да бъдат създадени записи, за да се осигури доказателство за изпълнение на изискванията от този кодекс и за ефективната работа на системата за управление на качеството. Записите трябва да бъдат контролирани. 3.6.2 ПО трябва да създаде документирана процедура, определяща контролите, необходими за идентификацията, съхранението, защитата, изваждането, времето за задържане и начина на разпореждане със записите. Записите трябва да остават четливи, лесноразпознаваеми и леснонамираеми. 3.6.3 ПО следва да гарантира, че записите се поддържат така, че да отразяват достиженията на изискваните стандарти по условията, включени в задължителното сертифициране и предоставяните услуги, както и ефективната работа на системата за управление на качеството. Записите, различни от посочените в 3.6.4.2, трябва да се поддържат най-малко за периода, през който ПО предоставя задължително сертифициране и услуги. Записите, посочени в 3.6.4.2 за даден кораб, трябва да се съхраняват за минимален срок от три години след периода, през който ПО е изпълнила задължително сертифициране и услуги за съответния кораб, или за по-дълъг период, ако така е посочено в договора между държавата на знамето и ПО. 3.6.4 Записите следва да включват най-малко такива, отнасящи се до: 1. създаване на правила и разпоредби и свързаното с това проучване; 2. прилагането на правилата и разпоредбите и задължителните изисквания чрез: 1. проверка и/или одобряване на документи и/или чертежи, отнасящи се към проекта; 2. одобряване и сървей на материали и оборудване; 3. сървей по време на строителството и монтажните работи; 4. сървей по време на експлоатация; 5. издаване на сертификати; 3. корабния регистър; и 4. всички други записи, изисквани от тази система за управление на качеството и всякакви допълнителни изисквания, въведени от признаващата държава на знамето. 3.7 Планиране 3.7.1 ПО трябва да гарантира, че целите на качеството, включително тези във връзка с изпълнението на изискванията за задължително сертифициране и услуги, са определени за съответните длъжности и служебни нива вътре в организацията. 3.7.2 Целите на качеството трябва да са измерими и съвместими с политиката по качеството. 3.7.3 При своето планиране ПО трябва да вземе предвид посочените по-долу елементи и да използва резултатите, за да оцени ефективността на нейните стандарти и процедури и тяхното въздействие върху безопасността на човешкия живот и имуществото и морската среда: 1. че е извършено планиране на система за управление на качество, за да се отговори на изискванията на задължителните инструменти на ИMО, включително, но без ограничение, този кодекс, неговата система за управление на качеството и националното законодателство на упълномощаващата държава на знамето; 2. че целостта на системата за управление на качеството е запазена, когато се планират и въвеждат промени в системата за управление на качеството; 3. че нуждите и очакванията на клиентите и другите заинтересовани страни са взети под внимание, например обратна връзка от ИМО, държавите на знамето и браншови асоциации; 4. ефективността на услугите на база статистики от държавния пристанищен контрол, произшествия, тенденции на загуба и обратна връзка, получени от вътрешни и външни потребители; 5. ефективността на процесите, включени в системата за управление на качеството, на база обратна връзка от вътрешни проверки, несъответствия и вътрешни коментари; 6. научени уроци от по-ранен опит и извлечени от проучване на доклади за извършени проверки, разследване на произшествия или външни източници; и 7. други източници на информация, която указва възможности за подобрение. 3.7.4 ПО следва да определи и планира процесите, които са необходими за системата за управление на качеството, и да определи последователността и взаимодействието между тези процеси. 3.7.5 ПО следва да определи критериите и изискванията, които трябва да бъдат изпълнени, за да се гарантират действието и контролът върху тези процеси, включително критерии за приемане и оценка на необходимите ресурси. 3.7.6 ПО следва да планира и разработи процесите, необходими за задължителното сертифициране и услуги. Планирането на задължителното сертифициране и услугите трябва да е съвместимо с изискванията на другите процеси от системата за управление на качеството. 3.7.7 При планирането на задължителното сертифициране и услуги ПО трябва да определи следното според случая: 1. цели на качеството и изисквания за задължителното сертифициране и услуги; 2. необходимостта за въвеждане на процеси и документи и за осигуряване на ресурси, които са специфични за дейността; 3. изискваните дейности по проверка, потвърждаване, проследяване, измерване, инспектиране и изпитване и критериите за приемане; и 4. записите, необходими, за да представят доказателство, че задължителното сертифициране и услугите отговарят на изискванията на системата за управление на качеството; изискванията, включени в кодекса и националното законодателство на признаващата държава на знамето. 3.7.8 Резултатите от това планиране трябва да са във формат, подходящ за структурата и метода на работа на ПО. Резултатът от планирането трябва да отчита: 1. отговорността и правомощията да се създават планове за подобрение; 2. необходимите умения и знания; 3. подходи за подобрение, методика и инструменти; 4. ресурсни изисквания; 5. алтернативни нужди от планиране; 6. индикатори за изпълнение; и 7. необходимостта от записи и документи. 3.8 Организация 3.8.1 Големината, структурата, опитът и възможностите на ПО трябва да са съизмерими с вида и степента на упълномощените от държавата на знамето задължително сертифициране и услуги. 