Наредба № Н-9 от 29 юли 2003 г. за реда за използване на архивните документи, съхранявани в ДИРЕКЦИЯ "Централен ВОЕНЕН архив" - Велико Търново

Оригинални архивни документи не се предоставят за ползване извън архива.

Граждани, дарили лични архиви в ЦВА, могат писмено да определят условията на тяхното използване в акта за дарение.

Архивните документи се предоставят за използване в читалните на ЦВА само след разрешение за използването им:

1. 1. за български граждани и юридически лица - от директора на ЦВА;
2. 2. за чуждестранни граждани и юридически лица - от председателя на ГУА при МС, съгласувано с министъра на отбраната.

Писмените искания и останалите формуляри за ползване на архивни документи в ЦВА се съхраняват три години.

При явяване в читалнята, потребителят представя на завеждащия читалнята читателска карта.

Потребителите ползват за деня до 10 микрофилмирани архивни единици или до 10 архивни единици в оригинал.

Забранява се изнасянето на информационни справочници извън архива.

Забранява се поставянето на предмети между листовете на архивните единици, правенето на отметки върху текста на документите, замърсяването, подгъването на листовете и ръчното копиране направо от документите.

При ползването на микрофилми, микрофишове и други технически носители на информация читателите са длъжни да ги пазят от увреждане.

Архивните документи от личните фондове по чл. 5 се ползват по общия ред и в съответствие с условията в акта на дарението.

Потребителите, които публикуват научни трудове въз основа на архивни документи, предоставят безплатно по един екземпляр на ЦВА.

В последния петък на всеки месец читалнята не работи с потребители, а се извършва хигиенизация, техническа профилактика и проверка на ползваните архивни документи и материали.

(Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Преписи, препис-извлечения, фотокопия, микрофилми, микрофишове, ксерокопия и други технически носители на информация от архивни документи се изготвят по писмена заявка за копия от документи (приложение № 5) срещу заплащане на държавна такса и съгласно общите правила за ценообразуване на услугите, които извършва ГУА при МС.

Копия от документи се предоставят с разрешение на директора на ЦВА.

Заверени копия от архивни документи, поискани официално от органите на държавната власт, се предоставят по служебен ред.

На чуждестранни граждани и юридически лица се предоставят копия от архивни документи и информационни справки след писмено искане, съгласувано с ГУА при МС и МО.

Справки, изискани по служебен ред, които съдържат лични данни, се предоставят при условията и по реда на Закона за защита на личните данни.

Отчетността по използването на архивни документи се осъществява чрез:

1. 1. писменото искане за работа с архивни документи;
2. 2. (попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) уведомително писмо за разрешено ползване по чл. 8, ал. 1 (приложение № 1);
3. 3. декларация (приложение № 2);
4. 4. регистрационен лист (приложение № 3);
5. 5. заявка за използване на архивни единици (приложение № 4);
6. 6. заявка за копия от документи (приложение № 5);
7. 7. книга за посещения на потребителите;
8. 8. картон-заместител (приложение № 6);
9. 9. отчетен лист на потребителя (приложение № 7);
10. 10. дневник за движението на архивните единици;
11. 11. картон за ползване (приложение № 8);
12. 12. тематичен каталог на потребителя;
13. 13. работна тетрадка на служителя.

Посещенията на потребителите се регистрират в книга, която се води от дежурния експерт в читалнята.

В картона заместител се отразява движението на архивните единици от служителя, който я изнася от хранилището след полистна проверка.

В отчетния лист експертът в читалнята завежда използваните от потребителя архивни единици.

Задължително се изпращат в читалнята на ЦВА копия от регистрационния лист (приложение № 3) и отчетния лист на потребителя (приложение № 7) на работилите в читалнята на ГУА при МС, на архива на МО и на ОАБА.

В дневника за движението на архивните единици дежурният експерт в читалнята отразява ползваните за деня архивни единици от всички потребители.

