(1) Предварителната подготовка по създаване на вътрешни правила започва с анализ на пълния набор от работни процеси за предоставяне на административни услуги или реализация на процедури, които произтичат от конкретен кръг правомощия на съответния административен орган, конкретни функции на администрациите и на техните административни звена, свързани с прилагането на определен закон или взаимно свързани закони и протичащите от тях подзаконови нормативни актове.
(2) Отправна точка за анализа на работните процеси е устройственият документ на съответната администрация, респ. неговите разпоредби.
(3) Работните процеси се описват чрез:
- 1. отговорен за административната услуга или процедура - административно звено или длъжност в администрацията;
- 2. иницииращите ги документи, като в някои случаи процес по подготовка на документ в администрацията може да започне и с устно разпореждане;
- 3. етапите, през които преминават, с изпълнител на етап, срок за изпълнение на етап, набор от видове създавани документи и крайни резултати от етап;
- 4. крайните резултати от изпълнението на административната услуга или процедура.
(4) За всеки работен процес се описват видовете документи, които могат да бъдат:
- 1. видове документи, иницииращи административната услуга или процедурата;
- 2. видове изходящи документи, с които завършва процесът и които се регистрират в официалния документен регистър;
- 3. видове документи, резултат от изпълнение на процедура, с които завършва процесът и които се регистрират във вътрешен документен регистър за ползване от администрацията;
- 4. видове документи, които се изпращат от администрацията в рамките на етап и поставят процеса в статус “изчакване на отговор”;
- 5. видове документи, отговори на изпратен от администрацията документ;
- 6. видове документи, които постъпват в администрацията при изпълнението на процедурата от кореспондент, но не са в отговор на изпратен от администрацията документ;
- 7. видове документи, създадени в администрацията, но с все още незавършен цикъл на обработка, помощни и други документи, имащи отношение към преписката по изпълнение на административната услуга или процедура.
(5) Документите по ал. 4 се определят съгласно разпоредбите на глава шеста “Действия в състава на процедури” от Наредбата.