3.8.2 ПО трябва да покаже, че има техническата, административната и управленската компетентност и потенциал, за да осигури навременното предоставяне на качествени услуги. 3.8.3 ПО следва на определи член от своето ръководство, който независимо от другите му отговорности трябва да има отговорности и правомощия, включващи: 1. гарантиране, че процесите, които са необходими за системата за управление на качеството, са въведени, изпълнявани и поддържани; 2. гарантиране, че процесите, които са необходими за ефективното предоставяне на задължително сертифициране и услуги, са въведени, изпълнявани и поддържани; 3. докладване пред висшето ръководство по работата на системата за управление на качеството; предоставянето на задължително сертифициране и услуги и евентуалните нужди от подобрение; и 4. гарантиране, че се подобрява осведомеността относно всички изисквания в цялата ПО. 3.8.4 ПО следва да осигури, че отговорностите и правомощията са определени и разпространени вътре в ПО. 3.9 Комуникации 3.9.1 Вътрешна комуникация ПО трябва да осигури, че вътре в ПО са създадени подходящи процеси на комуникация и че се осъществява комуникацията по отношение на ефективността на системата за осигуряване на качество и задължителното сертифициране и услуги. 3.9.2 Комуникация/сътрудничество с държавата на знамето 3.9.2.1 ПО следва да създаде подходящи комуникационни процеси с упълномощаващата държава на знамето, които наред с останалото се отнасят до следното: 1. информацията, конкретизирана от държавата на знамето, относно упълномощаването; 2. класифициране на кораби (даване на клас, промени и отнемане) според случая; 3. случаи, когато даден кораб не е годен да отплава в морето без опасност за кораба и лицата на борда или представлява заплаха или опасност за околната среда; 4. информация за всички пропуснати срокове за проверки, препоръки или условия на класа, работни условия или работни ограничения, констатирани за класифициран от ПО кораб; тази информация следва да бъде предоставяна при поискване от страна на упълномощаващата държава на знамето; и 5. друга информация, както е конкретизирано от упълномощаващата държава на знамето. 3.9.2.2 ПО следва да допуска участие на държавата на знамето в разработването на нейните правила и/или нормативна уредба. 3.9.2.3 ПО следва да определи, предложи и, със съгласието на държавата на знамето, да въведе ефективна система за комуникация с държавата на знамето във връзка със: 1. запитвания, договори и други, включително изменения; и 2. обратна връзка от държавата на знамето, включително проблеми на съответствието, касаещи задължителното сертифициране и услуги. 3.9.3 Сътрудничество между признатите организации 3.9.3.1 В установената от държавата на знамето рамка признатите организации си сътрудничат и споделят съответен опит с други ПО с оглед стандартизиране на процесите, касаещи задължителното сертифициране и услуги, извършвани от името на държавата на знамето, както е целесъобразно. 3.9.3.2 В установената от държавата на знамето или от група държави на знамето рамка признатите от тази държава или държави организации трябва да създадат и поддържат подходящи процеси, свързани със сътрудничеството по въпроси от техническо естество и въпросите на безопасността, що се отнася до услугите за задължителните сървеи и сертифициране на кораби, които могат да засегнат изцяло или частично валидността на сертификатите, издадени от друга ПО от името на въпросната държава/държави на знамето. Държавите на знамето следва да се стремят към взаимно сътрудничество с цел да осигурят, доколкото е практически приложимо, съвместимост между техните съответни рамки. 3.9.3.3 Никоя държава на знамето не може да нарежда на нейните признати организации да прилагат спрямо кораби, различни от плаващите под нейно знаме, изисквания, отнасящи се до нейните класификационни правила, изисквания, процедури, нито изпълнението на други задължителни процедури по сертифициране, които са извън изискванията на конвенцията и задължителните инструменти на ИМО. 3.9.3.4 В случаите, когато сертифицирането на кораб е прехвърлено от една ПО на друга, загубилата организация следва, без ненужно забавяне, да предостави на спечелилата организация достъп до досието на кораба, включително: 1. просрочени сървеи; 2. просрочени препоръки и просрочени условия за класа; 3. оперативни условия, издадени срещу кораба; 4. оперативни ограничения, издадени срещу кораба; и 5. техническа информация, чертежи, планове и документи, вземащи под внимание съответните насоки, разработени от Организацията1. 1 MSC-MEPC.5/Circ.2–Насоки към администрациите за осигуряване на подходящо прехвърляне между признатите организации на дейности, свързани с класа. 3.9.3.5 Нови сертификати за корабите могат да бъдат издавани от спечелилата организация само след като всички просрочени сървеи бъдат задоволително изпълнени и всички просрочени препоръки или условия на класа, издадени по-рано по отношение на кораба, бъдат извършени, както е уточнено от загубилата организация. 3.9.3.6 В рамките на един месец от издаването на сертификатите спечелилата организация следва да уведоми загубилата организация за датата на издаване на сертификатите и да потвърди датата, мястото и действията, които са предприети по отношение на всеки просрочен сървей, препоръка или условие на класа. 3.9.3.7 Признатите организации трябва да въведат и изпълняват подходящи общи изисквания по отношение на случаите на прехвърляне на сертифицирането на кораби, там където са необходими специални предпазни мерки. Такива случаи трябва, като минимум, да включват сертифициране на стари кораби над 15 години и прехвърлянето на кораб от организация, която не е призната от държавата на знамето на този кораб. 