Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции
1. организирането, съхранението и използването на документи на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд, наричани по-нататък "институциите";
2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител, електронни документи и аналогови аудио-визуални документи - обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 от Закона за Националния архивен фонд;
3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция "Архиви" за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2.
За подпомагане дейността на учрежденските архиви и постоянно действащите експертни комисии Държавна агенция "Архиви" издава методически указания и инструкции.
Постоянно действащата експертна комисия е помощен орган към ръководителя на институцията за осъществяване на работата с документите в съответствие със Закона за Националния архивен фонд.
(1) Съставът на Постоянно действащата експертна комисия се определя със заповед на ръководителя на институцията.
(2) За председател на Постоянно действащата експертна комисия се определя заместник-ръководителят на институцията, главният секретар, секретарят на общината/района или друго лице на ръководна длъжност, отговарящо за работата с документите.
(3) Съставът на Постоянно действащата експертна комисия не може да бъде по-малък от трима души.
(4) В Постоянно действащата експертна комисия се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят.
(5) Решенията на Постоянно действащата експертна комисия се вземат с обикновено мнозинство от присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се подписват от членовете на комисията и се одобряват от ръководителя на институцията.
(6) За институциите, за които създаването, съхранението и използването на научно-технически документи (НТД) е основна дейност, се създава отделна Постоянно действаща експертна комисия.
Постоянно действащата експертна комисия изпълнява следните задачи:
1. изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с ръководителя на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на институцията;
2. съставя номенклатура на делата или списък на видовете документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализирането им;
3. организира внедряването на номенклатурата на делата в деловодството, структурните звена и в административните информационни системи (АИС);
4. контролира предаването на документите от деловодството, структурните звена и АИС в учрежденския архив;
5. ежегодно проверява условията на съхранение и опазване на документите в институцията, наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак "ЕК" в учрежденския архив; резултатите се отразяват в протокол по образец съгласно приложение № 1, който се изпраща за сведение в съответния държавен архив;
6. организира и участва в експертизата по ценността на документите;
7. организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;
8. изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение и работни описи към тях на заделени ценни документи.
При преобразуване на институции или на техни структури ръководителите им уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхранение и опазване на документите в тях.
1. приключилите до 31 декември на текущата година технически оформени дела от деловодството и другите структурни звена - не по-късно от 30 юни на следващата календарна година, с електронно подписан предавателно-приемателен протокол по образец съгласно приложение № 2;
2. аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.
(1) В институциите, които създават, съхраняват и използват електронни документи, се създава електронен архив, който е част от учрежденския архив.
(2) В електронния архив се приемат приключилите до 31 декември на текущата година електронни дела от АИС след извършена проверка на техническото им състояние - не по-късно от 30 юни на следващата календарна година, с електронно подписан предавателно-приемателен протокол по образец съгласно приложение № 2а.
(1) В институциите, които създават, съхраняват и използват научно-технически документи, се създава технически архив, който е част от учрежденския архив.
(2) Научно-техническите документи се приемат в техническия архив след окончателното им съставяне и оформяне и след приемане от техническия съвет на институцията.
(3) Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация.
Глава трета · Раздел III
Регистрация, отчетност, съхранение, използване на приетите документи
(1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложения № 3 и № 3а и предавателно-приемателните протоколи по чл. 14, т. 1 и чл. 15, ал. 2.
(2) Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.
(3) Предавателно-приемателните протоколи се изготвят от предаващите структурни звена.
За учрежденския архив ръководителят на институцията осигурява подходящи помещения, материална и технологична база за приемане, съхранение, обработване и използване на документите.
(1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания:
1. да са пожарообезопасени;
2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;
3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
4. електрическата инсталация да е закрита и с непрекъснато електрическо захранване; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;
5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;
6. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.
(2) В архивохранилищата на учрежденските архиви се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител:
1. за документи на хартиен носител и позитиви: температура от 16 до 18 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
2. за филмови ленти: температура от 6 до 12 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;
3. за магнитни носители: температура от 18 до 22 °С и относителна влажност 40 на сто;
4. за сървъри: температура от 18 до 22 °С и относителна влажност от 40 ± 15 на сто.
(3) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.
(4) Архивохранилищата на учрежденските архиви за документите на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи се оборудват с метални стелажи или метални шкафове.
