Проект на Инструкция за изменение и допълнение на Инструкция № И-3 от 16.05.2024 г. за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители – Информационна система „Автоматизирана система за управление на човешките ресурси“

ИНСТРУКЦИЯ № за изменение и допълнение на Инструкция № И-3 от 16.05.2024 г. за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители – Информационна система „Автоматизирана система за управление на човешките ресурси“ (oбн., ДВ, бр. 45 от 2024 г.) § 1. В наименованието на Инструкцията след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите, колежаните“. § 2. В чл. 3, т. 1 след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите, колежаните“. § 3. В чл. 8, т. 3 след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите, колежаните“. § 4. В чл. 9, т. 1 накрая се поставя запетая и се добавя „с функционални задължения по длъжностна характеристика на заеманата длъжност или за изпълнение на конкретно възложена задача за определен период от време;“. § 5. В чл. 10, ал. 1 се правят следните изменения и допълнения: 1. Точка 2 се изменя така: „2. със своя заповед определя потребителите на Информационната система, структурите/военните формирования, за които се дават правата, подсистемите и модулите, правото на потребителя, което се дава за всяка подсистема и модул, и периода за действие на акаунта за случаите при конкретно възложена задача на лицата без изисквания, определени в длъжностната характеристика; заповедта се съгласува с длъжностното лице по защита на личните данни;“ 2. В т. 4: а) в буква „а“ след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите и колежаните“; б) в буква „б“ след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите, колежаните“; в) в буква „в“ след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите, колежаните“; 1 § 6. В чл. 15 се правят следните изменения и допълнения: 1. В т. 2 след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите и колежаните“. 2. Създава се т. 3: „3. отпечатване на кадрова справка по образец, съгласно приложение №1; персонален лист по образец, съгласно приложение №2 и азбучна служебна карта.“ § 7. Член 20 се изменя така: „Чл. 20. Модул „Обучение“ осигурява дейностите по планиране, заявяване и отчитане на обучението на личния състав по чл. 3, т. 1 за придобиване и повишаване на квалификация (степен на професионална квалификация) и преквалификация, както и обучение за придобиване на образователно- квалификационни/научни степени във военнообразователните институции в страната и чужбина.“ § 8. В чл. 24 се правят следните изменения: 1. Точка 7 се изменя така: „7. „Управление на дейностите и заявяване“;“. 2. Точка 9 се изменя така: „9. „Управление на дейностите“;“. § 9. В чл. 27, т. 3 след думата „военнослужещите“ се поставя запетая и се добавя „курсантите и колежаните;“. § 10. Член 31 се изменя така: „Чл. 31. За работа в модул „Обучение“ на потребителя се предоставят следните права: 1. „Управление на дейностите и заявяване“ на потребителя от командванията на структурите по чл. 60д, ал. 1 и структурите по чл. 78 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България, с изключение на Служба „Военно разузнаване“ и от административните звена на министерството на отбраната, свързани с дейностите за придобиване на образователно- квалификационни/научни степени (ОКС/ОНС), за придобиване и повишаване на квалификацията и за придобиване на професионална квалификация: а) да анализира и обобщава получените заявки от подчинените структури за обучение на слушатели, курсанти, колежани, стипендианти за нуждите на 2 Министерството на отбраната и военнослужещи за придобиване на образователно-квалификационни/ научни степени във военнообразователните институции в страната, и да ги изпраща към структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната; б) да обобщава получените заявки от подчинените структури за участие в предстоящи курсове в страната и при получаване на информация за предстоящи обучения в чужбина и да изпраща информацията към структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната; в) да обобщава получените заявки за броя на местата за обучение в професионалните сержантски (старшински) колежи за съответната учебна година от подчинените структури и да ги изпраща към потребителя от структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната за изготвяне на заповеди. 