3.10 Преглед на ръководството 3.10.1 Обща част С цел да осигури непрекъсната устойчивост, годност и ефективност ръководството на ПО трябва да преглежда на планирани интервали не по-дълги от 13 месеца своята система за управление на качеството, включително преглед на изпълнението на задължителното сертифициране и услуги от страна на ПО. Този преглед трябва да включва оценка на възможностите за подобрение и необходимостта от промени в системата за управление на качеството, включително политиката за качеството и целите на качеството. 3.10.2 Входящи данни за прегледа Входящите данни за прегледа трябва да включват следната информация: 1. резултати от одити; 2. обратна връзка от заинтересованите страни; 3. изпълнение на процеса и последователност на съответствието със задължителните изисквания; 4. състояние на превантивните и коригиращите действия; 5. действия, предприети в резултат от предходни прегледи на ръководството; 6. промени, които могат да засегнат системата за управление на качеството; и 7. препоръки за подобрение. Всякакви изходящи от ръководството прегледи, съдържащи информация по отношение на целите на качеството, оплаквания от клиенти и проследяване на дейността в рамките на ПО, трябва да бъдат използвани като входяща информация за прегледа на висшето ръководство. 3.10.3. Изходящи данни от прегледа 3.10.3.1 Изходящите данни от прегледа на ръководството трябва да включват всякакви решения и действия, свързани със: 1. подобряване на ефективността на системата за управление на качеството и нейните процеси; 2. подобряване на услугите, свързани с изискванията, определени в договора за упълномощаване; и 3. ресурсни изисквания. 3.10.3.2 Ръководството трябва да гарантира, че всички резултати от неговия преглед на системата за управление на качеството, включително изведените цели по отношение на качеството, са документирани и сведени до знанието на цялата организация, както е целесъобразно. 3.10.3.3 Трябва да се съхраняват записи от прегледите на ръководството. 4 РЕСУРСИ 4.1 Обща част 4.1.1 ПО следва да определи и осигури подходящи ресурси по отношение на технически, управленски и сървей възможности, за да изпълнява възложените й задачи, да има на разположение ресурсите, които са необходими за изпълнение на системата за управление на качеството, за непрекъснатото подобряване на нейната ефективност и за подобряване на работата на ПО по задължителното сертифициране и предоставянето на услуги. 4.1.2 ПО трябва да може да документира обширен опит в оценяването на проекта, конструкцията и оборудването на кораби, както и възможности за ефективно изпълнение на задължителното сертифициране и услугите от името на държавата на знамето. 4.1.3 ПО следва да има капацитет за следното: 1. да осигурява издаването и систематичното поддържане на правила и/или разпоредби относно проекта, конструкцията и сертифицирането на кораби и техните основни технически системи, както и да осигурява подходящи възможности за изследователска работа с цел да осигури подходящата актуализация на публикуваните критерии; от ПО се изисква да поддържа актуална версия на тази публикация на английски език; и 2. да позволи в създаването на нейните правила и/или разпоредби да участват представители на държавата на знамето и други заинтересовани страни. 4.2 Персонал 4.2.1. ПО трябва да има по всяко време значителен управленски, технически, помощен и изследователски персонал, съизмерими с големината на флота, неговия клас и състав, както и с нейното участие в построяването, ремонта и преоборудването на корабите. ПО трябва да е в състояние да насочва към всяко място на дейност, когато и както е необходимо, средства и персонал, съизмерими със задачите, които ще се изпълняват в съответствие с изискванията на този кодекс и на държавата на знамето. 4.2.2 Управленският екип на ПО трябва да притежава компетентността, способностите и възможностите да организира, управлява и контролира извършването на задължителното сертифициране и услугите с цел да се увери в спазването на изискванията, свързани с делегираните задачи, и трябва наред с останалото: 1. да притежава подходящ по численост компетентен персонал за надзор, техническа оценка и сървей; 2. да разработва и поддържа подходящите процедури и указания; 3. да поддържа актуална документация по тълкуването на приложимите инструменти; 4. да оказва техническо и административно съдействие на оперативния персонал; и 5. да преглежда докладите от сървеите и писмата за одобрение на планове по отношение на точността и спазването на изискванията и да предоставя експертна обратна връзка с цел непрекъснато подобряване. 4.2.3 ПО трябва да има квалифициран персонал, който да осигури исканата услуга да има подходящо географско покритие и местно представителство, според изискванията. 4.2.4 ПО трябва да изпълнява задължителното сертифициране и услугите чрез използването единствено на първокласни сървейори и одитори, наети единствено от ПО и притежаващи надлежната квалификация, обучение и правомощия да изпълняват всички задължения и дейности, възложени на техния работодател, в рамките на тяхното ниво на работна отговорност. Като остава отговорна за сертифицирането от името на държавата на знамето, ПО може да възложи радиосървеите на нещатни инспектори в съответствие с раздел 5.9 на част ІІ от този кодекс. 