(1) Основен отчетен документ на ПТ е експлоатационната тетрадка.
(2) Експлоатационната тетрадка се попълва и се подписва ежедневно от ВСА и ръководителя на дежурната смяна.
(3) В края на всяко тримесечие експлоатационната тетрадка се приключва за съответния период и след подписване от началника на съответното структурно звено на НСПБЗН - МВР се предава за отчет по определения в нормативните актове на МВР ред. Основните данни от нея, като изминати километри, работа с/без помпен агрегат и др., се обобщават и съхраняват от определен от ръководителя на структурното звено служител за изготвяне на протоколите за технически преглед на ПА и МА по чл. 88, ал. 5.
(4) След изпълнение на оперативна задача или ПТЗ (ПТУ, ОТИО) и прибиране в местата за постоянна дислокация водачите попълват експлоатационните тетрадки и нанасят необходимите данни: характер на излизането, маршрут (адрес), време на излизане и прибиране, изминат пробег, работа на техниката на място, с пожарната надстройка и други данни.
(5) При придвижване на ПТ в случаите, които не са свързани с изпълнение на оперативни задачи: придвижване до и от ремонтни бази или сервизи, разработване, трайно предислоциране в друга служба, извършването на услуги по сключен договор по чл. 59, ал. 1 и др., в експлоатационната тетрадка се попълва характерът на излизането и маршрутът на движение. Длъжностното лице, разрешило движението на техниката по указания маршрут, задължително се подписва в графа № 23. В тези случаи експлоатационната тетрадка се явява като основен превозен документ и придружава ПТ до прибирането й в гаража.
(6) При придвижване на ПТ на територията на друга област по смисъла на ал. 5 графа № 23 на експлоатационната тетрадка се подписва от директора на ОДПБЗН (или началника на РСПБЗН след получено разрешение от него) и се поставя печата на ОДПБЗН (съотв. РСПБЗН).
(7) Придвижването на транспортните МПС, собственост на НСПБЗН - МВР, видът и воденето на превозните им документи и отчетността се извършва по ред, определен в Инструкция рег. № I-83/31.08.1994 г. и Инструкция рег. № I-125/2.07.2004 г.