Физическите лица вписват следните обстоятелства:
- 1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (колекции, сбирки) и/или характеристика на единични документи - видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български), особености (водни знаци, преписки, печати, орнаменти, автографи и др.) и физическо състояние на документите (обгорени, разкъсани, чупливи, с угаснал текст) и др.;
- 2. обем в л.м;
- 3. хронологичен обхват на документите;
- 4. видове носители (различни от хартиен);
- 5. справочници по документите (картотека, опис);
- 6. публикувани документи (при наличие на сведения).