4.2.5 Персоналът на ПО, който извършва задължителното сертифициране и услуги и е отговорен за тях, трябва да има следното минимално официално образование: 1. квалификация, придобита във висше учебно заведение в съответната техническа област или физическа наука (минимум двегодишна програма); или 2. квалификация, придобита в морска или мореплавателна институция, и подходящ плавателен стаж като сертифициран корабен офицер, и 3. отлично владеене на английски език съобразно обхвата на задължителното сертифициране и услуги. 4.2.6 Останалият персонал, оказващ съдействие в изпълнението на задължителните дейности, трябва да е с образование, обучение и под надзор съобразно със задачите, които е упълномощен да изпълнява. 4.2.7 ПО следва да въведе документирана система за проследяване на квалификацията на персонала и за непрекъснато опресняване на знанията му, както е подходящо за задачите, които персоналът е упълномощен да изпълнява. Тази система трябва да включва подходящи обучения, включително, наред с останалото, по международни инструменти и необходимите процедури, свързани с предоставянето на задължително сертифициране и услуги, както и практическо обучение с инструктор; системата трябва да предоставя документирано доказателство за удовлетворително завършено обучение. Като минимум трябва да бъдат изпълнени разпоредбите на приложения 1 и 2. 4.3 Инфраструктура 4.3.1 ПО трябва да определи, осигури и поддържа инфраструктурата, необходима за изпълнение на задължителното сертифициране и услугите, в съответствие с изискванията на задължителните инструменти на ИМО. Инфраструктурата включва според случая: 1. сграда, работни места и свързаните с тях комунални услуги; 2. работно оборудване (хардуер и софтуер); и 3. поддържащи услуги, включващи, но без ограничение, транспорт, комуникации, обучение и информационни системи. 4.3.2 Системите (хардуер и софтуер), предоставени на сървейора, трябва да бъдат идентифицирани, както и трябва да бъде проведено и документирано подходящото обучение за работа с тях. Специално внимание трябва да се обърне на ситуацията, когато сървейорът работи от домашен офис. 4.4 Работна среда 4.4.1 ПО трябва да се увери, че работната среда е безопасна и ефективна за изпълнение на задължителното сертифициране и услуги. В случай че условията на работната среда не се осигуряват от ПО, условията на средата, в която е допустимо осъществяването на сървея, трябва да бъдат ясно посочени на клиента преди започване на сървея. 4.4.2 ПО трябва да определи необходимите работни процедури, които се изискват за безопасното и ефективно изпълнение на задължителното сертифициране и услуги. Трябва да се проведе и документира обучение за лична безопасност на персонала. 4.4.3 Трябва да бъдат определени и документирани изискванията по отношение на средствата за лична защита, които следва да се използват при изпълнение на задължителното сертифициране и услуги, както и процедурите за лична безопасност на сървейорите по време на работа. 5 ПРОЦЕСИ НА ЗАДЪЛЖИТЕЛНОТО СЕРТИФИЦИРАНЕ И УСЛУГИ 5.1 Обща част Трябва да е ясно, че задължителното сертифициране и услуги представляват процес на разработване на предоставянето на услуги от името на държавата на знамето и дейности на ПО по проверка на съответствието, а не процеса на проектиране на кораб или морско оборудване. 5.2 Проект и разработка ПО трябва да планира и контролира проектирането и разработката на процесите за задължително сертифициране и услуги. В етапа на проекта и планирането на разработката организацията трябва да определи: 1. етапите на проектиране и разработка; 2. какъв преглед, проверка и удостоверяване са подходящи за етапите на проектиране и разработка на всяка една услуга; и 3. отговорностите и правомощията за проектиране и разработка. 5.2.2 ПО следва да допуска участие на представители на държавата на знамето и заинтересованите страни в разработката и прегледа на нейните правила, процедури и/или разпоредби, особено в процеса на разглеждане преди тяхното финализиране. 5.2.3 ПО следва да включи в нейните правила и/или процедури: 1. изисквания, конкретизирани и съобщени на ПО от държавата на знамето, по-конкретно относно задължителното сертифициране и услуги2; 2. изисквания, които не са посочени от държавата на знамето, но са необходими за посоченото или предвидено използване, както е определено от ПО. 2 Вж. Кодекс за прилагане на задължителните инструменти на ИМО, 2011, приет с резолюцияA. 1054(27) и измененията. 5.2.4 Изпълнението на изискванията може да е под формата на въвеждане на вътрешни изисквания на ПО или чрез използването на оригинални документи на ИМО или на държавата на знамето. 5.2.5 ПО не може да издава задължителни сертификати на кораб независимо от знамето, под което плава, в случай че на кораба е бил отнет класът или е бил сменен класът с цел безопасност, преди да е дадена възможност на компетентната администрация на държавата на знамето да изрази в разумен срок становището си, дали е необходима пълна проверка. 5.3 Входящи данни за проекта и разработката 5.3.1 Входящите данни за изискванията на услугата трябва да бъдат определени и да се поддържат записи. Тези входящи данни трябва да включват: 1. приложими законови и регулаторни изисквания; 2. според случая информация, получена от предишни сходни проекти; 3. други изисквания, които са съществени за проекта и разработката, като например функционални и работни изисквания; и 4. професионален опит с кораби и мобилни офшорни инсталации, придобит от самата ПО и от външни източници. 