(1) За всяка преписка в АИС се поддържат следните данни:
- 1. наименование на преписка, обозначаващо тематичната насоченост на документите в преписката; наименованието се формира съгласно вътрешните правила на администрацията;
- 2. пояснение към преписка - разширено представяне на тематичната насоченост на документите в преписката; пояснение се въвежда при необходимост, съгласно вътрешните правила на администрацията;
- 3. уникален идентификатор на преписка, съвпадащ с уникален регистров идентификатор на документа, по който е създадена преписката;
- 4. идентификатор за достъп до преписката - осигурява самостоятелно или в комбинация с друг параметър персонализиран достъп през интернет до съдържанието на официалния раздел на преписка; идентификаторът се генерира автоматично при създаване на преписка;
- 5. официален раздел - раздел на преписка, в който са класирани: а) документите, приети от администрацията; б) документите, издадени от административен орган или създадени в администрацията със завършен цикъл на обработка; в) потвърждението за приемане на заявлението и съобщение за нередовност и непълнота на искането за предоставяне на административна услуга с указания и срок за отстраняването им;
- 6. вътрешен раздел - раздел на преписка, в който са класирани документи, създадени в администрацията, но с все още незавършен цикъл на обработка, помощни и други документи, имащи отношение към тематиката на преписката;
- 7. контролен раздел - раздел на преписка, в който са класирани само документи, които са извадени поради грешка или друга причина от официалния раздел;
- 8. време на създаване на преписка - регистрира се автоматично при създаване на преписка и не подлежи на последващи промени;
- 9. създал преписката - данни, идентифициращи чрез АИС служителя, създал преписката; данните се регистрират автоматично и не подлежат на последващи промени.
(2) Уникалният идентификатор по ал. 1, т. 3 се вписва:
- 1. когато преписката се създава по документ, вече регистриран в официалния документен регистър;
- 2. когато документ, по който вече е създадена преписка, се регистрира в официалния документен регистър.
(3) Идентификатор за достъп до преписка по ал. 1, т. 4 се генерира, когато преписка се създава при регистрация на:
- 1. електронен документ, с който се заявява електронна административна услуга или административна процедура;
- 2. хартиен документ, с който се заявява електронна административна услуга или административна процедура с изрично декларирано желание за предоставяне на административна услугата или резултата от административната процедура по електронен път.