(1) Входящата кореспонденция се завежда незабавно в регистър, като се отбелязват датата на получаването, кратки данни относно съдържанието и подателят.
(2) При завеждането на документите се извършва проверка за наличието на материалите, посочени в тях като приложения, и се образува служебна преписка, която се докладва на директора на агенцията за разпределяне по дирекции.
(3) Ръководителите на административните звена възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на определен служител. При възлагане на повече от един служител се посочва отговорният от тях.