(5)(В сила от 01.07.2024 г.) Помещенията, определени за съхранение на електронните документи, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания:
1. да са самостоятелни, затворени без прозорци;
2. да са пожарообезопасени;
3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;
4. да са с ефективно токоразпределение и непрекъснато електрическо захранване;
5. да са с антистатични настилки;
6. да са със заземителна инсталация (различна от гръмоотводната) под 4 ?;
7. да са осигурени със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи, видеонаблюдение, охранителна система и със средства за авариен достъп.
(1) Подреждането на документите на хартиен носител в архивохранилищата се извършва по схема, изготвена по структурно-хронологичен принцип.
(2) Делата с общоадминистративни документи се поставят и съхраняват в твърди папки или в кутии. Твърдите папки и подвързаните томове се съхраняват във вертикално положение.
(1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения.
(2) Оригиналните конструкторски документи се съхраняват:
1. по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекс на изделието или индекс на институцията;
2. по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати.
(3) Оригиналните технологични документи се съхраняват:
1. по вид технологични документи;
2. по видове работи;
3. комплексно - за всяка разработвана технология за изделие.
(4) Оригиналните проектни документи се съхраняват:
1. по части на проекта;
2. по подобекти със съответните части на проекта.
(5) Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив.
(6) Оригинали, изпълнени на формат, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид или на рула.
(7) Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи.
(8) Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 150 листа с формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома.
(9) Допуска се и полистно съхранение на копия на научно-технически документи.
Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като:
1. снимките се съхраняват в индивидуални пликове;
2. отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори;
3. микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират;
4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета.
5. срок за съхранение по номенклатурата на делата/списъка на видовете документи;
6. дата на регистриране на документа;
7. вид на файловия формат за съответния документ;
8. подпис на документа, включително подписите на служителите, изготвили и съгласували документа;
9. вид на създаващия софтуер;
10. обем на документа и приложенията към него.
(3) Всеки електронен документ трябва да притежава следните характеристики:
1. да представя цялата информация и връзки, съществуващи в електронния документ;
2. да е определен от международен, национален или публично разпространен формат;
3. да е с дълготрайна годност и широко разпространение;
4. да позволява директно използване и лесно трансформиране в други формати, които са годни за използване от съществуващата софтуерна или хардуерна среда;
5. да е максимално независим от конкретна софтуерна или хардуерна среда.
(4) Дългосрочното опазване и съхранение на електронните документи се осъществява чрез:
1. осигуряване на материална и технологична база;
2. осигуряване на съхранението им на отделна машина и по възможност в друга защитена мрежа в съответствие с Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
3. осигуряване на условия, гарантиращи мрежовата и информационната сигурност в съответствие с изискванията на Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност;
4. осигуряване на постоянна хардуерна и софтуерна поддръжка.
(5) С цел опазване и съхранение на електронните документи в институциите се използват отделно или комбинирано методи, осигуряващи тяхното физическо съхранение, автентичност, интегритет и използваемост, като миграция и емулация.
Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхранението и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие - лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхранението на документите.
(1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила.
(2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на институциите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществена информация.
(3) Изнасянето на документи извън институциите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на институцията.
(4) За всяко изнасяне и връщане на документи извън институциите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.
(5) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на институцията, а за документите - обект на Националния архивен фонд - съответният държавен архив.
(1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води дневник по образец съгласно приложение № 4.
(2) На мястото на извадените за използване документи на хартиен носител и аналоговите аудио-визуални документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 5.
(3) Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.
При закриване, заличаване, приватизация, ликвидация или обявяване в несъстоятелност на институции ръководителите, ликвидаторите или синдиците са длъжни в 6-месечен срок да организират извършването на експертиза на ценността на документите и съгласувано със съответния държавен архив да предприемат мерки по съхранението на документите и да предадат определените за постоянно запазване документи в държавен архив при спазване разпоредбите на чл. 51 от Закона за Националния архивен фонд.
(1) Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на институцията, с посочени срокове за съхранение и обхваща всички документи.
(2) Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив.
(3) Утвърдената номенклатура се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година.
(4) При разкриване на дела в деловодството, структурните звена и в АИС на всяко дело се поставя съответният индекс от номенклатурата, наименование на делото и срок за съхранение.
(5) При извършване на структурни промени, промяна в предмета на дейност или при необходимост от добавяне и/или отпадане на дела номенклатурата на делата със срокове за съхранение се актуализира.
(1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането и и списък на съкращенията.
(2) Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип.
(3) В указанието за прилагане на номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата.