5.3.2 Входящата информация трябва да бъде разгледана по отношение на това, дали е подходяща. Изискванията трябва да са пълни, ясни и да не са в противоречие помежду си. 5.4 Изходящи данни от проекта и разработката На подходящи етапи следва да се изпълняват систематични прегледи на правилата и стандартите за проекта и разработката в съответствие с планираната организация, за да се оцени дали резултатите отговарят на изискванията, както и да се набележат евентуалните проблеми и да се предложат необходимите действия. 5.5 Проверка на проекта и разработката Проверката трябва да се изпълни в съответствие с планираната организация, за да се гарантира, че резултатите от проекта и разработката съответстват на входящите изисквания по отношение на тях. Трябва да се поддържат записи на резултатите от проверката и всички необходими действия. 5.6 Контрол върху промените на проекта и разработката Промените в проекта и разработката трябва да бъдат отбелязани и да се поддържат записи. Промените трябва да се разгледат, проверят и потвърдят според случая и да бъдат одобрени преди тяхното въвеждане. Прегледът на промените в проекта и разработката трябва да включва оценка на ефекта от промените върху съставните части и вече доставения продукт. Трябва да се поддържат записи за резултатите от промените и евентуалните необходими действия. 5.7 Контрол на продукцията и предоставянето на услуги 5.7.1 ПО трябва да гарантира, че всички задължителни сертификации и услуги се изпълняват при контролирани условия. 5.7.2 Контролираните условия трябва да включват, когато е приложимо: 1. наличност на информация, описваща статута и състоянието на проверените и сертифицирани кораби; 2. наличие на правила, разпоредби, работни указания и други приложими стандарти, както е необходимо; 3. използване на подходящо оборудване; 4. наличие и използване на оборудване за проследяване и измерване; 5. изпълнение на проследяване и измервания; 6. използване на контроли, за да се осигури прецизност на докладите от сървеи и сертификатите както преди, така и след издаването им; и 7. безопасна работна среда. 5.7.3 ПО трябва да извърши задължителното сертифициране и услуги на кораба в съответствие с приложимите международни изисквания и изискванията на този кодекс. Когато ПО приема от държавата на знамето кораб, който първоначално е бил построен, без да е известно под чие национално знаме ще плава, ПО удостоверява дали корабът отговаря на националните изисквания на държавата на знамето, преди да извърши сертифицирането. 5.8 Собственост на клиента ПО трябва да определи, провери, защитава и опазва имуществото, предоставено от клиентите за изпълнение на задължителното сертифициране и услуги. Ако имущество бъде загубено, повредено или е негодно за употреба по друг начин, ПО трябва да съобщи това на собственика на имуществото и да поддържа подходящите записи. 5.9 Възлагане на трети лица и доставчици на услуги 5.9.1. В случаите, когато ПО възлага на трети лица (подизпълнители) услуги, отнасящи се до съответствие с изискванията, или приема работа, изпълнена от трето лице, одобрено от ПО, ПО трябва да гарантира, че упражнява пълен контрол върху изпълнението на тези услуги. Държавата на знамето може да увеличи обема на контрол, който трябва да се упражнява върху услугите, възложени на трети лица. Процесът на възлагане на услуги на трети лица трябва да бъде заложен в системата за управление на качеството на ПО. За целите на отчетността към държавата на знамето работата, изпълнена от подизпълнител или доставчик на услуги, представлява работа, изпълнена от ПО, и трябва да отговаря на изискванията, наложени на ПО по смисъла на този кодекс. 5.9.2. Фирмите, предоставящи услуги от името на собственик на кораб или на мобилно офшорно съоръжение, резултатите от които се използват от ПО при вземането на решение, засягащо задължителното сертифициране и услуги, подлежат на одобрението и контрола на ПО в съответствие с процедурите, предвидени в системата за управление на качеството. 5.10 Контрол върху проследяващите и измервателните устройства 5.10.1 ПО определя какво проследяване трябва да бъде извършено и какви измервания да бъдат направени, както и какво проследяващо и измервателно оборудване е необходимо, за да бъдат осигурени доказателства за съответствие с приложимите изисквания. 5.10.2 ПО трябва да въведе процеси, гарантиращи, че проследяването и измерванията могат да бъдат изпълнявани по начин, който съответства на изискванията за проследяване и измерване. 5.10.3 Там, където е необходимо да се осигурят валидни резултати, измервателното оборудване трябва: 1. да бъде калибрирано или проверено, или и двете, на определени интервали или преди употреба спрямо измервателни стандарти, които са съизмерими с международни или национални стандарти за измерване; когато такива стандарти не съществуват, се записва използваната база за калибриране или проверка; 2. да бъде регулирано или повторно регулирано при необходимост; 3. да има идентификация, за да се определи състоянието му на калибриране; 4. да бъде защитено от настройки, които биха направили невалидни резултатите от измерването; и 5. да бъде защитено от повреда и дефектиране по време на работа, поддръжка и съхранение. 5.10.4 ПО трябва да оцени и запише валидността на резултатите от предишни измервания, когато е било установено, че оборудването е в несъответствие с изискванията. ПО трябва да предприеме подходящи действия по отношение на въпросното оборудване. Трябва да се поддържат записи на резултатите от калибрирането и проверката. 5.10.5 Когато компютърен софтуер се използва за проследяване и измерване на специфични изисквания, трябва да бъдат проверени възможностите му да удовлетвори предвиденото приложение. Това трябва да стане преди първото използване и да бъде потвърдено, както е необходимо. 