(1) Като част от подготовката на вътрешните правила:
- 1. по целесъобразност се определя кои наименования на документи трябва да се въвеждат ръчно, за да отразят най-точно смисъла на документа, и наименованията на кои могат да се формират автоматично, както и правилата за корекцията им;
- 2. определя се моментът от работния процес, в който се създава преписката, как се формира наименованието и уникалният идентификационен номер на преписката;
- 3. анализират се възможните грешки, които могат да се допуснат при въвеждане на данни за регистрирания документ и преписка, и се създават правилата за поправяне на грешки, включително за преместване на документи от официалния раздел на преписката в контролния.
(2) Официалните документни регистри се подготвят за вписване в регистъра на регистрите и данните, а вътрешните документни регистри - в официалния документен регистър на съответната администрация.