В номенклатурата се посочват сроковете за съхранение на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи:
1. за постоянно запазване ("П") - с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхранение в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд и извършване на експертиза;
2. със срок на съхранение "П" и забележка "В институцията" - с дългосрочно практическо значение, които са постоянно необходими за специфичната дейност на институцията и остават за съхранение на място;
3. с определен срок за съхранение и знак "ЕК" - в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от Постоянно действащата експертна комисия с цел окончателно определяне на историческото им значение;
4. за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на институцията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на определените срокове за съхранение делата подлежат на унищожаване по реда на чл. 49 от Закона за Националния архивен фонд;
5. с кратък срок за съхранение - с временно-оперативно справочно значение (1, 3, 5, 10, 20 години).
(1) Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена институция и е по образец съгласно приложение № 7.
(2) Списъкът се съставя и подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия, одобрява се от ръководителя на институцията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив.
(3) Утвърденият списък се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година.
(4) При необходимост от добавяне и/или отпадане на документи списъкът се актуализира.
(5) Към списъка на видовете документи се изготвят указание за прилагането му и списък на съкращенията.
(6) В списъка се посочват сроковете за съхранение на документите в зависимост от ценността им по чл. 37, т. 1 - 5.
(1) Неподлежащите на запазване документи се описват във:
1. акт за унищожаване на неценни документи на хартиен носител по образец съгласно приложение № 8 след изтичане на определените срокове за съхранение;
2. акт за унищожаване на неценни електронни документи по образец съгласно приложение № 8а след изтичане на определените срокове за съхранение;
3. акт за унищожаване на научно-технически документи на хартиен носител по образец съгласно приложение № 8б след изтичане на практическото им приложение;
4. акт за унищожаване на научно-технически електронни документи по образец съгласно приложение № 8в след изтичане на практическото им приложение.
(2) Актът за унищожаване се подписва от членовете на Постоянно действащата експертна комисия и се утвърждава от ръководителя на институцията.
(3) Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за съгласуване със съответния държавен архив.
(4) Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция.
(5) В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.
(6) При наличие в акта на ценни документи по смисъла на Закона за Националния архивен фонд съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.
(7) В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на Закона за Националния архивен фонд, съответният държавен архив приема акта и уведомява писмено институцията.
Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 9 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 10.
(1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, чийто фондообразувател е институцията.
(2) Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция "Архиви".
Критерии за определяне ценността на документите са:
1. за общоадминистративните документи: а) съдържание (значимост на информацията, повторяемост на информацията, цялост и завършеност на текста, интензивност на документиране на събитието); б) вид и разновидност на документа; в) оригиналност и оформление (бележки и резолюции върху документите на хартиен носител, външни особености при оформяне на документа, включително палеографски, художествени и др.; удостоверяване на авторство чрез електронен подпис за електронните документи); г) значимост на институцията, автора и събитието; д) време и място на създаване на документа; е) физическо състояние (включително технически характеристики на физическите носители на електронните документи); ж) комплектност и пълнота; з) автентичност, надеждност, интегритет, използваемост и читаемост - за електронните документи;
2. за научно-техническите документи: а) съдържание (степен на информативност; принципна новост; значение за развитието на науката, икономиката и промишлеността; удостоени с национални и международни награди); б) уникалност; в) значимост на институцията, автора; г) физическо състояние (включително технически характеристики на физическите носители на електронните документи); д) комплектност и пълнота; е) автентичност, надеждност, интегритет, използваемост и читаемост - за електронните документи.
(1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.
(2) Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.
(3) Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (обекта, изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език.
(4) Когато делото с документи на хартиен носител се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том.
На архивните единици с документи на хартиен носител, оформени в обем не повече от 150 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 11 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 12.
Резултатите от експертизата се оформят в следните документи:
1. за общоадминистративните документи: а) инвентарен опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 13 (за документи на хартиен носител) и приложение № 13а (за електронните документи), включително импортен файл за импортиране на данни в информационните системи на държавните архиви; б) опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 14 (за документи на хартиен носител) и приложение № 14а (за електронните документи); в) опис на документи, определени като неценни, по образец съгласно приложение № 15 (за документи на хартиен носител) и приложение № 15а (за електронните документи);
2. за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 16, 17, 18 и 19 (за документи на хартиен носител) и приложения № 16а, 17а, 18а и 19а (за електронните документи), включително импортни файлове за импортиране на данни в информационните системи на държавните архиви;
3. историческа справка;
4. протокол на Постоянно действащата експертна комисия;
5. протокол на ликвидационна комисия или обяснителна записка от ликвидатор/синдик при закриване или заличаване на институцията.
