(1) Пенсионноосигурителното дружество съхранява документите и данните в специални помещения, които осигуряват тяхното физическо запазване, защитата им от посегателства и подреждането им по подходящ за търсене начин.
(2) Не се допуска помещенията по ал. 1 да се използват за други цели.
(3) Помещенията по ал. 1 трябва да отговарят на следните изисквания:
- 1. да са пожарообезопасени;
- 2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;
- 3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
- 4. електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;
- 5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;
- 6. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.
(4) В помещенията по ал. 1 се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим:
- 1. за документи на хартиен носител: температура от 14 до 18 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
- 2. за носители на данни в електронен вид: температура 18 °С± 2°С и относителна влажност 40 на сто ± 5 на сто.
(5) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо в помещенията по ал. 1 да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.
(6) Два пъти годишно се извършва основно почистване на помещенията по ал. 1, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация.