(1) За всяко подлежащо на регистрация лице в компютърната база данни се открива партида с уникален индекс, в която се извършват предвидените в наредбата вписвания.
(2) Всяка партида се състои от полета, съответстващи на подлежащите на вписване обстоятелства. Всеки тип поле има уникален индекс, еднакъв за всички партиди.
(3) Всяко поле съдържа графи за вписване на следните обстоятелства:
- 1. номера и датата на решението на комисията, с което е постановено вписването;
- 2. датата на вписването;
- 3. съответното подлежащо на вписване обстоятелство;
- 4. името на длъжностното лице, извършило вписването;
- 5. забележки.
(4) Последващите вписвания на нови обстоятелства се извършват така, че да не бъде засегната информацията, съдържаща се в предходни вписвания.
(5) Когато се заличава вписано обстоятелство, в съответното поле се записва, че вписването е заличено. Заличаването не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно вписването, което се заличава.
(6) Грешките, допуснати при вписването, се поправят въз основа на решение на комисията, като в съответното поле се отбелязва поправката. Поправката не може да води до унищожаване или повреждане на информацията относно обстоятелството, което се поправя.