(1) Служителите, които извършват обработване на лични данни, при изпълнение на справки в съответните информационни фондове задължително отразяват във фонда конкретния повод за извършване на справката, освен в процеса на административно обслужване на граждани или извършване на гранични проверки на граничните контролно-пропускателни пунктове на преминаващи лица, ползваните от тях документи и превозни средства.
(2) Когато служител, който извършва обработване на лични данни, извърши справка с оглед разкриване на личните данни пред определен получател, той задължително въвежда във фонда данни, идентифициращи получателя, с изключение на случаите на извършване на справка в автоматизиран информационен фонд, където това е технически невъзможно.