(1)(Нова - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) Постоянният секретар подпомага министъра при изпълнение на неговите функции, координира точното спазване на законовите разпореждания на министъра, работи под негово ръководство и отчита дейността си пред него.
(2)(Изм. - ДВ, бр. 7 от 2017 г., в сила от 20.01.2017 г., предишна ал. 1, изм. - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) Постоянният секретар изпълнява функциите, определени в Закона за дипломатическата служба, като:
- 1. организира, координира и контролира дейността на дипломатическата служба и осигурява комплексността и единността на предоставяната експертиза;
- 2. отговаря за съответствието на дейността на дипломатическата служба при провеждане на външната политика на страната със стратегическите национални интереси и с приоритетите и целите на правителството;
- 3. получава по право и има право да изисква от структурните звена в министерството и от задграничните представителства информация, справки и анализи, необходими за изпълнението на функциите му;
- 4. ръководи дългосрочното планиране, разработването на програми и процеса на планиране и управление на бюджета; координира изготвянето на годишния доклад за дейността на министерството в изпълнение на стратегическите цели и приоритети от правителствената програма, както и на годишния отчет за състоянието на администрацията по Закона за администрацията;
- 5. ръководи и контролира процеса на разпределяне на постъпващата в министерството документация, в т.ч. възлага съответни задачи и контролира тяхното изпълнение;
- 6. координира дейността на структурните звена, пряко подчинени на министъра;
- 7. предлага мерки за развитие и за повишаване ефективността на дипломатическата служба;
- 8. ръководи разработването и осъвременяването на нормативната уредба, отнасяща се до организацията и дейността на дипломатическата служба;
- 9. отговаря за прилагането на принципите на професионалното кариерно развитие на служителите в дипломатическата служба и спазването на Професионалния кодекс на служителите в дипломатическата служба;
- 10. прави предложения до министъра за: а) назначаване, преназначаване и прекратяване правоотношенията на служителите от дипломатическата служба, освен в случаите, когато това е от компетентността на Кариерната комисия; б) нотифициране в дипломатически ранг;
- 11.(изм. - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) предлага за утвърждаване от министъра състава на Кариерната комисия и вътрешните правила за дейността и; свиква заседанията на Кариерната комисия и определя дневния им ред съгласувано с министъра; председателства заседанията на комисията;
- 12. ръководи процесите на атестиране и ротация на дипломатическите служители;
- 13. ръководи процеса на изготвяне на щатните и длъжностните разписания в структурните звена на Централното управление и в задграничните представителства;
- 14. утвърждава бюджетите на задграничните представителства и извършва корекции по тях в рамките на законовите изисквания;
- 15. осигурява взаимодействието с други власти, министерства, агенции и служби;
- 16. ръководи дейността по разработване и прилагане на мерки за недопускане конфликт на интереси и условия за корупция в дипломатическата служба;
- 17. организира взаимодействието със синдикатите и с неправителствени организации, работещи в областта на външната политика и международните отношения;
- 18. организира, координира и контролира дейностите по изготвяне на проекти на министерството за участие във финансиране от европейски фондове и международни програми;
- 19. при осъществяване на своите функции може да формира работни групи за осъществяване на конкретни задачи, отнасящи се до дейността на няколко структурни звена.
(3)(Предишна ал. 2 - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) Министърът може да възложи на постоянния секретар своите правомощия или отделни свои правомощия във връзка със служебните и трудовите правоотношения на служителите в министерството освен в случаите, когато в закон е предвидено друго.
(4)(Предишна ал. 3 - ДВ, бр. 95 от 2023 г.) Функциите на постоянния секретар в негово отсъствие от страната или когато ползва отпуск, се изпълняват от определен с писмена заповед на министъра дипломатически служител в министерството, отговарящ на изискванията за заемане на длъжността "постоянен секретар".