2. „Управление на дейностите“ на потребителя от структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната, свързани с дейностите за придобиване на образователно-квалификационни/научни степени (ОКС/ОНС), придобиване и повишаване на квалификацията и придобиване на професионална квалификация: а) да анализира и обобщава получените заявки по точка 1, буква „а“ и да изготвя заповеди на министъра на отбраната за обявяване на местата за обучение във военнообразователните институции в страната; б) да обобщава получените заявки за участие в предстоящи курсове в страната по точка 1, буква „б“ и ги въвежда в годишния план за придобиване и повишаване на квалификацията, да получава ежемесечно поименни заявки за участие в планирани обучения или отчисляване и да генерира списък на обучаемите в планираните курсове; да получава информация за предстоящи обучения в чужбина и да я изпраща до структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната, да създава организация за извършване на подбор на кандидати за обучение и да изготвя заповед на министъра на отбраната или оправомощено от него длъжностно лице за зачисляване за обучение в чужбина; в) да обобщава получените заявки по точка 1, буква „в“ и да изготвя заповеди за обявяване на броя на местата за обучение в професионалните сержантски (старшински) колежи за съответната учебна година.“ § 11. В чл. 33, т. 1, буква „б“ думата „компектуване“ се заменя с „комплектуване“. 3 § 12. В чл. 36 т. 4 накрая на изречението се добавя „и със задължение за работа в Информационната система в съответствие с изискванията в длъжностната характеристика на заеманата длъжност или за изпълнение на конкретно възложена задача за определен период от време“. § 13. В чл. 38 се правят следните изменения и допълнения: 1. В т. 2 накрая на изречението се поставя запетая и се добавя „и периода на действие на акаунта за случаите при изпълнение на конкретно възложена задача по реда на чл. 10;“. 2. Създава се т. 8: „8. води регистър, в който поддържа актуален поименен списък на потребителите на Информационната система, преминали успешно първоначално и текущо обучение.“ § 14. В чл. 41, ал. 1, т. 4 се изменя така: „4. получено удостоверение за преминато първоначално обучение на WEB страницата на ИС „АСУ на ЧР – HRMIS“ в КИС „ЩИТ“, еднократно, само при получаване на първия акаунт;“. § 15. В чл. 43 се създава ал. 4: „(4) Достъпът до акаунт на потребител, който не е преминал ежегодното текущо обучение по реда на чл. 41, ал. 4, се заключва до успешно преминаване и получаване на удостоверение за преминато текущо обучение и се възстановява от администратора по сигурността по чл. 36, т. 2.“ § 16. В чл. 44 се правят следните изменения и допълнения: 1. Алинея 5 се изменя така: „(5) Към заявката по ал. 1 се прикачва копие на заповедта по чл. 10.“. 2. В ал. 8, т. 4 се изменя така: „4. липса на данни в регистъра по чл. 38, т. 8 за успешно преминато първоначално обучение;“ 3. Създава се ал. 10: „(10) Акаунтът за предоставяне на достъп до Информационната система е уникален, създава се за конкретно лице – потребител и не може да се ползва от служителите в съответното военно формирование/структура.“ § 17. В чл. 45 думата „десетдневен“ се заменя с „едномесечен“. 4 § 18. Член 57 се изменя така: „Чл. 57. Структурата по чл. 4 актуализира Ръководството на потребителя за работа с Информационната система, в случай на извършени промени в работните процеси на системата.“. ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА § 19. Инструкцията влиза в сила от деня на обнародването й в „Държавен вестник“. МИНИСТЪР НА ОТБРАНАТА X 5 Приложение №1 към чл.15, т. 3 К А Д Р О В А С П Р А В К А на ………………………………………………………………………………. (звание, име, презиме, фамилия) ………………………………………………………………………………. (заема длъжността като – (титуляр, ВРИД, ИД), военна служба/служба в резерва, наименование на длъжността, организационна единица, военно формирование-ВПН-населено място) …………………………………………….. (кариерно поле, кариерна област или професионална област) Код на длъжността: ……………….. ЕГН: ………………… 1. Роден/а ………………………………………………………………………………………. (ДД.ММ.