Длъжностни разписания се изготвят въз основа на следните документи:
- 1. План за развитие на въоръжените сили;
- 2.(отм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г.)
- 3. Класификатор на длъжностите на военнослужещите в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия;
- 4. списък на военноотчетните специалности на офицерите, офицерските кандидати, сержантите (старшините) и войниците (матросите) от въоръжените сили на Република България;
- 5. списък с наименованията на въоръжението и техниката;
- 6.(изм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г.) Таблица за разпределение на длъжностите за цивилни служители в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, за които не се прилагат Законът за държавния служител и чл. 107а от Кодекса на труда по нива на началните и максималните размери на основната месечна заплата, обявена с МЗ № ОХ-936/21.11.2018 г. 7. Единен класификатор на длъжностите в администрацията, приет с Постановление № 47 на Министерския съвет от 2004 г.; 8. Постановление на Министерския съвет за определяне на заплатите в бюджетните организации с посочване на длъжностните нива от ЕКДА и размера на минималната и максималната основна месечна заплата; 9. (отм. - ДВ, бр. 81 от 2021 г.) 10. устави, наставления, технически описания и инструкции за работа с въоръжението и бойната техника и други актове, определящи състава на организационните звена (отделения, разчети, екипажи и други); 11. Закон за висшето образование и правилници за устройството и дейността на военните академии и висшите военни училища – за длъжностните разписания на военните академии и висшите военни училища; 12. мисия, функции и задачи на военните формирования и съответните структури, разработени и утвърдени от старшата инстанция.