(1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).
(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.
(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.