В случаите, когато до края на работния ден не е приключила работата по архивните единици, те се съхраняват по ред, определен със заповед на директора.

Тематичният каталог на потребителите се актуализира от експерта в читалнята.

В работната тетрадка се отразяват всички искови данни по ползваните архивни документи за изготвянето на информационни справки.

По смисъла на тази наредба:

1. 1. "Архивен фонд" е определената за постоянно съхранение част от документален фонд или сформирана в архива съвкупност от документи, които исторически и/или логически са свързани помежду си, използвана като основна класификационна и отчетна единица на Държавния архивен фонд.
2. 2. "Архивна единица" е: а) дело, прието в архив и описано в инвентарен опис, което е най-малката класификационна и отчетна единица в архивите; б) физически обособена група документи (отделен документ), отчитана в архива под самостоятелен номер (дело, проект или негова част, албум, фотодокумент, ролка, микрофилм, микрофиш, магнитна лента, матрица, пакет дискове и т.н.).
3. 3. "Хронологични граници" са установени крайни дати на възникване и ликвидиране дейността на фондообразувател, посочени в архивния фонд.
4. 4. "Научно-справочен апарат" е съвкупност от справочници и документи по отчета, състава и съдържанието на архивните документи.
5. 5. "Информационна справка" е документ на съответния архив във вид на справка или списък на описания на документи по конкретна тема или въпрос, съставени за информиране на заинтересованите потребители (информационно писмо, тематичен списък и други).

Тази наредба се издава на основание чл. 18, ал. 2 от Закона за Държавния архивен фонд във връзка с чл. 29, ал. 4 и чл. 32 от Правилника за прилагане на Закона за Държавния архивен фонд и влиза в сила от деня на нейното обнародване.

Изпълнението на наредбата се възлага на председателя на Главно управление на архивите при Министерския съвет.

Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Главно управление на архивите при Министерския съвет съгласувано с министъра на отбраната.

Тази наредба отменя Инструкцията за определяне на реда и изискванията за използване на архивни документи, съхранявани в ЦВА - Велико Търново, утвърдена от министъра на отбраната през януари 1994 г.

към чл. 8, ал. 1 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ГР. В. ТЪРНОВО ДО ................................................................................................................ ................................................................................................................... на № .............................................................................................................. Уведомяваме Ви, че е разрешено ползването на исканите от Вас архивни документи в ЦВА - В. Търново. Същите ще Ви бъдат предоставени за работа след ............................................................................................................................................................................................................................................ Моля, в десетдневен срок изпратете план-конспект на темата. № ..../............................................................................................................... Директор на дирекция Централен военен архив: ....................................................................................................................

към чл. 10, ал. 1 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ГР. В. ТЪРНОВО ДЕКЛАРАЦИЯ Долуподписаният/ата ...................................................................................................................................................................................................................... (трите имена) притежаващ/а лична карта (личен паспорт), серия ..........., № ................... издадена на ........................................................................................................................................................................................................ от ............................... гр. ................................................................................................................................................................................................... област ..................... ЕГН ......................................................................................................................................................................................................... в качеството си на потребител на архивни документи, съхра- нявани в дирекция "Централен военен архив" - Велико Търново ДЕКЛАРИРАМ, ЧЕ:

1. 1. Съм запознат/а с изискванията на Наредбата за реда на из- ползване на архивните документи, съхранявани в дирекция "Цен- трален военен архив" - В. Търново.
2. 2. Съм запознат/а с административно-наказателните разпоредби на Закона за Държавния архивен фонд и наказателната отговор- ност по чл. 278 от Наказателния кодекс на Република България. Декларатор: ..................................................................................................................................................................................................................................... (подпис) ................................................................................................................................................................................................................................................. (име и фамилия) град ....................................................................................................................................................................................................................................... дата........................................................................................................................................................................................................................................

