(1) Отчетните документи на хартиени носители се водят със син химикал (мастило), точно, ясно и четливо на български език, освен в случите, предвидени в правилника.
(2) При промяна на грифа за сигурност новите данни се нанасят под старите, като старите се зачертават с две хоризонтални черти по начин, позволяващ прочитането на зачертаната информация.
(3) При допуснати грешки всички поправки се правят от завеждащия регистратурата с червен химикал (мастило) и се заверяват с неговия подпис.
(4) Данните, нанесени в отчетните документи, не се изтриват, а се зачертават с две хоризонтални черти по начин, позволяващ прочитането на зачертаната информация.
(5) В края на всяка календарна година регистрите по приложение № 2 към ППЗЗКИ се приключват чрез изцяло подчертаване на последния регистриран материал и по този начин се приключва даването на нови поредни номера за съответната година. Под чертата се описва броят на използваните регистрационни номера и се полагат подписите на служителя от регистратурата, водещ съответния регистър, и на завеждащия регистратурата.
(6) Редът по ал. 5 се прилага и за други отчетни документи, за които е необходимо годишно отчитане на работата.
(7) Регистрите по приложение № 3 към ППЗЗКИ не се приключват и номерата продължават непрекъснато.