(1) Застрахователят, съответно презастрахователят, трябва да гарантира:
- 1. ясно установено и документирано разпределение, разделение и координация на отговорностите и задълженията на функциите в съответствие с неговите политики;
- 2. избягването на припокриване на функции;
- 3. стимули за ефективното сътрудничество между служителите.
(2) Застрахователят, съответно презастрахователят, трябва да гарантира, че при разделението на отговорностите и задълженията на всички нива, в това число на равнището на управителния и на контролния орган, лицата, които изпълняват определени задачи, не са едновременно с това отговорни за наблюдението и контрола на качеството на изпълнението, освен ако е намерен начин за избягване на конфликт на интереси, който произтича от едновременното изпълнение на несъвместими задачи.
(3) Лицата, които осъществяват ключови функции, разполагат с оперативна самостоятелност и могат да вземат решенията във връзка с изпълнението на своите задължения без намеса от страна на други звена в предприятието. Компетентният орган на застрахователя, съответно на презастрахователя, гарантира оперативната самостоятелност на всяка ключова функция, като при интегрирането и в организационната структура на предприятието не допуска условия за въздействие, контрол или ограничение върху нейната дейност от други функции, от управителния и/или контролния орган или от техни членове.
(4) Когато застраховател, съответно презастраховател, допуска едновременното изпълнение на повече от една ключова функция от едно и също лице или звено, той трябва да обоснове вземането на това решение и да въведе ефективни вътрешни процеси и процедури, за да гарантира, че оперативната самостоятелност на ключовите функции не е застрашена.
(5) Организационната и управленската структура на застрахователя трябва да допуска ръководителите на ключови функции, съответно лицата, които изпълняват ключовите функции, да докладват непосредствено пред компетентния орган на застрахователя или презастрахователя всякакви констатации, опасения и предложения без ограничение по отношение на естеството и обема на докладваната информация. Преди вземане на решение компетентният орган трябва да предостави право на засегнатите лица и звена да дадат своите бележки, обяснения или възражения.
(6) Компетентният орган на застрахователя, съответно на презастрахователя, преценява дали, кога и как да отговори на констатациите, опасенията или предложенията, докладвани от ръководителя на ключова функция, съответно от лицето, което изпълнява ключова функция, но няма право да въздейства за тяхната промяна, с цел привеждане в съответствие с неговата позиция.
(7) Компетентният орган на предприятието, начело на групата, определя в политиките на равнище група задачите и отговорностите на всяко отделно предприятие в рамките на групата с оглед общите стратегически цели и дейностите на групата.
(8) Застраховател, съответно презастраховател, който е член на група, изпълнява задълженията си по отношение на системата на управление и изработва свои собствени вътрешни правила в съответствие със стратегията и политиките на равнище група. Не се допуска решения или процедури на равнище група да водят до това отделен застраховател или презастраховател в нейните рамки да нарушава съществуващата нормативна уредба или пруденциалните изисквания по смисъла на чл. 68, ал. 12 от Кодекса за застраховането.
(9) Всеки застраховател, съответно презастраховател, е длъжен да изгради и поддържа ефективна система за отчетност, докладване и обмен на информация с цел навременното предоставяне на информация на всички заинтересовани лица.