към чл. 10, ал. 1 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ЧИТАЛНЯ Р Е Г И С Т Р А Ц И О Н Е Н Л И С Т на ......................................................................................................................................................................................................................................... месторабота и длъжност .................................................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................................................................... адрес: гр./с. ................ област ................................................................................................................................................................................................... ул. ................. № ... бл. ... вх. ... ет. ... ап. ................................................................................................................................................................................. лична карта № ..................., издадена на .......................................................................................................................................................................................... от ............ гр. ............. ЕГН ................................................................................................................................................................................................... Тема: ................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................ Цел на изследването: .................................................................................................................................................................................................................... Разрешение за работа с архивни документи: дадено от ............................................................................................................................................................................................................................... въз основа на ........................................................................................................................................................................................................................... време за работа от ............... до ................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... дата подпис

към чл. 11, ал. 1 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) Заявка Заявка ЦВА - В. Търново ЦВА - В. Търново Ф. № ................................................................................................................... Ф. № ................................................................................................................... оп. № .................................................................................................................. оп. № .................................................................................................................. а.е. № ................................................................................................................. а.е. № ................................................................................................................. от кого е дадена от кого е дадена ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ дата ................................................................................................................... дата ................................................................................................................... подпис ................................................................................................................. подпис ................................................................................................................. Заявка Заявка ЦВА - В. Търново ЦВА - В. Търново Ф. № ................................................................................................................... Ф. № ................................................................................................................... оп. № .................................................................................................................. оп. № .................................................................................................................. а.е. № ................................................................................................................. а.е. № ................................................................................................................. от кого е дадена от кого е дадена ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ дата ................................................................................................................... дата ................................................................................................................... подпис ................................................................................................................. подпис .................................................................................................................

към чл. 20 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" РАЗРЕШАВАМ ...................................................................................................................... По вх. №......./......... г. безвъзмездно или срещу заплащане Чит. дело № .......................................................................................................... ДИРЕКТОР ...................................................................................................................... ...................................................................................................................... дата З А Я В К А от .......................................................................................................................................................................................................................................... (име, презиме, фамилия) Моля, да се изработят ксерокопия, принтеркопия, микрофилм на следните архивни документи: № Сигнатура на делото За- по фонд опис а. е. листове брой година бе ред от .................................. на екзем- на леж- до ................................... плярите делото ка Дал заявката: Дата .................................................................................................................. (подпис)

към чл. 27, т. 8 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) КАРТОН-ЗАМЕСТИТЕЛ фонд .......... опис ......... арх. единица (дело) ....................................................................................................................................................................................... брой на листовете ........................................................................................................................................................................................................................ Дата Име, презиме и Подпис Подпис на на фамилия на лицето, на из- приелия обрат- изна- изнесло делото от неслия но делото в сяне архивохранилището делото архивохра- хранилището

към чл. 27, т. 9 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) ГЛАВНО УПРАВЛЕНИЕ НА АРХИВИТЕ ПРИ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ ДИРЕКЦИЯ "ЦЕНТРАЛЕН ВОЕНЕН АРХИВ" - ЧИТАЛНЯ ОТЧЕТЕН ЛИСТ НА ПОТРЕБИТЕЛЯ на ...................................................................................................................................................................................................................................... Дата Ползвани архивни единици фонд, опис, архивна единица (микрофилм) Експерт: (подпис)

към чл. 27, т. 11 (Попр. - ДВ, бр. 87 от 2003 г.) КАРТОН ЗА ПОЛЗВАНЕ фонд .......... опис ......... арх. единица (дело) ....................................................................................................................................................................................... брой на листовете ........................................................................................................................................................................................................................ Дата Име, презиме, С каква Под каква форма на фамилия и цел и е ползвано делото полз- подпис на ли- по как- взети направен направена ване цето, ползва- ва тема бележки препис репродукция то ло делото е полз- от лист на лист по фото- вано графски или друг способ на лист