5.10.6 Когато ПО проверява изпитания на обект на производители, строители, ремонтчици или собственици и отчита същите, ПО трябва да гарантира, че използваните в процеса измервателни устройства са идентифицирани и е получено доказателство за тяхното калибриране. Когато ПО освидетелства изпитания на работно оборудване, което е монтирано или налично на борда на кораб, трябва да бъдат установени начини, чрез които ПО да се увери в подходящата прецизност на измервателното оборудване. 5.11 Оплаквания ПО трябва да има документиран процес за разглеждане на оплаквания, свързани със задължителното сертифициране и услуги. 5.12 Жалби ПО трябва да има документиран процес за разглеждане на жалби, свързани със задължителното сертифициране и услуги, в съответствие с изискванията на държавата на знамето. 6 ИЗМЕРВАНЕ НА РЕЗУЛТАТИТЕ, АНАЛИЗ И ПОДОБРЯВАНЕ 6.1 Обща част 6.1.1 ПО следва да планира и изпълнява процесите по проследяване, измерване, анализ и подобряване на процесите, които са необходими, за да се покаже съответствие с изискванията на задължителното сертифициране и услуги, да се осигури съответствие на системата за управление на качеството и за непрекъснато подобряване на ефективността на системата за управление на качеството. Това включва определяне на приложимите методи, включително статистически техники и обема на тяхната употреба. Използваните от ПО измервания трябва да се преглеждат периодично и данните да се проверяват непрекъснато за точност и пълнота. 6.1.2 ПО следва да разработи ключови индикатори за изпълнение по отношение на задължителното сертифициране и услуги. 6.2 Вътрешен одит 6.2.1 ПО трябва да изпълнява програма за одити; включително извършване на вътрешни одити на планирани интервали от време, за да се определи дали упълномощената дейност съответства на планираната организация и дали системата за управление на качеството се изпълнява и поддържа ефективно, както и дали е налице система за надзор, която да проследява задължителното сертифициране и услуги. 6.2.2 Програмата за одит трябва да взема под внимание състоянието и значимостта на процесите и областите, които ще бъдат проверявани, както и резултатите от предишни одити, обратната връзка от държавата на знамето, оплаквания и обжалвания, включително инспекции от страна на държавата на пристанището и държавата на знамето. При планирането на вътрешни одити трябва да се вземат предвид получените оплаквания (независимо дали са свързани с местонахождението или по принцип), както и резултатите от предишни вътрешни одити и работата на местонахожденията. 6.2.3 ПО трябва да определи критериите, обема, честотата и методите за извършване на одит. Одиторите трябва да имат подходяща квалификация и да са подходящо подбрани, така че да се гарантира обективност и безпристрастност на процеса по одитиране. Одиторите не трябва да извършват одит върху своята собствена работа. Обемът на одита трябва да обхваща процеса на задължително сертифициране и услуги в различни местонахождения с внимание върху удостоверяването на ефективното и ефикасно изпълнение на системата за управление на качество и приложимите работни процеси в конкретното местонахождение. Интервалите на одити, които могат да бъдат определени съобразно констатациите, трябва да гарантират, че всяко местонахождение е проверявано най-малко веднъж на три години. Одитите по местонахождения трябва също така да включват посещения на подбрани обекти, работещи под контрола на местонахождението. 6.2.4 Трябва да бъде създадена документирана процедура, която да определя отговорностите и изискванията за планиране и провеждане на одити, създаването на записи и отчитането на резултатите. Трябва да се поддържат записи от одитите и резултатите от тях. 6.2.5 Ръководството, отговарящо за одитираната област, трябва да осигури да бъдат предприети без ненужно забавяне всички необходими корекции и корективни действия, така че да се отстранят несъответствията, забележките (потенциални несъответствия) и техните причини. 6.3 Вертикален одит на договор (ВОД) 6.3.1 ПО трябва да изпълнява ежегодно вертикален одит на договор за всеки от следните процеси: 1. одобрение на плана; 2. сървей на нови конструкции; 3. периодични сървеи/одити по време на работа; и 4. типово одобрение (според случая) или сървей на други материали и оборудване. 6.3.2 Доказателствата за извършване на ВОД и констатациите от него трябва да бъдат официално записани. 6.4 Проследяване и измерване на процесите 6.4.1 ПО трябва да прилага подходящи методи за проследяване, включително система за надзор, която да проследява изпълняваните работни дейности и, според случая, измерване на процесите на системата за управление на качеството. Тези методи трябва да показват възможностите на процесите за постоянно спазване на изискванията на този кодекс и на договора с държавата на знамето, и по-конкретно: 1. трябва да бъдат изпълнявани правилата и/или разпоредбите на ПО; и 2. трябва да бъдат удовлетворени изискванията за задължително сертифициране и услуги. 6.4.2 Когато планираните резултати не бъдат постигнати, трябва да бъдат предприети поправки и коригиращи действия според случая. 6.4.3 Използваните методи отчитат следните проблеми, като: 1. случаи на задържане от държавния пристанищен контрол; 2. произшествия; и 3. преработка на писмата за одобрение на плана и докладите от сървей. 