(1) Електронните документи се съхраняват в електронния архив.
(2) За всеки електронен документ се поддържат следните данни:
- 1. номер - уникален регистрационен идентификатор (УРИ);
- 2. индекс на делото от номенклатурата на делата, в което е класиран документът;
- 3. заглавие - вид на документа, автор, адресат, тема;
- 4. приложени файлове - списък (наименование, съдържание);
- 5. срок за съхранение по номенклатурата на делата/списъка на видовете документи;
- 6. дата на регистриране на документа;
- 7. вид на файловия формат за съответния документ;
- 8. подпис на документа, включително подписите на служителите, изготвили и съгласували документа;
- 9. вид на създаващия софтуер;
- 10. обем на документа и приложенията към него.
(3) Всеки електронен документ трябва да притежава следните характеристики:
- 1. да представя цялата информация и връзки, съществуващи в електронния документ;
- 2. да е определен от международен, национален или публично разпространен формат;
- 3. да е с дълготрайна годност и широко разпространение;
- 4. да позволява директно използване и лесно трансформиране в други формати, които са годни за използване от съществуващата софтуерна или хардуерна среда;
- 5. да е максимално независим от конкретна софтуерна или хардуерна среда.
(4) Дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи се осъществява чрез:
- 1. осигуряване на материална и технологична база;
- 2. осигуряване на съхранението им на отделна машина и по възможност в друга защитена мрежа в съответствие с Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
- 3. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията на Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
- 4. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка.
(5) С цел опазване и съхранение на електронните документи в институциите се използват отделно или комбинирано методи, осигуряващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация.