(1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води дневник по образец съгласно приложение № 4.
(2) На мястото на извадените за използване документи на хартиен носител и аналоговите аудио-визуални документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 5.
(3) Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.