2. наименованието на фонда - пълното и съкратеното наименование на институцията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив;
3. в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях;
4. фонд № ....... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);
5. пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив);
6. начална и крайна дата на включените в описа документи;
7. брой на листовете на описателната част - за документите на хартиен носител.
В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица с документи на хартиен носител се включва:
1. за общоадминистративни документи: а) пореден номер на архивната единица; б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; в) заглавие на архивната единица; г) начална и крайна дата на документите; д) брой на листовете; е) забележка;
2. за научно-техническите документи: а) пореден номер на архивната единица; б) означение, шифър; в) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; г) заглавие на архивната единица; д) стадий, фаза, част; е) година на създаване; ж) брой листове (текстови и графични); з) институция - автор; автор на разработката (при отчети по теми); и) забележка.
В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица с електронни документи се включва:
1. за общоадминистративни документи: а) пореден номер на архивната единица; б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; в) заглавие на архивната единица; г) начална и крайна дата на документите; д) брой електронни документи (файлове); е) забележка;
2. за научно-техническите документи: а) пореден номер на архивната единица; б) означение, шифър; в) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; г) заглавие на архивната единица; д) стадий, фаза, част; е) година на създаване; ж) брой електронни документи (файлове) - текстови и графични; з) институция - автор; автор на разработката (при отчети по теми); и) забележка.
Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта "История на фондообразувателя" се отразяват само промените, настъпили в периода от последното предаване до момента на окончателната експертиза.
(1) Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия, в който последователно се отбелязват:
1. съставът на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете и;
2. заповед за назначаване на комисията;
3. използваните нормативни актове по време на експертизата;
4. периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем;
5. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;
6. основания за унищожаване на документите;
7. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;
8. липсващи ценни документи и причините за това;
9. окончателните решения на Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия.
(2) При закриване на държавна или общинска институция резултатите от експертизата се отразяват в обяснителна записка, в която последователно се отбелязват:
1. трите имена на ликвидатора/синдика;
2. акт за назначаване;
3. основания за извършване на окончателна експертиза и предаване на документи в държавен архив;
4. използваните нормативни актове по време на експертизата;
5. периодът на документите, включени в съответните описи, брой архивни единици/брой дела;
6. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;
7. основания за унищожаване на документите;
8. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;
Подготвените от Постоянно действащата експертна комисия/ликвидационната комисия протокол/обяснителна записка, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за методически контрол от Експертно-проверочната комисия.
Окончателна експертиза и обработка на документите · Раздел V
В едномесечен срок Експертно-проверочната комисия разглежда заключенията на Постоянно действащата експертна комисия в институцията по експертизата за ценността на документите.
След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на Експертно-проверочната комисия протоколът на Постоянно действащата експертна комисия, историческата справка и описите се подписват от членовете на Постоянно действащата експертна комисия и се одобряват от ръководителя на институцията.
(1) Определените за постоянно запазване документи на хартиен носител се предават в съответния държавен архив с разписка за приемане/предаване по образец съгласно приложение № 20 в два екземпляра.
(2) Подготовката на документите на хартиен носител, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на съответния държавен архив се извършват от институцията за нейна сметка.
(3) Определените за постоянно запазване електронни документи се предават в съответния държавен архив чрез системата за електронно архивиране на ценни електронни документи, администрирана от Държавна агенция "Архиви".
Окончателна експертиза и обработка на документите · Глава четвърта
МЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ ОТ ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
Държавните архиви осъществяват контрол и методическо ръководство по организирането, съхранението и опазването на документите в държавните и общинските институции, по експертизата на ценността на документите в учрежденските архиви и подготовката за предаването им за постоянно запазване.
Разпорежданията и указанията на държавните архиви по отношение на документите - обект на Националния архивен фонд, са задължителни за всички държавни и общински институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд.
(1) Превантивният, текущият и последващият контрол се осъществяват от държавните архиви чрез планови (основни и контролни) и инцидентни/извънредни проверки.
(2) При основните проверки се осъществява контрол по изпълнението на задълженията, произтичащи от Закона за Националния архивен фонд и от наредбата, и при необходимост се дават предписания със срокове за тяхното изпълнение.
(3) При контролните проверки се извършва контрол по изпълнението на предписанията от основните проверки. Допуска се извършването на втора контролна проверка в рамките на същата година за контрол по изпълнение на предписанията.
