(1) При формиране на адресите за електронна поща на служител в администрацията трябва да се използват собственото му име и фамилия, като за разделител се използва точка по следния метод: “sobstvenoime.familia@”, например “ivan.ivanov@mdaar.government.bg”.
(2) Имената на служителя се изписват на латиница съобразно установените правила за транслитерация.
(3) При съвпадение на собственото име и фамилията на двама или повече служители в една администрация след собственото име се добавя точка и инициал за бащино име към адресите на всички служители със съвпадащи имена по следния начин: “sobstvenoime.inicial. familia@”, например “ivan.n.ivanov@mdaar.go-vernment.bg”.
(4) При съвпадение на името, фамилията и инициала за бащино име на двама или повече служители в една администрация в адреса на всички попаднали в това съвпадение се изписва пълното бащино име по следния начин: “sobstvenoime.bashtinoime.familia@”, например “ivan.nikolov.ivanov@mdaar.government.bg”.
(5) При съвпадение на името, фамилията и бащиното име на повече от двама служители в една администрация се използват различни комбинации и варианти, като на единия служител се използва след собственото име само инициал за бащиното име, а на другия пълно бащино име, като в този случай администрацията може да използва и друг метод за формиране на адресите за електронна поща на тези служители.
(6) В случаите по ал. 5 адресите за електронна поща не може да съдържат прякори, галени имена, уронващи престижа на администрацията думи или цифри.
(7) При нужда в случаите по ал. 5 и 6 администрацията може да се обърне за съдействие към министъра на държавната администрация и административната реформа за намиране на най-подходящо решение.