(1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила.
(2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на институциите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществена информация.
(3) Изнасянето на документи извън институциите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на институцията.
(4) За всяко изнасяне и връщане на документи извън институциите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.
(5) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на институцията, а за документите - обект на Националния архивен фонд - съответният държавен архив.