(4) Извънредни проверки се извършват при структурни промени, при възникнали условия за изгубване, унищожаване или увреждане на документи в дадена институцията.
(5) Инцидентните проверки се извършват при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за установяване на унищожаване или увреждане на документи в дадена организация.
По смисъла на тази наредба: 1. "Електронен архив" е съвкупност от всички електронни документи, създадени от дейността на държавна или общинска институция, по които работата е приключила. Електронните документи се съхраняват в електронния архив, който е част от учрежденския архив, до предаването им в държавен архив или до унищожаването им. 2. "Електронно архивиране на документи" включва процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и процесите по предаване на ценните електронни документи в държавните архиви. 3. "Електронно дело" е група електронни документи с еднакъв срок за съхранение, свързани по вид, тематика или по друг признак.
В тримесечен срок от влизане в сила на наредбата ръководителите на държавните и общинските институции актуализират вътрешните си правила за дейността на учрежденския архив в съответствие с разпоредбите на наредбата.
Ценните електронни документи, създадени преди влизане в сила на настоящата наредба, се предават в държавен архив, в случай че не са предадени техни заверени копия на хартиен носител.
към чл. 8, т. 5 ................................................................................................................................................................. (наименование на институцията) ОДОБРЯВАМ: Ръководител на институцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ..................................... г. ПРОТОКОЛ от извършена годишна проверка по чл. 42, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд Днес, ................ г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: ......................................................................................... - ........................................................... (име и фамилия) (длъжност) Членове: 1. .......................................................................................................... - ............................................................ (име и фамилия) (длъжност) 2. ........................................................................................................... - .......................................................... , (име и фамилия) (длъжност) назначена със Заповед № ................ от ............. г. на ръководителя на ...................................................... ,на основание чл. 42, ал. 1 от Закона за Националния архивен фонд, чл. 8, т. 5 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхранението и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ) и в съответствие със сроковете за съхранение в Номенклатурата на делата/Списъка на видовете документи от ..................... г. извърши проверка на условията на съхранение и опазване на документите в институцията, наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване "П" и тези със знак "ЕК" в учрежденския архив за периода ........................ г. № по ред Индекс пономенклатура Наименование на делото/документа Брой дела/ папки Крайни дати Срок засъхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 7 Комисията направи следните констатации: 1. Няма липсващи документи със срок на съхранение "П" и със знак "ЕК" за периода ....................... г. 2. Документите в учрежденския архив са подредени по хронология в дела съгласно изискванията на НРООЕСИДУАДОИ. 3. Помещенията, определени за архивохранилища, отговарят на оптималните изисквания съгласно НРООЕСИДУАДОИ. 4. Водят се съответните регистри - Регистър на постъпленията (приложение № 3 и приложение № 3а) и Дневник за ползване на документите в учрежденския архив (приложение № 4) от НРООЕСИДУАДОИ. Екземпляр от протокола да се изпрати на съответния държавен архив за сведение. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ........................ (............. ) Членове: 1. ...................................... (................. ) 2. ...................................... (.................. )
към чл. 14, т. 1 ПРЕДАВАТЕЛНО-ПРИЕМАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № …...* ............................................................................................................................................................................. (дирекция) ............................................................................................................................................................................... (отдел, сектор, звено) № по ред Индекс пономенклатурата Наименование на делото Година Срок засъхранение Брой папки Забележка 1 2 3 4 5 6 7 ВСИЧКО: .................... (................................) брой папки. (цифром) (словом) Дата: ............... Предал: ........................................................ (име, фамилия и длъжност) Дата: ............... Приел: ......................................................... (име, фамилия и длъжност) *За всяка година номерата на предавателно-приемателните протоколи започват от № 1.
към чл. 15, ал. 2 ПРЕДАВАТЕЛНО-ПРИЕМАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № ....... Е* ............................................................................................................................................................................... (дирекция) ................................................................................................................................................................................ (отдел, сектор, звено) № по ред Индекс по номенклатурата Наименование на електронното дело/електронния документ Година Срок за съхранение Бройелектронни дела Брой електронни документи Обем в МВ Файлов формат 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ВСИЧКО: Общ брой електронни дела: (отбелязва се цифра) Общ брой електронни документи: (отбелязва се цифра) Дата: (дд/мм/гггг) Предал: (име, фамилия и длъжност) Приел: (име, фамилия и длъжност) *За всяка година номерата на предавателно-приемателните протоколи започват от № 1.
