(1) Служба “Регистратура и деловодство” се състои от “Явно деловодство”, което се ръководи от началник-административна служба, пряко подчинен на главния секретар, и “Секретно деловодство”, което се ръководи от служителя по сигурността.
(2) Служба “Регистратура и деловодство” описва и пренасочва входящата и изходящата кореспонденция на Националната следствена служба.
(3) В Служба “Регистратура и деловодство” се водят входящ дневник, изходящ дневник, дневник съдебни поръчки, дневник жалби и сигнали, дневник “Веществени доказателства” и кореспонденция “Човешки ресурси”.
(4) В изпълнение на функциите по ал. 2 служба “Регистратура и деловодство”:
- 1. приема и регистрира входящата кореспонденция;
- 2. разпределя и направлява постъпилата поща;
- 3. експедира изходящата кореспонденция;
- 4. осигурява информация за получената и изпратената кореспонденция;
- 5. извършва вписвания в съответните книги, в т. ч. и на електронен носител;
- 6. предава в архива приключилите преписки;
- 7. извършва и други дейности по регистрирането и движението на документите, възложени от главния секретар.
(5) Постъпилите в регистратурата документи, включително постъпилите по факс и електронна поща, се завеждат с пореден номер във входящия дневник и се образуват в преписки, като: а) на получените по пощата книжа се запазва пликът с марката и пощенското клеймо; б) в изходящите дневници на деловодството се описва всеки един документ с регистрационен номер, като на съхранение остава съответен екземпляр; в) номерацията във входящите и изходящите дневници се води по години.
(6) Кореспонденцията от Народното събрание, Президентството, Министерския съвет, депутати, министри, ръководители на ведомства, председателите на Конституционния съд, Върховния касационен съд и Върховния административен съд, ръководители на политически партии и коалиции, ръководители на чуждестранни държавни институции и чуждестранни длъжностни лица, адресирана до директора на Националната следствена служба, се регистрира, без да се разпечатва, след което незабавно се предава на началника на кабинета.
(7) Звено“Регистратура и деловодство” има секция “Архив”, която осигурява съхраняването на всички преписки, деловодни книги и други документи, подлежащи на съхранение.
(8) Освен дейността по ал. 7 звено “Архив” извършва и следното:
- 1. приема документи по опис за архивно запазване;
- 2. създава и поддържа справочен апарат за делата (архивните единици) и осъществява справки по тях;
- 3. участва със свои представители в комисии за унищожаване на дела, преписки и документи с изтекъл срок на съхранение и осигурява изготвянето на съответните протоколи;
- 4. предава документите с историческо значение за съхранение в съответния държавен архив.
(9) Звено “Архив” се ръководи от началник-административна служба, който е пряко подчинен на главния секретар.