ГГГГ и място на раждане) 2. Образование: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (висше/средно, учебно заведение, година на завършване) 3. Придобита военна специалност/специализация: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на военната специалност/специализация) 4. Придобита гражданска специалност/специализация: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ( наименование на гражданската специалност/специализация) 5. Професионална квалификация: 5.1. военна: ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на военната професионална квалификация) 5.2. гражданска: ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на гражданската професионална квалификация) 6. Научна степен: 6.1. Образователно-научна степен: ……………………………………………………………………………………………………… 6.2. Научна степен: ……………………………………………………………………………………………………… 7. Курсове за придобиване, повишаване на квалификацията и преквалификацията: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (вид, наименование, код, учебно заведение, държава, продължителност на курса, година, ВОС) 8. Притежавана военноотчетна специалност (ВОС): ……………………………………………………………………………………………………… (изброени всички ВОС) 6 9. На военна служба от: ………………. (ДД.ММ.ГГГГ) 10. Дата на изтичане на договора за военна служба: ……………… (ДД.ММ.ГГГГ) 11. Във военно звание "……………………………….." е от: ……………… (ДД.ММ.ГГГГ) 12. Ниво на чуждоезикова подготовка: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (език, постигнат резултат, № на сертификата/удостоверението, ДД.ММ.ГГГГ) 13. Класна специалност: ……………………………………………………………………………………………………… (клас, наименование на класната специалност, ДД.ММ.ГГГГ на защитата) 14. Атестации: 14.1. Атестиране за …………….. г. ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… 14.2. Удостоверение за приравняване за ……….... г. ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… 15. Разрешение за достъп до класифицирана информация (РДКИ): ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (ниво на РДКИ, издадено на ДД.ММ.ГГГГ, валидно до ДД.ММ.ГГГГ, №….) 16. Участие в мисии/операции: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… (номер на специалния щат, заемана длъжност в мисията/операцията, от ДД.ММ.ГГГГ до ДД.ММ.ГГГГ) 17. Оценка от последната мисия/операция: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… 18. Награди: ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на наградата, ДД.ММ.ГГГГ на заповедта, от кого е наградата) 19. Наказания: (не се изписват заличените наказания) ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на наказанието, ДД.ММ.ГГГГ на запознаване, от кого е наказанието) 20. Служебен стаж: Длъжност Къде Стаж От дата До дата ...г….м….д. ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ Заема длъжността като (титуляр, в.ф. … – (населено ВРИД, ИД) – военна служба/служба в място) ………….. … ……….. ………….. резерва - (наименование на длъжността) …………….. ………….. ………….. ………….. ………….. 7 21. Свидетелство за управление на МПС: …………………………………………………………………………………………………………………… (№…, издадено на ДД.ММ.ГГГГ, валидно до ДД.ММ.ГГГГ, категория….) 22. Квалификационен курс по чл. 226е от ЗОВСРБ: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… (вид, наименование, код, учебно заведение, държава, продължителност на курса, година, за сметка на бюджета на МО - „ДА“ или „НЕ“) 23. Пределна възраст за военно звание „…………………….“: …………………… г. Упражнено право на пенсия: - по чл. ……… от КСО, от ……………. (ДД.ММ.ГГГГ) 24. Особени бележки: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… На длъжността "…………………………………………………………………………………" е от ……………………… г., назначен/a със заповед №………………../…………………… г. на ………………………………………………….. ИЗГОТВИЛ КАДРОВАТА СПРАВКА: .............................................. ДД.ММ.ГГГГ 8 Приложение №2 към чл.15, т.3 П Е Р С О Н А Л Е Н Л И С Т на ………………………………………………………………………………. (звание, име, презиме, фамилия) ………………………………………………………………………………. ( ДД.ММ.ГГГГ на раждане, месторождение) 1. Длъжност по длъжностното разписание: ………………………………………………………………………………………………………… (заема длъжността като – (титуляр, ВРИД, ИД), военна служба/служба в резерва, наименование на длъжността, организационна единица, военно формирование-ВПН-населено място) 2. Назначен на заеманата длъжност: ………………………………………………………………………………………………………… … (от ДД.ММ.ГГГГ, заповед №…/ ДД.ММ.ГГГГ) 3. ВОС: ………………………………………………………………………………………………………… … 4. Преминаване на службата: ………………………………………………………………………………………………………… … (заема длъжността като – (титуляр, ВРИД, ИД), военна служба/служба в резерва – наименование на длъжността, в.ф.-населено място, зап. №…/ ДД.ММ.ГГГГ, на …., сч. от ДД.ММ.ГГГГ) 5. Военни звания: ………………………………………………………………………………………………………… (военно звание, зап. №…/ ДД.ММ.ГГГГ, на …., сч. от ДД.ММ.ГГГГ) 6. Атестации. ………………………………………………………………………………………………………… … 7. Договори за ВС и доп. споразумения по ЗОВСРБ и ППЗОВСРБ: ………………………………………………………………………………………………………… … (ДВС; ДС към ДВС; ДС по ЗОВСРБ и ППЗОВСРБ, №…/ ДД.ММ.ГГГГ, от ДД.ММ.ГГГГ до ДД.ММ.