(1) За всяко подлежащо на вписване в регистъра лице в картотеката се открива дело, в което по реда на постъпването се подреждат всички отнасящи се до него документи, както и актовете на комисията.
(2) Всяко дело има уникален индекс, съвпадащ с индекса на партидата на регистрираното лице в компютърната база данни.
(3) Подредените в делото документи се придружават от опис, на който се поставя датата на постъпване на описаните документи. Описът се заверява от длъжностното лице, което води регистъра.