6.5 Контрол, проследяване и измерване на несъответствията, включително законови пропуски 6.5.1 ПО трябва да проследява и измерва доставянето на услугите спрямо задължителните изисквания и правилата на ПО, за да се увери, че са изпълнени всички изисквания. Това следва да се изпълнява в подходящите етапи от процеса на задължителното сертифициране и услуги в съответствие с планираната организация. Трябва да се поддържат доказателства за съответствието със задължителните изисквания и правилата на ПО. Записите трябва да посочват лицата, които одобряват или проверяват съответствието спрямо задължителните изисквания и правилата на ПО. 6.5.2 ПО трябва да предвиди разпоредби, за да гарантира, че несъответствията са установени и се контролират. Контролите и свързаните с тях отговорности и правомощия за справяне с несъответствията трябва да бъдат определени в документирана процедура. 6.5.3 Според случая ПО трябва да се справи с несъответствието чрез един или повече от следните начини: 1. предприемане на действия за отстраняване на установеното несъответствие; 2. разрешаване на неговото използване, освобождаване или приемане при определените от държавата на знамето условия; 3. в случаите на приемане с корекция или без корекция, чрез освобождаване от задължението или приравняване, трябва да се обърне внимание на несъответствията с правилата и разпоредбите или със задължителните изисквания по време на: 1. одобряване на чертежа, 2. сървей на материали и оборудване, 3. сървей по време на строежа и монтажа, 4. сървей по време на експлоатация; 4. чрез предприемане на действия, за да се предотврати първоначалното му предназначение или приложение; и 5. чрез предприемане на действия съобразно ефектите или потенциалните ефекти от несъответствието в случаите, когато е установено несъответствие. 6.5.4 Когато се коригира несъответствие, то подлежи на повторна проверка, за да се докаже съответствие с изискванията. 6.5.5 Трябва да се поддържат записи за характера на несъответствията и предприетите действия, включително получено освобождаване от задължение или приравняване. 6.5.6 ПО трябва да изпълнява указанията на държавата на знамето, съдържащи подробно описание на действията, които следва да се предприемат, в случай че се установи, че даден кораб е негоден да отплава в морето без опасност за кораба или лицата на борда или ако той представлява заплаха от увреждане на морската среда. 6.5.7 ПО трябва да сътрудничи с контролните администрации на държавата на пристанището, където се намира корабът, за който ПО е издала сертификати, и по-конкретно да улесни отстраняването на установените неизправности или други несъответствия. 6.5.8 ПО, която е отговорна за издаването на съответния сертификат, след като получи доклад за авария или установен дефект, засягащ безопасността на кораба или ефективността и пълнотата на неговите спасителни средства или друго оборудване, трябва да се разпореди за започването на разследване, за да определи дали е необходим сървей. 6.6. Подобряване 6.6.1. Обща част ПО трябва да подобрява непрекъснато ефективността на своята система за управление на качеството чрез прилагане на политика за качество, цели на качеството, резултати от одити, анализ на данни, коригиращи и превантивни действия и преглед на ръководството. 6.6.2 Анализ на данни 6.6.2.1 Целта на анализа на данните е да се определи причината за проблемите, за да се даде насока на ефективни коригиращи и превантивни действия. ПО се задължава: 1. да анализира данни от различни източници, за да оцени изпълнението спрямо плановете и целите и да определи областите за подобряване; 2. да използва статистически методики за анализ на данни, които да помогнат при оценката, контрола и подобряването на работата на процесите; и 3. да анализира изискванията към продукта, както и да извършва анализ на съответните процеси, операции и записи за качеството. 6.6.2.2 Информацията и данните, получени от цялата ПО, трябва да бъдат интегрирани и анализирани, за да се направи оценка на цялостната работа на системата за управление на качеството. 6.6.2.3 Резултатите от анализа трябва да се документират и използват, за да се определи следното: 1. тенденции; 2. оперативна работа; 3. удовлетвореността на клиента и/или неудовлетвореността му чрез оплаквания или други индикатори за качество (задържания от пристанищна държава, несъответствия с държавата на знамето и др.); 4. ефективност и/или ефикасност на процесите; и 5. работа на доставчиците. 6.6.3 Източници на информация ПО трябва да определи източниците на информация и да въведе процеси за събиране на информация за планиране на непрекъснато подобряване, коригиращи и превантивни действия. Тази информация трябва да включва наред с останалото: 1. оплаквания от клиенти; 2. доклади за несъответствия; 3. изходящи данни от прегледи на ръководството; 4. доклади от вътрешни одити; 5. изходящи резултати от анализ на данни; 6. съответни записи;
7. 7. изходящи резултати от обратна връзка с клиенти и измервания на удовлетвореността;
8. 8. измервания на процесите;