ГГГГ) 8. Образование 9 8.1. Гражданско: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… …… (висше/средно, учебно заведение, година на завършване) 8.2. Военно: …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… (ВВУ, военна специалност/специализация, форма, държава, успех, година на завършване, ВОС) 9. Курсове за придобиване, повишаване на квалификацията и преквалификацията: ………………………………………………………………………………………………………… … (вид, наименование, код, учебно заведение, държава, продължителност на курса, година, ВОС) 10. Ниво на чуждоезикова подготовка: ………………………………………………………………………………………………………… … (език, постигнат резултат, № на сертификата/удостоверението, ДД.ММ.ГГГГ) 11. Постоянен адрес: ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … 12. Настоящ адрес: ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … 13. Семейно положение: ………………………………………………………………………………………………………… … --- деца --- ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … 14. Кръвна група: ………………………………………………………………………………………………………… … 10 15. Хронични заболявания: ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … 16. Разрешение за достъп до класифицирана информация: ………………………………………………………………………………………………………… … (ниво на РДКИ, издадено на ДД.ММ.ГГГГ, валидно до ДД.ММ.ГГГГ, №….) 17. Служебна карта ………………………………………………………………………………………………………… … (серия, №…/ ДД.ММ.ГГГГ, изд. От ВПН на в.ф./структура-населено място) 18. Лична карта ………………………………………………………………………………………………………… … (№…., изд. от…, издадена на ДД.ММ.ГГГГ, валидна до ДД.ММ.ГГГГ) 19. Свидетелство за управление на МПС ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … (№…, издадено на ДД.ММ.ГГГГ, валидно до ДД.ММ.ГГГГ, категория….) 20. Награди: ………………………………………………………………………………………………………… … (наименование на наградата, дата на заповедта, от кого е наградата) 21. Наказания: (не се изписват заличените наказания) ………………………………………………………………………………………………………… … (наименование на наказанието, ДД.ММ.ГГГГ на запознаване, от кого е наказанието) 22. Участие в мисии/операции: ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… …… (номер на специалния щат, заемана длъжност в мисията/операцията, от ДД.ММ.ГГГГ до ДД.ММ.ГГГГ) 23. Научни степени: 11 ………………………………………………………………………………………………………… … 24. Извън страната: ………………………………………………………………………………………………………… … 25. Особени бележки: ………………………………………………………………………………………………………… … ………………………………………………………………………………………………………… … .............................................. ……………….. (ДД.ММ.ГГГГ) /подпис на служителя/ 12

МОТИВИ към ИНСТРУКЦИЯ № за изменение и допълнение на Инструкция № И-3 от 16.05.2024 г. за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители – Информационна система „Автоматизирана система за управление на човешките ресурси“ (oбн., ДВ, бр. 45 от 28.05.2024 г., в сила от 28.05.2024 г.) I. Причини, които налагат приемането на акта: С Инструкцията се определят условията и редът за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър по чл. 328, ал. 1, т. 1 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България (ЗОВСРБ), създаден като информационна система „Автоматизирана система за управление на човешките ресурси“, наричана за краткост „Информационна система“. 1. Предлаганата промяна в Инструкцията е свързана с потребността от актуализиране на нормативния акт, с оглед изменението в ЗОВСРБ, обнародвано в бр. 100 от 2025 г., в сила от 1.01.2026 г., с което електронния регистър включва следните категории личен състав: военнослужещите, курсантите, колежаните и цивилните служители. Актуализирането на текста в Инструкцията касае създаване на функционална възможност във висшите военни училища в страната и професионалните колежи към тях да се изготвят електронни азбучни служебни карти (АСК), подготовка и отпечатване на служебни карти за курсантите и колежаните в Информационната система. 2. Със създаването на нова точка 3 в чл. 15 се регламентират изготвянето и отпечатването на кадрова справка и персонален лист по образци съгласно приложения №1 и №2, и азбучна служебна карта от Информационната система на личния състав по чл. 3, т. 1 и т. 2. 