(1) За постъпилите устни жалби или сигнали дежурният служител в приемната на омбудсмана съставя протокол, в който посочва името и постоянния адрес на подателя, описание на нарушението, органа, администрацията или лицето, срещу които се подава жалбата.
(2) Протоколът се вписва в регистъра на жалбите и сигналите.