към чл. 17, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ПОСТЪПЛЕНИЯТА № по ред Дата на завеждане Предавателно-приемателен протокол № ....., година Брой дела/ папки Дирекция, отдел,сектор, звено Брой дела/папки със срок "П"/знак "ЕК" Подпис назавеждащия 1 2 3 4 5 6 7
към чл. 17, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ЕЛЕКТРОННИТЕ ПОСТЪПЛЕНИЯ № по ред Дата на завеждане Предавателно-приемателен протокол № ....., година Брой електронни дела Брой електронни документи Дирекция, отдел, сектор, звено Брой електронни дела/електронни документи със срок "П"/знак "ЕК" 1 2 3 4 5 6 7
към чл. 29, ал. 1 ДНЕВНИК ЗА ПОЛЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ на .......................................................................................................................................................................................... (наименование на институцията) № по ред Индекс по номенкла-турата Наименование на делото/документа Брой дела/документи Дата на вземане Име и длъжност на лицето, ползващо документите Подпис Дата на връщане Име на завеждащ учрежденския архив Подпис 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
към чл. 29, ал. 2 ЗАМЕСТИТЕЛ Индекс на делото по номенклатурата Наименование на делото/документа Име на получателя: Дата на получаване: Подпис на получателя:
към чл. 38 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ................................................................. (наименование на институцията) 20.... г. КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА Индекс Наименование на раздела/подраздела по номенклатурата Страница НАИМЕНОВАНИЕ НА РАЗДЕЛА Индекс Наименование на делото Срок засъхранение Забележка 1 2 3 4 Наименование на подраздела Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………. (………..) Членове: 1. …………………………….. (……………) 2. ……………………………. (……..……..)
към чл. 39, ал. 1 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. СПИСЪК НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ................................................................. (наименование на институцията) 20.... г. № по ред Наименование на вида документ Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ………..…....…. (.......….) Членове: 1. ……………………...... (…….…..) 2. ………………...…….. (……..…..)
към чл. 42, ал. 1, т. 1 ........................................................................................................................................................... (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. АКТ за унищожаване на неценни документи на хартиен носител с изтекъл срок на съхранение Днес, ..................... г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: ..................................................., на длъжност .............................................................. Членове: 1. ......................................................, на длъжност .............................................................. 2. ......................................................, на длъжност .............................................................................. назначена със Заповед № ...... от ............ г. на ръководителя на ............................................................................................................................................................................................................................... , на основание чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд, чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи (посочва се конкретно използваната номенклатура/списък), прегледа и отдели за унищожаване следните документи на хартиен носител с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: № по ред Индекс пономенклатура Наименование на делото/документа Крайни дати Брой дела/папки Забележка 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: .................... (................................) броя дела/папки. (цифром) (словом) Описаните в акта документи на хартиен носител не са обект на Националния архивен фонд. Унищожаването на неценните документи на хартиен носител ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ........................ (…...….) Членове: 1. ......................................... (…...…..) 2. .......................................... (….....…)
към чл. 42, ал. 1, т. 2 ........................................................................................................................................................... (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. АКТ за унищожаване на неценни електронни документи с изтекъл срок на съхранение Днес, ..................... г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: ..................................................., на длъжност ........................................................... Членове: 1. ......................................................, на длъжност ........................................................... 2. ......................................................, на длъжност ........................................................................... назначена със Заповед № ...... от ............ г. на ръководителя на ....................................................................................................................................................................................................................... , на основание чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд, чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи (посочва се конкретно използваната номенклатура/списък), прегледа и отдели за унищожаване следните електронни документи с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: № по ред Индекс по номенклатура Наименование на електронното дело/електронния документ Крайни дати Брой електронни дела/папки Забележка 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: .................... (................................) броя електронни дела/папки. (цифром) (словом) Описаните в акта електронни документи не са обект на Националния архивен фонд. Унищожаването на неценните електронни документи ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ......................... (…...…) Членове: 1. ........................................... (…..….) 2. .......................................... (…...…)