3. Предлагани промени на чл. 20 и чл. 31 от Инструкцията, произтичащи от практиката до момента, както следва: - чл. 20 - Модул „Квалификация“ осигурява дейностите по планиране на обучението, квалификацията и преквалификацията на личния състав по чл. 3, т. 1. Съгласно сега действащата разпоредба на чл. 20 от Инструкцията не са обхванати всички процеси, свързани с обучението на личния състав. В тази връзка, предвижда 1 се създаване на модул „Обучение“, който да осигурява дейностите по планиране, заявяване и отчитане на обучението на личния състав по чл. 3, т. 1, за придобиване и повишаване на квалификация (степен на професионална квалификация) и преквалификация, както и обучение за придобиване на образователно- квалификационни/научни степени във военнообразователните институции в страната и чужбина. - чл. 31 - Указване на правата на потребителя, който ще притежава достъп до модул „Обучение“. Фрагментирани са достъпите на потребителите както по ниво на управление, така по вида на обучение - придобиване на образователно- квалификационни/научни степени, придобиване и повишаване на квалификацията и придобиване на степен на професионална квалификация. С оглед повишаване на ефективността чрез дигитализация и модернизация на процесите и дейностите, свързани със заявяването на обучение във военнообразователните институции в страната и чужбина се предвижда преминаване от хартиени към дигитални процеси и документи и повишаване на ефективността - ускоряване на административните процедури и повишаване на актуалността на информацията за личния състав, чрез генериране на съответните данни от Информационната система. 4. С допълнението в т. 4 на ал. 36 се цели прецизиране на изискванията при предоставяне на достъп към потребителите, като задължение за работа в Информационната система в съответствие с изискванията в длъжностната характеристика на заеманата длъжност или за изпълнение на конкретно възложена задача за определен период от време, при спазване на принципа „необходимост да се знае“. 5. Актуализирането на чл. 44, произтича от създадената организация за оптимизиране на процесите за предоставяне на достъп до Информационната система и цели облекчаване на процедурата, чрез създадения електронен регистър с актуален поименен списък на потребителите, преминали успешно първоначално и текущо обучение, с който разполага и поддържа администратора по сигурността. 6. Със създаването на нова алинея 4 в чл. 43 се прецизират дейностите, произтичащи от неизпълнението в срок на разпоредбата за преминаване на ежегодното текущо обучение от потребителите на Информационната система по реда на чл. 41, ал. 4. 7. В проекта са отразени предложения, доказали се във времето и водещи към подобряване на дейностите и сигурността при работа на потребителите с Информационната система. С измененията и допълненията се запазва действащият към момента механизъм за условията и реда за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър на военнослужещите и цивилните служители – Информационна система 2 „Автоматизирана система за управление на човешките ресурси“. Очакваният резултат от прилагането на проекта е подобряване на ефективността на информационната система. II. Цели, които се поставят: С предлаганите промени в Инструкция № И-3 от 16.05.2024 г. се цели: 1. Разпоредбите на Инструкцията да се приведат в съответствие с действащата нормативна уредба. 2. Прецизиране на разпоредбите на Инструкцията, произтичащи от практиката до момента и създаване на нови функционалности на Информационната система, свързани с дейностите по планиране, заявяване и отчитане на обучението на личния състав за придобиване и повишаване на квалификация (степен на професионална квалификация) и преквалификация, както и обучение за придобиване на образователно-квалификационни/научни степени във военнообразователните институции в страната и чужбина. 3. Облекчаване на административната процедура по предоставяне на достъп до Информационната система и прецизиране на правилата за предоставяне на достъп. 4. Регламентиране на образците на кадровата справка и персоналния лист и отпечатването им от Информационната система. 5. Прецизиране на изискванията при предоставяне на достъп към потребителите, като задължение за работа в Информационната система в съответствие с изискванията в длъжностната характеристика на заеманата длъжност или за изпълнение на конкретно възложена задача за определен период от време. III. Финансови и други средства, необходими за прилагането на новата уредба: Издаването на проекта на Инструкция не води до необходимост от допълнителни финансови средства. IV. Очаквани резултати от прилагането: С актуализирането на текстовете на Инструкцията, разпоредбите ѝ ще съответстват на нормативната уредба, ще се облекчи административната процедура по предоставяне на достъп до Информационната система и ще бъде избегната неяснота, която би създала възможности за различно тълкуване на правната норма. V. Анализ за съответствие с правото на Европейския съюз Проектът на Инструкцията не предвижда въвеждане на европейско законодателство, поради което не е изготвена справка за съответствие с правото на Европейския съюз. 3