(1) Инвестиционният посредник съхранява цялата документация и информацията, свързана с дейността му, на магнитен (електронен) и/или хартиен носител, включително отнасящата се до:
- 1. предвидените в наредбата дневници, в т.ч. разпечатките по чл. 61, ал. 3 и друга отчетност;
- 2. сключените договори за собствена сметка или за сметка на клиенти, необходимите декларации, писмени съгласия и пълномощни или копия от пълномощни, копия от документите за самоличност на клиентите и пълномощниците, актуални данни за клиентите, откритите сметки и информацията за клиентите, дадените на клиентите съвети и уведомления за рисковете, свързани с финансови инструменти, информацията за конфликти на интереси, подадените нареждания, изпратените потвърждения, други уведомления, отчети и платежни документи за сделките с финансови инструменти, както и всяка друга информация, предоставена на клиента или получена от него съгласно ЗПФИ и тази наредба;
- 3. копия от документите, свързани с дейността на инвестиционния посредник като регистрационен агент, включително сключените договори, необходимите декларации, пълномощни или копия от пълномощни, копия от документите за самоличност на пълномощниците;
- 4. рекламните материали и публикации;
- 5. актовете относно вътрешната организация на инвестиционния посредник, жалбите на клиенти и вътрешните разследвания;
- 6. вътрешната и външната изходяща и входяща кореспонденция;
- 7. записи на телефонните разговори и електронната комуникация между инвестиционния посредник и неговите клиенти;
- 8. общите условия и тарифата, които инвестиционният посредник прилага, включително периода, за който те имат действие, и всяко изменение и допълнение в тях;
- 9. длъжностното разписание на служителите и списъкът на другите лица, които работят за инвестиционния посредник, както и всяко изменение и допълнение в тях, и документите, удостоверяващи, че лицата отговарят на изискванията на нормативните актове.
(2) Когато се предоставят копия от документи, изготвени на хартиен носител, те се заверяват от лицата, които ги предоставят, и от лицето в инвестиционния посредник, което ги приема по реда на чл. 24, ал. 5.
(3) Инвестиционният посредник по искане на заместник-председателя, съответно на длъжностни лица от администрацията на комисията, при извършване на проверка осигурява превод, включително от заклет преводач, на документите по ал. 1, постъпили във или издадени от инвестиционния посредник на чужд език.
(4) Инвестиционният посредник съхранява в продължение на 5 години документацията, както и информацията по ал. 1 на достъпно и подходящо за ползване място и по начин, който осигурява запазването им на втори носител или възстановяването им в случай на загубване по технически причини. Документи и информация, които установяват права и задължения на инвестиционния посредник или на клиента във връзка с предоставяните услуги или условията, при които инвестиционният посредник предоставя услуги на клиентите, се съхраняват в продължение на целия период на съществуване на отношенията с клиента, но не по-малко от 5 години.
(5) При изключителни обстоятелства заместник-председателят може да задължи инвестиционния посредник да запази документи и информация по ал. 1 за по-дълъг период с оглед същността на инструментите или сделките, ако това е необходимо за упражняване на надзорните му правомощия.
(6) Съхраняването на документацията и информацията по ал. 1 се извършва по начин, който позволява:
- 1. на комисията, съответно заместник-председателя, да извършва справки, да има бърз достъп до нея и да може да получи информация за всеки етап от изпълнението на всяка сделка;
- 2. да се извършват промени или допълнения, но съдържанието на документацията и информацията преди промените или допълненията да може да бъде лесно установено;
- 3. защита срещу всякакви манипулации или подправяния.