към чл. 42, ал. 1, т. 3 .............................................................................................................................................................. (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. АКТ за унищожаване на научно-технически документи на хартиен носител с изтекло практическо приложение Днес, ..................... г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: ..................................................., на длъжност ............................................................ Членове: 1. ......................................................, на длъжност ............................................................ 2. ......................................................, на длъжност ............................................................................ назначена със Заповед № ...... от ............ г. на ръководителя на .......................................................................................................................................................................................................................... , на основание чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции прегледа и отдели за унищожаване следните научно-технически документи на хартиен носител с изтекло практическо приложение: № по ред Наименование (на обекта, изделието, технологията, темата) Крайни дати Брой папки/чертежи Забележка 1 2 3 4 5 ВСИЧКО: .................... (................................) броя папки/чертежи. (цифром) (словом) Унищожаването на описаните в акта научно-технически документи на хартиен носител ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ........................ (…...…) Членове: 1. ......................................... (……...) 2. ......................................... (.…..…)
към чл. 42, ал. 1, т. 4 ........................................................................................................................................................... (наименование на институцията) УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. АКТ за унищожаване на научно-технически електронни документи с изтекло практическо приложение Днес, ..................... г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Председател: ..................................................., на длъжност ........................................................... Членове: 1. ......................................................, на длъжност .......................................................... 2. ......................................................, на длъжност .......................................................................... назначена със Заповед № ...... от ............ г. на ръководителя на ....................................................................................................................................................................................................................... , на основание чл. 42 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции прегледа и отдели за унищожаване следните научно-технически електронни документи с изтекло практическо приложение: № по ред Наименование (на обекта, изделието, технологията, темата) Крайни дати Брой папки/чертежи Забележка 1 2 3 4 5 ВСИЧКО: .................... (................................) броя папки/чертежи. (цифром) (словом) Унищожаването на описаните в акта научно-технически електронни документи ще се извърши в двумесечен срок след получаване на писмен отговор от съответния държавен архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за институцията и един за съгласуване със съответния държавен архив. Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ....................... (…..…) Членове: 1. .......................................... (…...…) 2. ......................................... (…..…)
към чл. 43 РАБОТЕН ОПИС № .....* на ценните общоадминистративни документи за периода ................ г. № по ред Индекс пономенклатурата Заглавие на делото Дата (на създаване на документа) Срок за предаване в НАФ Забележка** 1 2 3 4 5 6 Изготвил: ........................................................ (име, фамилия и длъжност) Дата: ..................... (*) Последователна номерация през годините. (**) Отбелязва се датата на предаване в държавния архив.
към чл. 43 РАБОТЕН ОПИС № .....* на ценните ....................................... (посочва се видът на НТД) за периода ................... г. № по ред Означение Наименование (на обекта, изделието, технологията, темата) Година на създаване Брой папки Брой чертежи Мотиви за НАФ (от ПДЕК) Забележка** 1 2 3 4 5 6 7 8 Изготвил: ........................................................ (име, фамилия и длъжност) Дата: ..................... (*) Последователна номерация през годините. (**) Отбелязва се датата на предаване в държавния архив.
към чл. 50 а.е. № ........................................................................................................................................................... (наименование на институцията) ........................................................................................................................................................... (заглавие на архивната единица по инвентарния опис) ........................................................................................................................................................... (крайни дати на документите) ........................................................................................................................................................... (брой листа в а.е.)
към чл. 50 ЗАВЕРИТЕЛЕН НАДПИС Държавен архив ...................................................................., фонд № .........., опис № ........, а.е. № ....... съдържа .................... (................................................) номерирани листа. (цифром) (словом) Лист № Отметки по физическото състояние на листовете, поправки в номерацията и др. Дата: ................. г. Съставил: ............................................... (име, фамилия и подпис)
към чл. 51, т. 1, буква "а" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ...... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № ......НА ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............. г. Съдържа ..... листа № на а.е. Индекс по класифи-кационната схема Заглавие на архивната единица Крайни дати Брой листа Забележка 1 2 3 4 5 6 * РЕКАПИТУЛАЦИЯ: .................. (.........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... ) * Разделите и подразделите се изписват задължително.
към чл. 51, т. 1, буква "а" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) ........................................................................................................................................................... (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ...... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № ...... ЕНА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва електронни документи от ............. г. до ............. г. № на а.е. Индекс по класификационната схема Заглавие на архивнатаединица Крайни дати Брой електронни документи Забележка 1 2 3 4 5 6 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: .................. (.........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... )
към чл. 51, т. 1, буква "б" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) ........................................................................................................................................................... (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ОПИС №.......НА ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва документи от .............. г. до .............. г. Съдържа ........ листа № по ред Заглавие на делото Крайни дати Брой дела Срок за съхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: ................. (...........................................) дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... ) Дата: ............................. г.
