(1) Изпълнителите по схема „Училищно мляко“ подават в областната дирекция на Държавен фонд „Земеделие“ по тяхното седалище заявки за плащане на хартиен и електронен носител от 15-о до 25-о число на месеца, следващ отчетния период. Ако последните един или два дни (24-ти и/или 25-и) са почивни, срокът за подаване на заявки за плащане изтича след първия работен ден, следващ почивните дни. Отчетният период не трябва да е по-малък от един месец и не трябва да надхвърля три месеца. Не се налагат санкции по чл. 11, параграф 3 от Регламент(ЕО) № 657/2008, когато заявките за плащане са подадени от 15-о до 25-о число на третия месец след изтичане на отчетния период.
(2) Заявките за плащане са по образец, утвърден от изпълнителния директор на Държавен фонд „Земеделие“, и включват следната информация:
- 1. наименование, адрес, ЕИК в търговския регистър или ЕИК по БУЛСТАТ на одобрения заявител;
- 2. броя на децата и учениците и учебните дни за съответния период;
- 3. доставените в учебните заведения количества мляко и млечни продукти.
(3) Към заявката за плащане изпълнителите по схема „Училищно мляко“ прилагат в оригинал или заверено копие на:
- 1. заповед или нотариално заверено пълномощно на лицето, упълномощено да подаде документите;
- 2. първични счетоводни, разходооправдателни документи, доказващи закупуването на доставените мляко и млечни продукти през периода, за които се иска плащането, включващи търговска марка, вид и единична цена; в случаите, когато оригиналният документ е изготвен на чужд език, той трябва да бъде придружен с превод на български език;
- 3. първични счетоводни, разходооправдателни документи, издадени от заявители по чл. 10, ал. 1, т. 2 на всяко учебно заведение, което представляват, включващи вид и единична цена на доставените мляко и млечни продукти;
- 4. справка от счетоводните записи – удостоверяваща заприходяването на фактурите за закупени мляко и млечни продукти;
- 5. извлечение от банкова сметка, доказващо извършени плащания по банков път, или копие на фискален касов бон, удостоверяващ плащане в брой; при закупуване на мляко и млечни продукти от страна – членка на Европейския съюз, се прилага националното данъчно законодателство, а при внос – митническото законодателство;
- 6. приемно-предавателен протокол за действително доставени количества за всеки от месеците от отчетния период на заявката за плащане, подписан от директора на учебното заведение и доставчика, по образец, утвърден от изпълнителния директор на Държавен фонд „Земеделие“;
- 7. месечна справка от директора на всяко учебно заведение за броя деца и ученици по чл. 6, присъствали в учебното заведение през отчетния период на заявката за плащане;
- 8. документ, доказващ процентното съдържание на мляко, захар и други съставки в продуктите по приложение № 1.
(4) Изпълнителите по схема „Училищно мляко“ са длъжни при подаване на документите да представят за проверка оригиналите на всички документи, за които се изискват копия. Копията на документите се заверяват, като заявителят напише „Вярно с оригинала“, подпише се и постави печат.
(5) Когато установи нередовност на подадените документи или непълнота в заявените данни, Държавен фонд „Земеделие“ уведомява изпълнителя по схема „Училищно мляко“ с уведомителното писмо, което се изпраща по пощата с обратна разписка. Заявителят в срок до 10 работни дни от деня на получаване на уведомителното писмо може да отстрани констатираните нередности и/или непълноти чрез предоставяне на допълнителни и/или нови документи.