(1) Държавните архиви по чл. 13 - 19, както и държавните и общинските музеи и библиотеки подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 1 и привеждат в готовност данните за вписване съгласно ал. 5, но не по-късно от 6 месеца от датата на подаване на заявлението.
(2) Ръководителите на институциите по ал. 1 определят със заповед длъжностни лица, които извършват вписванията.
(3) Копие от заповедта по ал. 2 се изпраща в ДАА в 7-дневен срок от датата на издаването й.
(4) Лицата по ал. 2 отговарят за достоверността и актуалността на вписаните данни.
(5) Субектите по ал. 1 вписват данни за притежаваните и/или съхраняваните от тях ценни документи, които не са създадени в резултат от дейността им и не подлежат на предаване в архивите от системата на ДАА.
(6) Вписаните данни за документите се актуализират до 31 март на всяка календарна година.
(7) При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.