(1) За всяко подлежащо на вписване лице в картотеката се открива дело, в което в хронологичен на постъпването ред се подреждат всички отнасящи се до него документи по чл. 6, ал. 1, т. 4, както и актовете на комисията.
(2) Всяко дело има уникален индекс, съвпадащ с индекса на партидата на регистрираното лице.
(3) Всички подредени в делото документи се придружават от опис, на който се поставя датата на постъпване на описаните документи. Описът се заверява от длъжностно лице, което води регистрите.