към чл. 51, т. 1, буква "б" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) ........................................................................................................................................................... (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ОПИС № ....... ЕНА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва електронни документи от ............. г. до .............. г. № по ред Заглавие на електронното дело Крайни дати Брой електронни дела Срок засъхранение Забележка 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: ................ (.........................................) електронни дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... )
към чл. 51, т. 1, буква "в" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) ........................................................................................................................................................... (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ОПИС № ......НА ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва документи от .............. г. до .............. г. Съдържа ........ листа № по ред Заглавие на делото Крайни дати Брой дела Забележка 1 2 3 4 5 ВСИЧКО: ................. (...............................................) дела. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... ) Дата: ............................. г.
към чл. 51, т. 1, буква "в" ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ........................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) ........................................................................................................................................................... (наименование на фонда) 1. .................................................................................................................................................. 2. .................................................................................................................................................. 3. .................................................................................................................................................. 4. .................................................................................................................................................. (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ОПИС № ......ЕНА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва електронни документи от ............. г. до .............. г. № по ред Заглавие на електронното дело/електронния документ Крайни дати Брой електронни дела/електронни документи Забележка 1 2 3 4 5 ВСИЧКО: ................. (..............................................) електронни дела/електронни документи. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: ............................................ (............................) Членове: 1. ...................................... (................................... ) 2. ...................................... (................................... )
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....КНА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............. г. Съдържа ......... листа № на а.е. Озна- чение Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Стадий Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: .............. (.......................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....КЕНА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............. г. № на а.е. Озна- чение Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Стадий Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: .............. (.......................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………………... 2. …………………………………………………………………………………………………………………………... 3. …………………………………………………………………………………………………………………………... 4. …………………………………………………………………………………………………………………………... (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....ННА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............ г. Съдържа ......... листа № на а.е. Шифър Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Автор на разработ-ката Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (......................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………………... 2. …………………………………………………………………………………………………………………………... 3. …………………………………………………………………………………………………………………………... 4. …………………………………………………………………………………………………………………………... (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....НЕНА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............ г. № на а.е. Шифър Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Автор на разработ-ката Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (......................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) ………………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....ПНА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ............. г. до ............. г. Съдържа ......... листа № на а.е. Шифър/ Означе-ние Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Фаза Част Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………………………………………………………………… 2. ……………………………………………………………………………………………………………………… 3. ……………………………………………………………………………………………………………………… 4. ……………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....ПЕНА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва електронни документи от ............. г. до ............. г. № на а.е. Шифър/ Означение Индекс по класифи-кационната схема Заглавие на архивната единица Фаза Част Година на създаване Брой електронни документи Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. …………………………………………………………………………………………………………………………. (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………………………………………………………. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....ТНА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от .............. г. до ............. г. Съдържа ......... листа № на а.е. Озна- чение Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Стадий Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 51, т. 2 ОДОБРЯВАМ:Ръководител наинституцията: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. УТВЪРЖДАВАМ: Ръководител надържавния архив: .............................. (име и фамилия) Дата: ................... г. …………………………………………………………………………………………………………………………. (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………………………………………………………………. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………………………………………………… 2. …………………………………………………………………………………………………………………… 3. …………………………………………………………………………………………………………………… 4. …………………………………………………………………………………………………………………… (промени в наименованието на институцията и крайни дати на промените) ФОНД № ..... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .....ТЕНА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от .............. г. до ............. г. № на а.е. Озна- чение Индекс по класификационната схема Заглавие на архивната единица Стадий Година на създаване Брой листа Институция-автор Забележка текстови графични 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ................. (........................................) архивни единици. (цифром) (словом) Постоянно действаща експертна комисия: Председател: …………………………….. (……………………) Членове: 1. ………………………… (……………………) 2. ………………………… (……………………)
към чл. 65, ал. 1 ...................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) Р А З П И С К А за приемане и предаване на архивни документи Днес, ....................., подписаният ........................................................................................ , (дата) (име и фамилия) на длъжност ........................................................, приех от ...................................................... ....................................................................., на длъжност ......................................................... (име и фамилия) в ...................................................................................................., архивни документи на ...... (наименование и местонахождение на институцията) ..................................................................................................................................................... , ..................................................................................................................................................... , (наименование на фонда) състоящи се от .................... (............................................ ) броя архивни единици/папки по (цифром) (словом) фонд № ...................., опис № .................., .............. л.м. ................................................ ................................................ (подпис на лицето, приело (подпис на лицето, предалоархивни документи, печат) архивни документи, печат)
§
Попитайте асистента за този акт
Безплатно
§Натиснете „Попитайте“ до всеки член, за да питате точно за него.