9. 9. резултати от самооценка; и 10. опит в работна/експлоатационна среда. 6.6.4 Коригиращи действия 6.6.4.1 ПО, без ненужно забавяне, трябва да предприеме действия за отстраняване на причините за несъответствията, за да се предотврати повтарянето им. Коригиращите действия трябва да са адекватни на констатираните несъответствия и трябва да са ориентирани към справяне с настоящите или потенциалните последици от тези несъответствия. 6.6.4.2 Трябва да бъде въведена документирана процедура за определяне на изискванията за: 1. преглед на несъответствията (включително оплаквания); 2. определяне на причината за несъответствията; 3. оценяване на необходимостта от действия, за да се гарантира, че няма да има повторна поява на несъответствията; 4. определяне и изпълнение на необходимите действия; 5. записи на резултатите от предприетите действия; и 6. преглед на ефективността на предприетите коригиращи действия. 6.6.5 Превантивни действия 6.6.5.1 ПО трябва да предприеме действия, за да набележи и отстрани причините за потенциални несъответствия, с цел да предотврати повторното им възникване. Превантивните действия трябва да съответстват на характера и ефекта от потенциалните проблеми. 6.6.5.2 Трябва да бъде въведена документирана процедура за определяне на изискванията за: 1. определяне на потенциалните несъответствия и причините за тях; 2. оценяване на необходимостта от действия за предотвратяване на повторната поява на несъответствията; 3. определяне и изпълнение на необходимите действия; 4. записи на резултатите от предприетите действия; и 5. преглед на ефективността на предприетите превантивни действия. 6.6.5.3 Примери за такива методики могат да включват анализ на риска, анализ на тенденциите, контрол на статистиката, анализ на грешките, режим на неуспехи и техните последици, анализ на критичността. 7 СЕРТИФИЦИРАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО 7.1 ПО трябва да създаде, въведе и поддържа ефективна вътрешна система за управление на качеството, която да е в съответствие с изискванията на този кодекс и да е основана на съответните части от международно признати стандарти за качество с ефективност не по-малка от тази на серията ISO 9000. 7.2 Системата за управление на качеството на ПО трябва да бъде периодично оценявана и сертифицирана в съответствие с приложимите международни стандарти за качество от квалифициран орган, акредитиран за съответствие със стандарта ISO/IEC 17021:2006 от акредитиращ орган, който е страна по Договора за многонационално признаване (MRA) на Международния акредитационен форум (IAF). Акредитираният орган трябва да е признат от държавата на знамето, притежаващ необходимото управление и компетенции да действа независимо от ПО или асоциациите на ПО и притежаващ необходимите средства за ефективно изпълнение на задълженията, прилагайки високи професионални стандарти и защитавайки независимостта на лицата, които ги изпълняват. 7.3 С цел непрекъснатото подобряване на услугите, предоставяни от ПО и от държавата на знамето, ИМО полага усилия да проследява отблизо процеса на сертифициране и одитиране, изпълняван от ПО, както и неговото прилагане, за да се гарантира адекватността и валидността му за морската индустрия като цяло и за ПО в частност. ИМО ще установи работните методи и процедурни правила за това проследяване. 8 УПЪЛНОМОЩАВАНЕ НА ПРИЗНАТИТЕ ОРГАНИЗАЦИИ 8.1 Обща част Според разпоредбите на правило I/6 от SOLAS 1974, член 13 от LL 66, правило 4-6 от MARPOL Анекс I, правило 8 от MARPOL Анекс II и член 6 от TONNAGE 69 държавата на знамето може да упълномощи ПО да действа от нейно име за задължителното сертифициране и услуги и определянето на тонажа само за корабите, плаващи под нейното знаме, както се изисква по тези конвенции. Тези правомощия няма да изискват от ПО да извършва действия, накърняващи правата на друга държава на знамето. 8.2 Правна основа за функциите по упълномощаването Държавата на знамето трябва да създаде правната основа, по която да се осъществява упълномощаването за извършване на задължително сертифициране и услуги. Под внимание трябва да бъде взето следното: 1. официалното писмено споразумение с ПО; 2. нормативни актове, разпоредби и допълнителна информация; 3. тълкувания; и 4. отклонения и еквивалентни решения. 8.3 Спецификация на упълномощаването Държавата на знамето трябва да определи обема на правомощията, давани на ПО. Под внимание трябва да бъде взето следното: 1. видове кораби и големина; 2. конвенции и други инструменти, включително приложимото национално законодателство; 3. одобрение на чертежи; 4. одобрение на материали и оборудване; 5. сървеи, одити, инспекции; 6. издаване, потвърждение и/или подновяване на сертификати; 7. коригиращи действия; 8. отнемане или прекратяване на сертификати; и 9. изисквания за докладване. 8.4 Ресурси Държавата на знамето трябва да гарантира, че ПО притежава подходящи ресурси по отношение на технически, управленски и изследователски способности, за да изпълнява възложените й задачи в съответствие с минималните стандарти спрямо ПО, действащи от името на държавата на знамето, изложени в част ІІ от този кодекс. 8.5 Инструменти (нормативни актове) Държавата на знамето трябва да осигури на ПО достъп до всички приложими инструменти на националното законодателство, с които се въвеждат разпоредбите на конвенциите, да уведомява ПО за внесените допълнения, отпаднали текстове и редакции по тях преди датата на влизането им в сила и да посочи дали по някакъв начин стандартите на държавата на знамето не надхвърлят изискванията на съответната конвенция. 8.6 Указания 8.6.1 Държавата на знамето трябва да издава конкретни указания, описващи подробно процедурите, които трябва да се спазват при изпълнение на задължителното сертифициране, и услугите и действията, които трябва да се предприемат, ако се установи, че даден кораб е негоден да отплава в морето без опасност за кораба или лицата на борда или че представлява заплаха за морската среда. 8.6.2 Държавата на знамето трябва да гарантира чрез подходящи средства, че ПО си сътрудничат в съответствие с разпоредбите на този кодекс. 8.7 Записи Държавата на знамето трябва да конкретизира, че ПО трябва да поддържат записи, които да са в състояние да предоставят на държавата на знамето данни, които да й помогнат при тълкуването на разпоредбите на конвенцията.